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June 1, 2020

Wie man effizient von zu Hause arbeitet

Ob Angestellter oder Arbeitgeber, hier finden Sie Tipps, wie Sie noch effizienter von zu Hause aus arbeiten können

Stellen Sie sich auf Ihre Arbeit ein

Wenn Sie in einem Büro arbeiten, sorgt die Umgebung mit ihren Assoziationen und Zeichen bereits dafür, dass Sie sich in der richtigen Geisteshaltung befinden, um produktiv zu sein. Dass diese Zeichen da sind, bemerken Sie wahrscheinlich nicht einmal, aber bei der Arbeit von zu Hause aus kann ihre Abwesenheit dafür sorgen, dass es schwieriger ist, mit der Arbeit zu beginnen – insbesondere, wenn Sie ihr Heim eher mit Entspannung und Spaß verbinden. Andererseits kann eine fehlende Struktur zu Überlastung führen und dazu, dass Sie vergessen, wichtige Pausen einzulegen.

Die Lösung für dieses Problem? Entwickeln Sie eine Routine, die Sie auf den Arbeitstag vorbereitet. Sie sollten sich nicht gemütlich mit dem Laptop auf dem Sofa einkuscheln, während im Hintergrund Netflix läuft, und auch nicht bis spät in die Nacht arbeiten, wenn Sie Ihre Zeit eher mit Ihren Lieben verbringen sollten.


Kleidung als Erfolgsrezept

Sie müssen keinen Anzug tragen und die Schuhe polieren, um von zu Hause aus zu arbeiten (wenn Ihnen genau das allerdings hilft, dann machen Sie das ruhig). Etwas anzuziehen, das Sie mit Energie und Leistungsfähigkeit erfüllt, gibt allerdings viel Kraft. Achten Sie also darauf, was Sie bei der Arbeit tragen. Springen Sie gleich morgens unter die Dusche und ziehen Sie etwas an, womit Sie sich bereit für den Tag fühlen.

Um die beiden fiesen Fallen der Telearbeit zu vermeiden und nicht den ganzen Tag im Schlafanzug herumzulaufen und sich sowieso kaum zu bewegen, nutzt Suzie Godfrey, Geschäftsführerin bei The Sweet Reason Company, jeden Morgen ihr Sportoutfit: „Wenn ich das erst einmal angezogen habe, muss ich einfach etwas Training machen – auch, wenn es nur ein paar Übungen sind.“

Suzie nutzt alle Gelegenheiten, um etwas Sport zu machen. „Ich renne nach Hause, wenn ich die Kinder zur Schule gebracht habe. So bleibe ich nicht nur fit, sondern bin auch schneller wieder zu Hause und habe mehr Zeit zum Arbeiten. Auch wenn mir das nur sieben Minuten am Tag bringt, spare ich so in der Woche eine halbe Stunde. Und wenn man sein eigenes Geschäft führt, zählt jede Minute.“

“Pendeln” Sie, um Arbeit von Freizeit klar abzugrenzen

Keine Zeit fürs Pendeln zu verlieren scheint einer der wichtigsten Vorzüge für die Arbeit von zu Hause aus zu sein, aber ein täglicher Trip vor der Arbeit kann (wirklich!) eine witzige Erfahrung sein und versetzt Sie in den „Arbeitsmodus“. Und das ist nicht immer einfach, wenn Ihr Heim Ihr Büro ist.

Machen Sie sich keinen Sorgen, dafür müssen Sie kein Geld in eine Monatskarte investieren. Beginnen Sie den Tag einfach damit, das Haus zu verlassen und einen Kilometer zu laufen – oder wieviel auch immer Ihnen angemessen erscheint.

Drehen Sie um, laufen Sie zurück und schließen Sie Ihr „Büro“ auf. Sie werden sofort merken, wie effizient das ist. Am Ende des Arbeitstages „pendeln“ Sie zurück nach Hause. So können Sie leichter von der Arbeit abschalten.

Machen Sie die Tür zu

Auch wenn Sie Ihr Unternehmen vom Küchentisch aus führen wollen, sollten Sie bestenfalls eine Büro-Umgebung mit einer Tür schaffen, die Sie morgens nach dem Pendeln öffnen und abends hinter sich schließen können. Diese materielle Schranke zwischen Ihnen und Ihrer To-Do-Liste wirkt für Ihren Verstand wie eine Art seelischer Zaun und erleichtert es, sich auf Freunde und Familie zu konzentrieren oder einfach nach einem langen Tag abzuschalten.

Wenn Sie Ihr Heim mit anderen teilen, ist es noch wichtiger, einen Ort zu schaffen, an dem sie ungestört arbeiten können. Die Tür zu Ihrem „Büro“ weist auf einen professionellen Raum hin und sollte auch als solcher angesehen werden. Das ist wichtig, um andere (und Sie selbst) davon zu überzeugen, das Sie auch als Telearbeiter einem richtigen Beruf nachgehen.

Tricia Dixon, Geschäftsführerin des Beratungsunternehmens JB Medical sagt: „Nur weil Sie von zu Hause aus arbeiten bedeutet das nicht, dass Ihre Arbeitsumgebung weniger wert wäre als ein traditionelles Büro. Das sollten Sie wirklich verinnerlichen.“


Stellen Sie einen Wecker für Ihre Pausen

Wer zu Hause arbeitet, arbeitet oft stundenlang ohne Unterbrechung. Kurz eine Waschmaschine anzuschmeißen, zählt dabei nicht als Pause – genauso wenig, wie ein am Schreibtisch verspeister Snack aus der Küche. 

Ein Arbeitsmarathon mag sich produktiv anfühlen, ist es aber nicht – Sie können mit einer Pause Ihre Zeit sinnvoll nutzen, indem Sie sich ausruhen und Kraft tanken. Wenn Pausen Ihnen wie Zeitverschwendung erscheinen, rufen Sie sich die geplante Entwicklung Ihres Unternehmens ins Gedächtnis: Wenn Sie langfristig erfolgreich sein wollen, sollten Sie nachhaltig arbeiten.

Um sich daran zu gewöhnen, können Sie einen Wecker alle zwei Stunden in dem Raum klingeln lassen, der sich am weitesten von Ihrem Schreibtisch entfernt befindet. Und dann nutzen Sie die Gelegenheit, um aufzustehen, sich zu bewegen und eine Pause zu machen.


Kooperation und Kommunikation

Ob Sie ein kleines Unternehmen leiten oder ein Angestellter sind, der nicht in der Firmenzentrale arbeitet – Telearbeit erzeugt eine gewisse Distanz zu Kunden und Kollegen, was einen guten Kundenservice ein wenig erschwert. Glücklicherweise können Sie mit hilfreichen Gewohnheiten und einer gesunden Dosis Kommunikationstechnologie den Informationsaustausch am Leben erhalten.

Marissa Meyer von Yahoo behauptete, dass derselbe Arbeitsplatz für eine gute Zusammenarbeit unter Mitarbeitern essenziell ist und tatsächlich gefährdet die Arbeit von zu Hause aus die Teamfähigkeit.

Eine Lösung für dieses Problem ist das Anwenden von Tools zur Zusammenarbeit sowie GitHub, Slack und Trello, sodass Sie Ihre Ideen und Fortschritte Kollegen und Kunden mitteilen können.

Diese Tools sind sehr facettenreich, manche Plattformen bieten die Möglichkeit für Sprachanrufe, Videokonferenzen und Optionen zum Bildschirm teilen, was die Zusammenarbeit von zu Hause aus erleichtert. Sie sind in vielen unterschiedlichen Unternehmen und Geschäftsbereichen beliebt und haben eigene Communitys, wodurch Sie ein Netzwerk aufbauen und mit anderen in Kontakt treten können.

Auch wenn es schwer ist, manchmal kann nichts ein persönliches Treffen ersetzen. Wenn Sie beispielsweise einen neuen Kunden treffen oder eine jährliche Besprechung mit Ihrem Chef abhalten müssen, sollten Sie sich in einem gemeinsamen Umfeld befinden und der eigene Küchentisch reicht einfach nicht aus. Stattdessen können Sie einen Konferenzraum in einem Co-Working-Space mieten. Das ist ein guter Kompromiss und spart Geld im Vergleich zu einem eigenen Büro.

Bei der Telearbeit ist es entscheidend, Grenzen und Erwartungen festzulegen – sowohl für sich selbst als auch für Ihre Kollegen und Kunden. Wenn Sie im Büro mit Abgabeterminen zu kämpfen haben, können Sie oft einfach am Schreibtisch des Kollegen einen Plan umstrukturieren. Von zu Hause aus ist das nicht ganz so leicht. Deshalb ist es wirklich wichtig, proaktiv zu sein und klar zu kommunizieren, was Sie wann tun werden.

Verlassen Sie sich nicht darauf, dass jemand Ihre E-Mail über eine Statusänderung sofort sieht – senden Sie eine Sofortmitteilung oder rufen Sie kurz an um sicherzugehen, dass Ihre Nachricht erhalten wurde.

Durch eine konsequente Vorgehensweise gelingt es, Vertrauen bei anderen in Ihrem Team aufzubauen und die Zusammenarbeit zu fördern. Ihre Kollegen sollten wissen, dass sie sich darauf verlassen können, dass Sie tun, was Sie sagen und da sind, wenn Sie gebraucht werden. Das ist essentiell für sämtliche Arbeitsbeziehungen, gilt aber insbesondere für die Telearbeit.

Es ist auch wichtig, dass Sie Arbeitsstunden und Verfügbarkeit konkret mitteilen, insbesondere wenn Sie oder andere in Ihrem Team Teilzeit oder in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Stellen Sie sicher, dass anderen bekannt ist, wann Sie am Schreibtisch sitzen. Eine Möglichkeit dafür ist es, Ihre Arbeitszeiten in Ihrer E-Mail-Signatur zu vermerken, so sind sie für andere stets abrufbar.

Ein weiterer hilfreicher Schritt ist das Festlegen einer automatischen Antwort für E-Mail, Sofortnachrichten, Anrufe und andere Kommunikationskanäle, sodass andere wissen, wenn Nachrichten Sie nicht erreichen. So können Sie entspannen und eine angenehme Work-Life-Balance erschaffen – selbst wenn Ihr Arbeitsplatz unter demselben Dach zu finden ist, unter dem Sie Ihre Freizeit verbringen.

Vermeiden Sie Ablenkung und bleiben Sie konzentriert

Bei der Arbeit von zu Hause aus ist eine effiziente Zeitnutzung von ungemeiner Wichtigkeit. Sie müssen sich dabei allein gegen ein ganzes Haus voller möglicher Ablenkungen wehren. Beängstigend? Wahrscheinlich. Dennoch machbar? Selbstverständlich – wenn Sie es richtig angehen.

Hier ist ein kleiner Trost: The Muse zufolge ist 23 % von verschwendeter Arbeitszeit auf die Kontaktpflege mit Kollegen zurückzuführen. Wenigstens dieses Problem haben Sie nicht.

Einige Ablenkungen für Telearbeiter sind:

Smartphones und Tablets

Smartphones, Tablets und andere Geräte, die Sie ständig bei sich tragen, können Sie ungemein in Ihrer Produktivität einschränken – insbesondere, wenn der Griff zum Telefon für Sie Routine ist. Im Schnitt nehmen wir unser Telefon mehr als 2.500 Mal am Tag in die Hand, daher ist es verständlich, dass das schnell zum Arbeitszeitfresser werden kann.

Es scheint offensichtlich, aber indem Sie Geräte etwas weiter weg platzieren, nehmen Sie ihnen die Macht, Sie von der Arbeit abzulenken. Versuchen Sie, Ihr Telefon für eine bestimmte Zeit in einem Schubfach verschwinden zu lassen oder in ein anderes Zimmer zu legen, während Sie sich auf Ihre Aufgaben konzentrieren.

Falls Sie sich nicht von Ihrem Handy trennen wollen, weil Sie beispielsweise Fakten überprüfen oder für die Arbeit telefonieren müssen, können Sie den „Bitte nicht stören“-Modus einschalten und so vermeiden, dass es mit einem „Ping“ Ihre kreativen Gedanken unterbricht. So bekommen Sie während der Arbeitszeit nur Benachrichtigungen, die für Ihre Arbeit relevant sind.

Fernsehen und Medien

Es ist schwer, sich zu konzentrieren, wenn Netflix, Hulu oder die Sportschau Ihre Aufmerksamkeit während der Arbeitszeit einfordern. Deshalb sollten Sie eine Barriere zwischen dem Fernseher und sich selbst errichten.

Diese kann materieller Natur sein, wie zum Beispiel eine geschlossene Tür, oder verhaltensbasiert. Das erschwert es, eine morgendliche Folge (oder zwei) Ihrer Lieblingsserie zu schauen. Ziehen Sie den Stecker vom Fernseher, sodass Sie extra aufstehen müssten, bevor Sie sich für die nächste Staffel auf der Couch niederlassen.

Hausarbeit

Unter normalen Umständen sind Geschirrspülen, Wäsche waschen und Staubsaugen nicht unbedingt beliebte Aufgaben, können aber plötzlich sehr verführerisch wirken, wenn Sie sich eigentlich auf ein wichtiges Meeting vorbereiten sollten.

„Aus den Augen, aus dem Sinn“ lautet dabei die großartige Devise: Schließen Sie die Bürotür, damit Sie nicht sehen, was an Hausarbeit zu erledigen ist, oder, falls das nicht möglich ist, schließen Sie Wäschekörbe und Staubsauger in einem Schrank ein, damit Sie aus Ihrem Blickfeld verschwunden sind.

Haustiere und Familienmitglieder

Sie sind zwar liebenswert, aber können sehr fordernd sein. Auch wenn es keinen Ausschalter gibt, können Sie Freunde und Familienmitglieder um Hilfe bitten, um Haustiere und Kinder für ein paar Stunden zu beschäftigen. So können Sie sich in der ablenkungsfreien Zeit auf anspruchsvolle Aufgaben konzentrieren. 

Falls Sie Teil einer Familie oder eines gemeinsamen Haushalts sind, kann es helfen, Regeln festzulegen, die die Ablenkung während des Arbeitstages regulieren – der Tipp mit einer geschlossenen Bürotür ist dabei sehr hilfreich.

Soziale Medien

Wie soll man effizient von zu Hause aus arbeiten, wenn soziale Medien nur einen Klick entfernt sind?

Als Erstes sollten Sie sämtliche Apps auf Ihrem Arbeits-Laptop vom Desktop entfernen, da diese es unnötig erleichtern, soziale Medien durchzusehen und Benachrichtigungen anzeigen, die aktiv Ihre Konzentration stören.

Eine weitere Strategie ist das Arbeiten an Ihrer Browser-Tab-Disziplin, insbesondere wenn Sie dazu geneigt sind, soziale Netzwerke, Webmail und beliebte Internetseiten den ganzen Tag lang im Hintergrund laufen zu lassen. Für manche Menschen bedeutet das, Browser-Tabs komplett verschwinden zu lassen. Andere schließen auch jeden Tab abgesehen von dem, in dem sie gerade arbeiten, was ebenfalls eine sinnvolle Maßnahme ist. 

Sie können soziale Medien auch als Belohnung für unangenehme Aufgaben nutzen. Beantworten Sie fünf E-Mails von Kunden und Sie verdienen sich fünf Minuten Instagram. Achten Sie allerdings darauf, dass es nur fünf Minuten sind und stellen Sie, wenn nötig, einen Wecker.


Ein rastloses Gehirn

Wenn Ihre Gedanken auch ohne Ablenkung von außerhalb zu wandern beginnen, kann Achtsamkeitsmeditation dabei helfen, Ihre Konzentrationsfähigkeit zu verbessern und Ihre Aufmerksamkeit erneut auf Ihre Arbeit zu lenken. Auch wenn Sie keine spirituelle Persönlichkeit sind, Meditation hilft Ihrer Heimarbeits-Aura, da sie Ihr Gehirn darauf trainiert, sich zu konzentrieren und Ablenkung herauszufiltern. Es gibt sogar eine wissenschaftliche Studie, die zeigt, dass Meditation für Produktivität, Konzentrationsfähigkeit und Erinnerungsvermögen von Vorteil ist.

Bleiben Sie verantwortungsbewusst und Ihren Zielen treu

Seien wir einmal ehrlich – Erwartungsdruck und die Aufsicht durch die Geschäftsführung spielen eine große Rolle bei unserer Motivation am Arbeitsplatz. Es ist einfacher, sich an die Arbeit zu machen, wenn Ihre Kollegen jederzeit vorbeikommen und einen Blick auf Ihren Bildschirm werfen können. Zu Hause sieht das ganz anders aus – niemand überprüft, wie weit Sie mit der Arbeit sind. Genauso verhält es sich mit Überarbeitung – die Struktur am Arbeitsplatz gibt Ihnen automatisch eine gewisse Work-Life-Balance, die Sie zu Hause schwerer einhalten können.

Das gleiche gilt für größere Ziele und Pläne, die mit Ihrer Karriere oder Ihrem kleinen Unternehmen verbunden sind. Das große Ganze mit seinen Zielen im Blick zu behalten ist schwerer, wenn Sie sich nicht in einem Arbeitsumfeld befinden. Das können Beförderungen, das Erwerben neuer Fertigkeiten, die Entwicklung eines neuen Produkts oder Services oder das Lehren anderer sein. Was auch immer der Fall ist, Ihre strategischen Ziele können auf der Strecke bleiben und von täglichen Arbeiten überlagert werden, wenn niemand da ist, der Ihren Blickwinkel wieder auf das Wesentliche lenkt.

Ben Blomerley, Mitbegründer von AskHerFriends findet, dass die Arbeit zu Hause den Fokus gefährdet. „Sie haben keine Kollegen und Chefs dort, die überprüfen, ob Sie den ganzen Tag Netflix schauen oder durch Facebook scrollen. Außerdem neigen wir dazu, uns umfassende Ziele zu setzen, die wir nicht klar definieren (‚Ich will, dass mein Unternehmen erfolgreich wird‘), statt präzise auszuformulieren (‚Heute erledige ich 50 Kundentelefonate‘)“

Damit er den Fokus nicht verliert, bricht Ben „Aufgaben in sehr kleine Abschnitte oder Teile herunter“, eine Strategie, die auch Karolina Sieler, Gründerin/Besitzerin von FBIZZ Women Entrepreneurs Hub, nutzt. Am sinnvollsten ist es, rät Karolina, „sich selbst eine Arbeitsbeschreibung anzufertigen und die Aufgaben in administrative und kreative Bereiche zu unterteilen.“

„Dann sollten Sie einen Weg festlegen, wie Sie die Aufgaben überprüfen, damit Sie Ihren Kurs beibehalten. Ich nutze maßgeschneiderte Tabellen sowie eine Kombination aus praktischen Online-Tools wie Asana und Toggl.“

Eine weitere Möglichkeit ist, sich selbst ein vierteljährliches Arbeitszeugnis auszustellen. Setzen Sie sich vor Ihr Notizheft oder Ihren Laptop und blicken Sie zurück auf das, was Sie in den letzten drei Monaten erreicht haben, was Sie hätten besser machen können und was Sie sich für die kommenden drei Monate vornehmen. Das kann für Selbstständige wirklich hilfreich sein.

Falls Sie Teil eines Unternehmens sind, haben Sie die praktische Möglichkeit, einen Manager darum zu bitten, das gemeinsam mit Ihnen durchzugehen. Aber es schadet auch nicht, eigene Wege zu entwickeln, um Verantwortung zu übernehmen. Schließlich weiß man nie, wann sich eine Gelegenheit ergibt, unabhängig zu arbeiten.

Falls für Sie die Herausforderung eher in Ablenkung und Konzentration liegt, probieren Sie Co-Working-Spaces aus. So bekommen Sie ein Büroumfeld und ein wenig Gesellschaft während Sie Ihre Arbeit erledigen. Es gibt zwar keine Kollegen, die Sie davon abhalten werden, den Tag mit sozialen Netzwerken zu verbringen, aber Sie werken merken, dass es abfärbt, wenn andere um Sie herum produktiv sind.

Schließlich können Sie auch selbst eine “Rechenschaftspflicht” kreieren, indem Sie andere in Ihre Arbeitsaufgaben mit einbeziehen. Falls Sie Angestellter sind, kann ein gemeinsames Projekt mit Bürokollegen dabei helfen, dass Sie sich Ihren Zielen verbundener und sich dadurch motivierter fühlen, noch mehr zu erreichen. Legen Sie regelmäßige Termine für Telefon- oder Videokonferenzen fest, die Ihnen eine Struktur geben und eine Deadline, auf die Sie hinarbeiten können. Für Selbstständige geben regelmäßiger Kontakt mit Kunden und ein wöchentlicher oder monatlicher Kontrollanruf den nötigen Anstoß, damit Sie auf Ihre Projekte konzentriert bleiben.

Zu Hause arbeiten kann das Beste sein, was Sie für Ihre Karriere tun können, aber es gibt auch Herausforderungen. Hier erfahren Sie, wie Sie es schaffen, motiviert zu bleiben, wenn Sie Ihr eigener Chef sein müssen.

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