Zeit für eine Veränderung: Neuplanung unserer Arbeitsweise

Überplanung untergräbt weltweit die Produktivität und das Vertrauen am Arbeitsplatz und kostet die Wirtschaft fast eine Billion Dollar. Der Missbrauch von Planungstools verzerrt nicht nur die Wahrnehmung der Arbeitgeber hinsichtlich der Mitarbeiterproduktivität, sondern treibt die Arbeitnehmer auch in einen Kreislauf kontraproduktiver Verhaltensweisen. Angetrieben durch ein fehlgeleitetes Streben nach Spitzenproduktivität führt dieses systemische Problem zu Burnout, mangelndem Engagement und Täuschung in Unternehmen. Es ist an der Zeit, unsere Herangehensweise an Planung zu überdenken und zu erkennen, welche Auswirkungen sie auf das Vertrauen in die Organisation und die tatsächliche Produktivität hat, die sie eigentlich steigern soll.

Überplanung: Ein globales Problem

Verstehen Sie mich nicht falsch, man kann nicht managen, was man nicht messen kann, das ist ebenso wahr wie zu oft wiederholt, aber ein Umfeld zu schaffen, das die Mitarbeiter dazu ermutigt, Arbeitgeber zu täuschen, ist nicht klug und treibt die Mitarbeiter in einen Kreislauf anderer kontraproduktiver Verhaltensweisen, die letztendlich gegen die Interessen des Unternehmens gehen. Berücksichtigt man Daten von Atlassian, die darauf hindeuten, dass der durchschnittliche Mitarbeiter 50 % der in Meetings verbrachten Zeit als verschwendet betrachtet, dann haben wir ein globales Problem.

Das Geschäftsumfeld nach der Pandemie ist ein Tummelplatz für Nervenbündel mit Schaum vor dem Mund auf der nie endenden Suche nach Spitzenproduktivität, angeheizt von Tech-Bros, Unternehmen wie Calend.ly, Acuity, Hustle-Kultur und wirtschaftlicher Unsicherheit. Unternehmen wollen nicht in einem solchen Chaos sein, aber das Problem ist fast systemisch geworden. Die Jagd nach perfekter Produktivität statt tatsächlichen Ergebnissen ist das Crack, und Führungskräfte jagen ihrem nächsten Fix hinterher, während sie zugleich ihre Mitarbeiter überlasten, was zu Burnout, Malaise und, schlimmer noch, Täuschung führt – das ist richtig, Unternehmen bezahlen ihre Mitarbeiter lieber dafür, sie über ihre Leistung zu belügen, als ihre Systeme zu ändern und seltsame ‘Busy is best’-Ehrenauszeichnungen abzuschaffen. 

Technologie hat es einfacher denn je gemacht, eine Person einzuplanen, aber die verschiedenen Elemente, die in Meetings einfließen, werden nicht berücksichtigt: wer, warum, Länge, benötigtes Ergebnis, benötigte Leistung. Vom allumfassenden Meeting, an dem alle teilnehmen, während nur drei Leute wirklich gebraucht sind, bis hin zu den ‘Hätte eine E-Mail sein sollen’-Meetings bei denen das Update aus einer Zeile bestand, aber wundersamer Weise ein ganzes 30-minütiges Meeting mit PowerPoint vonnöten war. Die Kalender werden gefüllt, aber wir haben keine besseren Meetings. Stattdessen ‘verpetzen’ die Tools die Mitarbeiter und werden als virtuelle Peitsche eingesetzt, entweder virtuell oder im Mitarbeitergespräch. Das Problem? Vertrauen. Die meisten Unternehmen trauen ihren Angestellten einfach nicht zu, ihre Arbeit zu erledigen und es fehlt ihnen an der Struktur und Führung, die Mitarbeiter richtig zu betreuen und sicherzustellen, dass jeder bekommt, was er braucht, um erfolgreich zu sein.

Ich mache mir keine Illusionen: die meisten Unternehmen existieren, um Geld zu verdienen und Wert für Aktionäre zu schaffen, aber wir sehen zunehmend, wie dieses Modell in sich zusammenbricht. Wir müssen nicht ganz von vorne anfangen, aber es gibt wissenschaftliche Erkenntnisse und intelligente Informationen, die allen helfen, zu gewinnen. Die Wissenschaft ist klar: ständige Meetings ohne Pausen führen zu einer verkürzten Aufmerksamkeitsspanne, vermindertem Engagement und Entscheidungsmüdigkeit. 

Umdenken hinsichtlich Produktivität in unsicheren Zeiten

Die Tools sind nur teilweise schuld; sie tun schließlich nur das, was ‘wir’ ihnen auftragen. Das ‘Wir’ hier ist oft die Geschäftsleitung. Das Problem ist, dass wir diese Tools nicht nach Regeln einrichten, die wissenschaftlich fundiert sind oder dem Einzelnen zugute kommen. Die Human Factors Engineering Group von Microsoft hat herausgefunden, dass aufeinanderfolgende Meetings die Produktivität und Konzentration beeinträchtigen. Aber machen diese Tools die Leute darauf aufmerksam, dass sie gerade ein Meeting gebucht haben aufgrund dessen sie den ganzen Tag keine Zeit haben, auf die Toilette zu gehen? Nein, tun sie nicht. Stellen Sie sich vor, Ihr Kalender wäre ein Tool, mit dem Sie Ihre Wirkung maximieren könnten und nicht nur Ihre Arbeitsstunden – ein gesunder Produktivitätscoach. KI wird dabei helfen, und wir erwarten, dass sich dieser Trend in den nächsten 24 Monaten abzeichnen wird. Wir sehen bereits erste Anzeichen: Leute, die Screenshots ihrer Kalender in Tools wie ChatGPT eingeben und um Rat zur Verbesserung ihrer Zeitplanung fragen.  

Werfen wir jetzt einen Blick voraus in eine Zeit, in der Tools mit integrierten Produktivitätsregeln ausgestattet sind, die Mitarbeitern tatsächlich helfen, ihre beste Arbeit zu leisten, statt nur vielbeschäftigt zu wirken. Stellen Sie sich vor, Sie würden beim Einschalten des Laptops gefragt, wie Sie sich fühlen (oder Wearables zu haben, die diese Entscheidungen für Sie treffen!). Könnten wir Meetings automatisch verschieben und verlegen, wenn wir in der Nacht zuvor schlecht geschlafen haben? Dank der generativen KI und den Bereichen des maschinelles Lernen der künstlichen Intelligenz bewegen wir uns auf einen durchdachteren Arbeitsplatz zu.

Der Kern des Problems liegt in dem Irrglauben, dass ein prall gefüllter Terminkalender ein Zeichen von Unentbehrlichkeit und Produktivität ist, der in wirtschaftlich schlechten Zeiten oft doppelt schlimm ist. Dieses Glaubenssystem gibt den Mitarbeitern den Anreiz, ihre Zeitpläne mit aufeinanderfolgenden Meetings zu füllen, ohne die tatsächliche Arbeit, die außerhalb dieser Termine erledigt werden muss, ausreichend zu berücksichtigen. Das Ergebnis ist eine Belegschaft, die beschäftigt zu sein scheint, aber  möglicherweise weniger effektiv ist, da kritische Aufgaben des Anscheins willens beiseite geschoben werden.

Die Vertrauensfalle

Der entscheidende Punkt hier ist Vertrauen. Die Unternehmen müssen aufhören, Nicht-Arbeit als ‘nicht arbeiten’ zu betrachten. Pausen zwischen Meetings sollten als zwingend notwendig statt als Nicht-Arbeit angesehen werden. Die Chefs müssen die Leute erkennen, die ein Meeting nach dem anderen haben und mit ihnen zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass sie Probleme beheben, statt eine seltsame Ehrenkultur des ‘pausenlosen Arbeitens’ zu verstärken. Ja, die Zeiten sind nun mal hart, und alle können mehr leisten, wenn sie mehr im Tank haben, aber was passiert, wenn man Einsatz von ihnen verlangt und sie nichts haben? Wahrscheinlich schlimme Dinge. 

Vertrauen ist gerade in Zeiten wirtschaftlicher Ungewissheit von entscheidender Bedeutung, um eine stabile und motivierte Belegschaft aufrechtzuerhalten. Konjunkturabschwünge und Marktvolatilität erhöhen die Arbeitsplatzunsicherheit und den Stresspegel unter den Arbeitnehmern. In solchen Zeiten kann die Stärkung des Vertrauens durch die Anerkennung tatsächlicher Leistungen gegenüber bloßer Optik Mitarbeitern ein Gefühl von Stabilität und Zugehörigkeit vermitteln und kostspielige Fluktuation verringern. Der kulturelle Wandel von der Wertschätzung wahrgenommener Geschäftigkeit hin zur Anerkennung tatsächlicher Leistung ist nicht nur eine Änderung der operativen Taktik, sondern auch eine Transformation der betrieblichen Werte. Ein weiterer entscheidender Faktor. Mehr denn je beobachte ich, dass Mitarbeiter die Unternehmenswerte nicht kennen, oder nicht einmal den Zweck und die Mission des Unternehmens. Dies zu ändern ist wichtig, nicht, damit sie eine Comic-Figur grüßen, wenn sie das Gebäude betreten oder vor jedem Zoom-Anruf das Firmenlied singen, sondern um hybride Teams zusammenzuschweißen, kollegiales Verhalten zu fördern und allgemein ein vertrauensvolles Umfeld zu schaffen.

Der Aufruf zum Handeln

Die Situation ist ebenso verständlich wie unerwünscht. Ich plädiere nicht für ein Verbot von Planungs-Apps, sondern gegen schlechte Regeln rund um die Planung. Es ist eine Menge los. Führungskräfte und Geschäftsleute müssen sich zumindest Gedanken über ihre Personalabrechnungen machen. Wenn Sie jemanden so verplanen, dass es eine Auszeit, Therapie oder Schlimmeres zur Folge hat, schaden Sie nicht nur der Person, sondern gefährden auch die Abteilungen und das Unternehmen. Sie treiben auch die Kosten in die Höhe. Einen ausscheidenden Mitarbeiter zu ersetzen ist nicht billiger geworden; die durchschnittlichen Kosten werden auf etwa 30.000 Dollar geschätzt. Bei einem Mitarbeiter mit einem Einkommen von 80.000 Dollar können die Kosten für das Unternehmen aufgrund der Folgewirkungen (weiche Kosten) und der harten Kosten laut Bamboo HR fast eine Viertelmillion betragen. Am Ende wird kein Werbegeschenk jemanden davon überzeugen, dass Sie den armen Simon nicht in Grund und Boden gearbeitet haben.  Sie haben nur demonstriert, dass Sie denken, Menschen kaufen zu können.

Jeder hat es im Moment schwer. KI schleicht sich ein, Rezession, politische Unsicherheit – und Freiheiten, die einst sicher waren, stehen jetzt in Frage. Wenn Sie möchten, dass Ihre Leute wirklich zur Arbeit erscheinen und nicht nur eine seltsame Version von Don Draper sind, treten Sie für sie ein und vertrauen Sie ihnen, damit sie Sie nicht anlügen. Was ist hier also der Aufruf zum Handeln? Fragen Sie sich: Wie trägt unsere Kalenderregelung aktiv dazu bei, die Erschöpfung und Desillusionierung der Mitarbeiter hinsichtlich der Prioritäten des Unternehmens zu verringern? Wenn Sie keine fünf Beispiele nennen können, planen Sie etwas Zeit mit sich selbst ein, um sich zu fragen, warum, und beginnen Sie das Problem zu lösen.

Die Tools, die einen Unterschied machen

Die Tools für bessere Meetings sind vorhanden; es geht darum, das Werkzeug zu finden, das zu Ihnen und der zu erledigenden Aufgabe passt. In meinem Fall, da ich viel unterwegs bin und Kunden, Redner und Sponsoren treffe, erstelle ich verschiedene Abschnitte im MOO-Hardcover-Notizbuch mit TBD-Branding und nutze dicke Post-it-Register, die es mir ermöglichen, den Fokus zu wechseln und trotzdem alle Details zu behalten.

Online ist das allerdings anders; Sie haben mehrere Leute an verschiedenen Orten mit unterschiedlichen Bedürfnissen. Mit Tools wie Loom, einem Video-Messaging-Tool, können Nutzer Videos erstellen und austauschen, was eine asynchrone Kommunikation ermöglicht. Durch Kommunikation im Vorfeld können Unternehmen auf einige Meetings ganz verzichten oder notwendige Meetings wesentlich bereichern.  Amazons Meeting-Ansatz ist berühmt für seinen Fokus und auf zukünftig gewünschte Ergebnisse ausgerichtete Elemente. Die Implementierung einseitiger Briefings und die Erstellung von Aufgaben im Stil einer zukünftigen Pressemitteilung vor Beginn der Meetings kann Unternehmen dabei helfen, bessere Meetings abzuhalten, die produktiver sind und Teams zusammenbringen. Miro ist ein weiteres Tool, das Unternehmen helfen kann, ihre Meetings und Kommunikation zu verbessern, indem sie die visuelle Kommunikationsform virtueller Whiteboards einsetzen. Gousto hat mit ‘Mittwochs keine Meetings’ einen ziemlich radikalen Ansatz (wie gesagt, Meetings sind nicht unbedingt schlecht), aber er funktioniert für sie, und das ist der Schlüssel – Sie müssen ein System finden, das für Ihre Mitarbeiter funktioniert und es immer wieder überprüfen.

Über den Autor:  Paul Armstrong leitet die TBD Group, die Kunden mit ihren Beratungs- und Informationsprodukten und Veranstaltungen hilft, um die Ecke zu sehen. Er hat das Buch  ‘Disruptive Technologies’ geschrieben und daraus die TBD Conference entwickelt (MOO ist ein Partner). Er hat auch die Serie ‘What Did ____ Do This Week?’ geschrieben, von der es Versionen für Amazon, Google und OpenAI  gibt. Er schreibt regelmäßig für The Information, Cool Hunting und andere Medien. Als zuverlässiger Tech- und Trendexperte für FT, WSJ, BBC und CNN ist er aufgrund seiner ehrlichen Sicht auf Technologie, Wandel und die Zukunft außerdem ein gefragter Redner für Unternehmen und auf Konferenzen. Er kann mit gutem Kaffee und gutem Design bestochen werden.