7 Tipps, um einen neuen Mitarbeiter richtig willkommen zu heißen

Der erste Tag in einem neuen Unternehmen kann sich wie der erste Schultag anfühlen. Man kennt weder das WLAN-Passwort, noch weiß man, wo die Toiletten sind — eine Situation, die wir uns alle sehr gut vorstellen können. Damit sich Ihre neuen Mitarbeiter nicht fehl am Platze fühlen, sollten Sie versuchen, ihnen den Einstig in Ihr Unternehmen so leicht wie möglich zu machen.

Was ist Onboarding und warum ist es so wichtig?

Heutzutage ist es wichtiger denn je, dass sich Mitarbeiter im Unternehmen wohlfühlen. Mitarbeiter, die interessiert sind, sich persönlich einbringen und bei der Arbeit Anerkennung erhalten, bleiben oft länger im Unternehmen und leisten mehr.

In jeder Mitarbeitererfahrung gibt es bestimmte Aspekte, die einprägsamer und bedeutsamer sind als andere. Diese Dinge entscheiden oft darüber, ob eine Beschäftigung zustande kommt und wie der Mitarbeiter den Arbeitsplatz wahrnimmt – und das Onboarding ist eines davon. 

Indem Sie Ihre Mitarbeiter wohl überlegt an Bord holen, schaffen Sie beste Voraussetzungen für eine engagierte und motivierte Belegschaft. Und dann wird auch Ihren Mitarbeitern das Wohl des Unternehmens am Herzen liegen – eine Win-Win-Situation. All diese Dinge machen eine großartige Unternehmenskultur aus.

Hier haben wir sieben Tipps zusammengestellt, die beim Onboarding neuer Mitarbeiter helfen und so zu einer positiven Unternehmenskultur beitragen.

1) Stellen Sie eine Mappe über Ihr Unternehmen zusammen

Ihre neuen Mitarbeiter werden sicherlich viele Fragen haben, diese aber nicht unbedingt zum günstigsten Zeitpunkt stellen. Deshalb ist eine Mappe, in der Informationsmaterial zum Unternehmen zu finden ist und in der der neue Kollege selbst nachschlagen kann, ein wichtiger Bestandteil des Onboardings.

Tragen Sie in ihr praktische Informationen zur Funktion des neuen Mitarbeiters und über das Unternehmen im Allgemeinen zusammen. Das zeigt, dass Ihnen etwas daran liegt, dass sich der neue Mitarbeiter schnell wohl fühlt.

Die ideale Mappe über Ihr Unternehmen sollte Folgendes beinhalten:

• Einen auf einen Flyer gedruckten Lageplan des Büros, auf dem wichtige Orte eingezeichnet sind (so wie Küche, Konferenzräume und die besten Snack-Automaten für den Zuckerbedarf am Nachmittag)

• Postkarten mit Fotos von Mitarbeitern der Abteilung sowie einige interessante Fakten zu ihnen. So ist es viel leichter, sich Namen der Kollegen zu merken und ein Gespräch zu beginnen
• Ein Kalender, in dem wichtige Betriebsausflüge und Meetings vermerkt sind (man sollte schließlich wissen, wann die Happy Hour mit den Kollegen stattfindet)
• Ein Plan mit interessanten Orten in der Umgebung – Comedy Clubs, gute Restaurants, Bars und Kneipen mit Pub Quiz
• Das Mission Statement des Unternehmens, gedruckt auf Firmenbriefpapier
• Ein individuelles Willkommensschreiben

2) Beeindrucken Sie den Neuankömmling

Nichts sagt “Herzlich willkommen” mehr als personalisierte Präsente – also sollten Sie daran nicht sparen. Heißen Sie Ihren neuen Mitarbeiter wie einen Star willkommen, mit Firmen-T-Shirts, Briefpapier, Stickern, Tassen, Visitenkarten – mit all dem, was den Charakter Ihrer Marke zum Ausdruck bringt.

Das zeigt nicht nur Großzügigkeit und gibt Ihren neuen Mitarbeitern etwas, womit sie bei ihren Freunden angeben können: Solche Werbeartikel sind auch ein guter Weg, damit Ihr neuer Mitarbeiter sich mit der Firmenkultur vertraut macht. So können sich die Mitarbeiter schneller in das Unternehmen mit seinen Werten integrieren und fühlen sich bereits ab dem ersten Tag als Teil des Teams.

3) Helfen Sie dabei, neues Wissen zu vermitteln

Wenn man an einem neuen Arbeitsplatz beginnt, erlebt man eine der steilsten überhaupt möglichen Lernkurven. Das Gehirn Ihrer neuen Mitarbeiter schwillt in den ersten Wochen förmlich über aufgrund der vielen neuen Informationen, Eindrücke und Ideen. Deshalb ist es um so wichtiger, ihnen Werkzeuge mitzugeben, mit denen Sie alles Neue aufnehmen und verarbeiten können.

Eines dieser Werkzeuge ist ein praktisches Hardcover-Notizbuch nach Maß. Ein mit der Marke versehenes Notizbuch zeigt nicht nur den Charme des Unternehmens, es eignet sich auch perfekt dazu, dass Ihr neuer Mitarbeiter alles aufschreiben kann, was er lernt – so wird es zu einem besonderen Ort, um alles beim Onboarding Gelernte festzuhalten.

Wenn Ihr Mitarbeiter es die ersten Wochen über bei sich trägt, kann er es später noch einmal ansehen und entdecken, was er alles erreicht hat.

4) Stellen Sie Ihre neuen Mitarbeiter vor

Eine der beängstigendsten Erfahrungen dabei, wenn man der „Neue“ ist, ist es, sich ständig neuen Kollegen vorstellen zu müssen. Sie können es Ihren Mitarbeitern erleichtern, indem Sie sie anderen vorstellen.

Eine Möglichkeit dafür ist es, Ihre neuen Angestellten zu bitten, etwas über sich selbst zu schreiben und Ihnen den Text vor dem ersten Tag zu schicken. Je nach der Unternehmenskultur können das witzige Fakten über sich selbst sein oder warum sie sich darauf freuen, Teil des Teams zu werden.

Bevor Ihr neuer Mitarbeiter eintrifft, können Sie Namensschilder an alle Mitglieder des Teams verteilen und ihnen den Text des neuen Kollegen auf Firmenbriefpapier zukommen lassen.

So weiß die Belegschaft, wer das neue Gesicht ist, und die Infos über den neuen Kollegen können dabei helfen, das Eis zu brechen und ein Gespräch anzufangen. Außerdem vermeidet man so das peinliche wiederholte Nachfragen nach dem Namen („Wie hießen Sie doch gleich?“).

Als Alternative zu den vielen Namensschildern könnten Sie auch einen Lageplan der einzelnen Büros für neue Mitarbeiter auf einem Flyer oder Firmenbriefbogen drucken. Schreiben Sie bei jedem Schreibtisch nicht nur Namen und Jobbezeichnung, sondern auch ein paar praktische Infos wie „Fragen Sie Herrn Müller nach Büromaterial“ oder „Frau Meier kennt sich mit Excel sehr gut aus“.

5) Machen Sie Passwörter zugänglich

Hängen Sie Flyer ins Büro mit Passwörtern und Zugangscodes, schließlich können neue Mitarbeiter ihre Mappe nicht überall mithinnehmen. Praktische Informationen sind zum Beispiel WLAN-Passwörter, Logins für Konferenzräume, Toiletten-Codes oder eine Anleitung für den Drucker. 

Sie können zusätzlich die wichtigen Grundsätze Ihrer Marke in großer Schrift drucken und in die Gemeinschaftsräume hängen: So sind die Werte Ihres Unternehmens stets präsent.

6) Setzen Sie Betreuer ein

Niemand ist jemals zu alt für das Buddy-Programm. Indem Sie neuen Mitarbeitern einen bereits eingearbeiteten Kollegen zur Seite stellen, helfen Sie ihnen bei einem reibungslosen Übergang in das Unternehmen. Schließlich endet das Onboarding nicht mit dem Ende des ersten Tages. Die Betreuer beantworten in den ersten Monaten die Fragen der Neuen und stellen sie anderen im Büro vor.

So ein Buddy-System ist besonders hilfreich, wenn der neue Mitarbeiter gerade erst in die Gegend gezogen ist und noch keinen größeren Freundeskreis hat. Ein Betreuer kann Einladungen zu Partys weiterleiten, unterhaltsame Aktivitäten in der Nähe vorschlagen und Möbelgeschäfte empfehlen, sodass die neuen Mitarbeiter ihr Zuhause zum Wohlfühlen gestalten können.

 7) Fragen Sie nach Feedback

Möchten Sie wissen, ob sich Ihre neuen Mitarbeiter gut eingewöhnen? Dann fragen Sie sie einfach. Fragebögen zum Onboarding sind ein nützliches Werkzeug, um herauszufinden, wie sich Ihre Mitarbeiter wirklich fühlen, denn so werden ehrliche Meinungen nicht durch Höflichkeit oder Pflichtgefühl unterdrückt.

Nutzen Sie Onboarding-Umfragen, um herauszufinden, wie die neuen Mitarbeiter ihren ersten Tag verbracht haben. Sie können auch fragen, wie der Bewerbungsprozess funktioniert hat, wie die Ausschreibung angekommen ist und wie sie die Bewerbungsgespräche wahrgenommen haben. So können Sie diese Erfahrungen nutzen, um den Onboarding-Prozess noch besser zu gestalten.

Dank dieser Maßnahmen werden sich Ihre neuen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen willkommen fühlen, schneller in die Unternehmenskultur eintauchen und auch die Toilette problemlos finden. Onboarding abgeschlossen!