Alle sind eingeladen: Wie man eine Sommerveranstaltung inklusiv gestalten kann

Sommerveranstaltungen sorgen für gute Stimmung: warme Temperaturen, kalte Getränke und Wohlfühlmusik. Aber für manche bringen sie auch zusätzliche Herausforderungen.

Inklusion ist momentan ein Modewort, aber kann auch ein Leitfaden sein–es kann den Unterschied zwischen sich als willkommener Gast oder nachträglich hineingequetscht fühlen machen. In einer Studie fand Deloitte heraus, dass 60% der Arbeitnehmer, die mit einer Behinderung leben, Veranstaltungen am Arbeitsplatz aufgrund von Barrieren, wie zum Beispiel unzugänglichen Toiletten, verpassen.

Barrierefreiheit bei Veranstaltungen bedeutet diese für echte Menschen mit echten Bedürfnissen zu planen. Und das schließt Rollstuhlfahrer:innen, neurodiverse Teilnehmer:innen, Betreuer:innen, Nicht-Muttersprachler:innen und alle anderen, die es verdient haben sich willkommen zu fühlen, mit ein.

Inklusion beginnt mit einem Gefühl

Veranstaltungen können dabei helfen einen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem man sich zugehörig fühlt. Derzeit sind in den USA lediglich 37% der Menschen mit Behinderung im arbeitsfähigen Alter erwerbstätig–verglichen mit 65,5 % derer ohne Behinderung. Bedenkt man dann noch nicht-barrierefreie Veranstaltungen am Arbeitsplatz, wird schnell klar, wie sich Ausgrenzung am Arbeitsplatz manifestieren kann.  

Jedoch haben Firmen, die Vielfalt, Gleichstellung und Inklusion priorisieren, ein 3.2 mal höheres Mitarbeiterengagement. Wenn man sensorische Bedürfnisse, Barrierefreiheit und Kommunikation mit einplant entstehen Veranstaltungen, die nicht nur theoretisch, sondern tatsächlich funktionieren!

Denn wenn sie sich bei Ihrer Veranstaltung willkommen fühlen, fühlen sie sich auch mit höherer Wahrscheinlichkeit an ihrem Arbeitsplatz wertgeschätzt. 

Also, wie macht man Sommerveranstaltungen wirklich inklusiv?

1. Beginnen wir mit der Einladung

Das Gestalten einer inklusiven Veranstaltung beginnt mit der Einladung: geben sie neben Datum, Uhrzeit und Kleiderordnung auch Hintergrundinformationen, die Ihren Gästen dabei helfen können zu entscheiden, ob sie kommen können oder nicht, an. 

Wissen Ihre Gäste, was sie erwartet? Ist die Einladung in einem warmen und klaren Tonfall verfasst? Haben Sie Platz für die Bedürfnisse Ihrer Gäste geschaffen?

So gestalten Sie eine von Anfang an barrierefreie Veranstaltung–je mehr Ihre Gäste vorab wissen, desto besser können sie planen und desto wahrscheinlicher ist es, dass sie sich damit wohlfühlen, zuzusagen. 

Hier ein paar wesentliche Dinge, die Sie abdecken sollten:

• Ist der Veranstaltungsort barrierefrei?
• Gibt es ruhige Rückzugsorte?
• Wie ist die Stimmung im Allgemeinen?
• Können Ernährungsbedürfnisse berücksichtigt werden?

Am besten drucken Sie einen QR code mit mehr Informationen bezüglich der Berücksichtigung der Zugänglichkeit und Barrierefreiheit sowie Ihre Kontaktinformationen auf Ihre Einladung, sodass man Sie erreichen kann, wenn man spezielle Fragen oder Bedürfnisse hat. 

2. Planen Sie für Neurodiversität

Nicht jeder nimmt die Welt gleich wahr. Bei der Planung einer inklusiven Veranstaltung sollte daher beachtet werden, dass sensorisch angenehme Bereiche für alle Bedürfnisse zur Verfügung gestellt werden. Über die Barrierefreiheit hinaus sollten auch sensorische Bedürfnisse bedacht werden. Menschenmengen, helles Licht und unstrukturierte Ablaufpläne können auf manche Gäste einen erschöpfenden und verwirrenden Einfluss haben.

Viele Mitarbeiter:innen, die von diesen Anpassungen profitieren trauen sich nicht danach zu fragen. Beispielsweise bitten lediglich 25% der Arbeitnehmer:innen mit Behinderung um eine Meetings- oder Veranstaltungsanpassung. Und diejenigen, die darum bitten müssen oft mit Verzögerung und Ablehnung rechnen. 

Es geht darum, die verschiedenen Bedürfnisse von Anfang an zu bedenken–und hier kommt bedachtes Design ins Spiel:

• Wenn möglich, nutzen Sie natürliches Licht und meiden sie Blitzlicht und flackernde Lichter.
• Bieten Sie lärmmindernde Möglichkeiten wie Ohrstöpsel und Ruheräume an.

• Kennzeichnen Sie Bereiche mit hoher sensorischer Belastung deutlich und bieten Sie als Alternative Zonen mit geringerer sensorischer Belastung an.

• Bieten Sie Struktur, zum Beispiel durch beschilderte Aktivitäten, einen groben Ablaufplan, oder entspannte Vorstellungen.
• Halten Sie Gerüche möglichst neutral (starkes Parfum, Lufterfrischer und bestimmte Lebensmittel können als Trigger wahrgenommen werden)
.
• Kreieren Sie Ruhezonen mit weichen Sitzmöglichkeiten, erdenden Texturen und Fidget Spinnern
.
• Machen Sie es Ihren Gästen so einfach wie möglich im Vorfeld ihre Bedürfnisse zu kommunizieren–geben Sie Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Kontaktinformationen auf der Einladung an.

3. Bieten Sie verschiedene Möglichkeiten Kontakte zu knüpfen

Nicht jeder mag es, kopfüber in die Menge zu springen. Für manche Gäste können unstrukturierte soziale Situationen unangenehm und überfordernd sein. Bei barrierefreien Veranstaltungen geht es darum, eine Balance zwischen Struktur und freier Wahl zu schaffen. Ein paar wohl bedachte Details können Druck reduzieren und den Gästen helfen auf eine Art und Weise Kontakte zu knüpfen, die sich für sie angenehm anfühlt.

Hier ein paar Möglichkeiten, wie Sie den Druck herausnehmen können:

• Namensschilder für alle (Sticker machen sich gut als vielseitige Namensschilder).
• Bieten Sie Konversationsstarter wie zum Beispiel Gesprächskarten oder „Frag mich…“-Zonen an.
• Planen Sie strukturierte Interaktionen, um es den Gästen zu erleichtern anzukommen.
• Schaffen Sie multisensorische Räume: einen Stöbertisch, eine Doodle Zone, eine ruhige Ecke oder eine Spielstation.

• Meiden Sie einen zu engen Zeitplan–manche Gäste brauchen eine Pause zwischen all dem Trubel. 


4. Erstellen Sie Drucksachen für Veranstaltungen, die für alle funktionieren

Inklusion steckt in den Details: oftmals sind es diese Kleinigkeiten die den Unterschied zwischen sich wohl oder komplett verloren fühlen machen können. Drucksachen für Veranstaltungen sollten so konzipiert werden, dass alle Gäste sich willkommen und gesehen fühlen. 

Wie wäre es mit den folgenden Ideen:

• Kontrastreiche, leicht lesbare Beschilderung (wenn möglich mit Symbolen und Text).
• Eine gut lesbare Schriftgröße (minimum 12pt, idealerweise 14pt oder größer).

• QR-Codes, die Audioguides oder Großdruckversionen mit den wichtigen Informationen anbieten.

• Übersichtliche Veranstaltungspläne, um es den Gästen zu erleichtern sich auf einen Blick zu orientieren.

• Digitale Ablaufpläne für die, die Lauftext bevorzugen, und ausgedruckte Versionen für diejenigen, die lieber ein physisches Exemplar nutzen. 


5. Fragen Sie nach Feedback

Es gibt eine einfache Art, Veranstaltungen inklusiver zu gestalten: nachfragen.

Versuchen Sie, im Nachhinein Feedback von den Teilnehmern zu ihren Erfahrungen einzuholen. Was haben Sie gut gemacht? Was hat funktioniert und was nicht? Wie kann die Veranstaltung verbessert oder mehr inklusiv gestaltet werden? Sobald sie alles an Feedback zusammen haben, ist es Zeit, dieses umzusetzen. Und vergessen Sie nicht, es kann sein, dass Sie es nicht immer 100% richtig machen. Inklusion ist ein kontinuierlicher Prozess des Lernens, Zuhörens und Erschaffens einer Umgebung, in der sich jeder wohlfühlt.

Wir sind hier, um Ihnen zu helfen, Ihre Veranstaltungen inklusiver zu gestalten

FVon leicht lesbarer Beschilderung bis hin zu Namensschildern, die dazu einladen, Kontakte zu knüpfen–es sind die kleinen Sachen, die den größten Unterschied machen. Mit MOO können Sie Veranstaltungsdrucksachen und Markenwaren erstellen, die Ihre Gäste unterstützen. 

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