June 1, 2020

Télétravail : comment rester productif

Que vous soyez salarié ou chef d’entreprise, voici nos conseils pour travailler le plus efficacement possible lorsque vous êtes à la maison.

Adopter le bon état d’esprit

Lorsque vous êtes au bureau, le cadre est propice au travail : de nombreux éléments contribuent à vous mettre dans le bon état d’esprit.Vous ne vous en rendez peut-être pas compte au quotidien mais vous le remarquerez en télétravail si vous avez du mal à vous attaquer à vos dossiers. C’est une question d’environnement : on est souvent plus habitué à voir son chez-soi comme un lieu de détente que de travail.” De la même façon,“l’absence de vos repères habituels” peut vous amener à travailler trop et à oublier de faire des pauses qui sont pourtant essentielles.

La solution ? Développer des habitudes de télétravail qui vous préparent à travailler de manière efficace toute la journée. Il ne s’agit pas de passer la journée affalé sur votre canapé avec votre PC portable sur les genoux et Netflix en arrière-plan… ou de travailler jusqu’au milieu de la nuit au lieu de passer du temps en famille ou au lit.


L’habit fait le moine

S’il n’est pas nécessaire de vous mettre sur votre 31 pour une journée de télétravail,  sachez toutefois que vous aurez plus d’énergie en quittant votre pyjama. Soignez donc votre tenue comme si vous alliez travailler : commencez la journée par une bonne douche puis habillez-vous pour la journée.

Suzie Gofrey, la fondatrice de The Sweet Reason Company, se met en tenue de sport tous les matins pour se préparer : « Une fois habillée comme ça, je me sens obligée de faire du sport, même si c’est seulement pour quelques minutes ».

Pour elle, toutes les occasions sont bonnes pour faire du sport. « Je rentre chez moi en courant après avoir déposé mes enfants à l’école pour deux raisons : entretenir ma forme, et parce que c’est plus rapide que de marcher, ce qui me laisse plus de temps pour travailler. Ça ne me prend que sept minutes, ce qui fait que sur une semaine, je gagne plus d’une demi-heure. Quand vous avez votre propre entreprise, chaque minute compte ».

Ne vous asseyez pas tout de suite à votre bureau

Si vous pensiez que l’absence de trajet était l’un des avantages du télétravail, vous vous trompiez ! En fait, se rendre au travail vous permet de vous préparer à travailler, ce qui est plus compliqué lorsque votre maison et votre bureau ne font qu’un.

Inutile de vous offrir un abonnement de transports pour autant ! Commencez la journée en sortant de chez-vous et en marchant un peu (une distance qui vous semble raisonnable). Puis rentrez chez vous et entrez dans votre « bureau » : Vous serez immédiatement plus productif. N’hésitez pas à faire de même à la fin de la journée, en quittant votre bureau et la maison pour laisser le travail derrière vous.

Laissez le travail derrière la porte de votre bureau

Quelle que soit votre activité, vous devez lui dédier un espace séparé, comme une porte que vous ouvrirez le matin et fermerez le soir. Cette barrière physique entre vous et ce que vous devez faire crée une barrière psychologique entre vous et votre « travail ». Vous serez ainsi plus disponible pour votre famille et vos amis, ou même pour regarder la télé après une journée bien remplie.

Si vous n’habitez pas seul, avoir votre propre espace est encore plus important. La porte de votre « bureau » marque l’entrée de votre espace professionnel et c’est ainsi qu’il doit être considéré. Il est important que votre famille, vos colocataires (et vous-même) comprennent que le télétravail est un « vrai » travail.


Tricia Dixon, directrice de la société de conseil JB Medical, précise ainsi : « Même si vous travaillez chez vous, votre travail et l’espace que vous lui consacrez sont tout aussi importants que ceux des personnes qui travaillent dans un bureau au sens plus conventionnel du terme.  Il faut que vous en soyez vous-même convaincu. »

N’oubliez pas de faire des pauses

Lorsque vous travaillez à distance, il peut être tentant de travailler de longues heures d’affilée sans jamais faire de pause. Comprenons-nous bien : s’arrêter pour faire une machine ne compte pas vraiment, pas plus qu’attraper un snack dans le frigo pour manger devant votre écran.

Les sessions de travail “marathon” vous donnent peut-être l’impression d’être productif, mais c’est loin d’être le cas. Vous accorder des pauses vous permettra de vous reposer afin de mieux recharger vos batteries. Et si vous avez vraiment du mal à vous arrêter, essayez de voir les choses à plus long terme : des pauses sont nécessaires pour que vous puissiez tenir sur la durée.

Pour vous aider, vous pouvez régler votre réveil pour qu’il sonne toutes les deux heures. Vous pouvez même le mettre dans la pièce la plus éloignée de votre bureau et en profiter pour vous lever et vous dégourdir les jambes.

Collaborez et communiquez

Que vous soyez le gérant d’une TPE ou un salarié loin du siège de votre entreprise, être en télétravail crée une certaine distance avec vos clients et vos collègues. Heureusement, les nouvelles technologies peuvent vous aider à maintenir un lien avec les autres,  même si Marissa Meyer, PDG de Yahoo, a déclaré qu’être dans la même pièce que ses collègues était essentiel à la collaboration..

Une solution peut être d’adopter des outils de collaboration en ligne (tels que GitHub, Slack ou Trello) afin de partager vos idées et de travailler avec vos collègues et vos clients.

Ces outils sont faciles d’utilisation et polyvalents. Certains incluent des appels audio et/ou vidéo ainsi que des options de partage d’écran pour vous aider à collaborer à distance. De nombreuses entreprises de tous les secteurs d’activité les utilisent, créant leurs propres communautés d’utilisateurs, ce qui vous permet par ailleurs de développer votre réseau et de vous faire de nouveaux contacts.

Parfois, il est cependant indispensable de se voir en personne. C’est, par exemple le cas, lorsque vous devez rencontrer un nouveau client potentiel ou participer à votre entretien d’évaluation annuel avec votre manager. Se retrouver face à face, dans la même pièce,peut vraiment faire la différence. Pourquoi alors ne pas réserver une salle de réunion dans un espace de coworking ? Il s’agit d’un bon compromis, plus intéressant financièrement que la location d’un bureau.

Lorsque vous travaillez à distance, il est important de poser des limites et de clarifier les attentes, autant pour vous que pour vos collègues et vos clients. En effet, au bureau, il est plus facile de gérer plusieurs choses à la fois, d’aller voir un collègue et de déplacer une deadline. Vous devez donc être clair et communiquer de façon proactive sur ce que vous ferez et quand.

Ne comptez pas sur le fait que quelqu’un remarque que votre statut de messagerie a changé : écrivez plutôt un petit message ou appelez pour vous assurer que la personne concernée a bien eu l’information.

Établir ce type de bonnes pratiques vous aidera à gagner la confiance des personnes de votre équipe et à mieux collaborer avec elles, car elles sauront qu’elles peuvent compter sur vous pour faire ce que vous promettez et que vous serez là quand elles auront besoin de vous. Cette clarté, essentielle pour n’importe quelle relation professionnelle, est indispensable lorsque vous travaillez à distance.

Les mêmes principes s’appliquent à vos heures de travail et votre disponibilité, en particulier si vous ou vos collègues travaillez à temps partiel ou dans des fuseaux horaires différents.  Assurez-vous qu’ils connaissent vos « heures de bureau ». Pensez à les ajouter à votre signature de mail pour qu’ils aient toujours cette info à portée de main.

Sinon, il peut également être utile d’ajouter une réponse automatique à votre boîte mail, à votre messagerie instantanée, à votre répondeur et à tous vos autres moyens de communication pour que les autres sachent à quoi s’en tenir lorsque vous ne pouvez pas répondre. Cela vous aidera aussi à vous déconnecter du travail et à atteindre un meilleur équilibre travail/vie personnelle, même si vos lieux de travail et de vie ne font qu’un.

Évitez les distractions et restez concentré

Bien utiliser son temps est la clé pour travailler efficacement de chez soi. Votre maison est pleine de potentielles sources de distraction, et vous devez y faire face. Décourageant ? Peut-être. Insurmontable ? Pas du tout ! À condition toutefois d’avoir recours aux bons outils et aux techniques adéquates

Mais laissez-nous d’abord vous réconforter : selon The Muse, 23% du temps perdu au travail vient des discussions avec les collègues. Voilà déjà quelque chose de gagné !

les distractions les plus courantes pour les télétravailleurs sont : 

  • Les smartphones et les tablettes

Les smartphones, tablettes et autres appareils nomades peuvent être de vrais obstacles à la productivité, surtout si vous regardez votre portable toute la journée. Sachez qu’en moyenne, nous touchons nos téléphones plus de 2500 fois par jour : il est facile de comprendre comment cette habitude peut compromettre notre temps de travail.

Aussi évident que cela puisse paraître, placer vos appareils portables hors de portée réduira les risques de distraction. Essayez de mettre votre portable dans un tiroir ou de le laisser dans une autre pièce pendant un certain temps, pendant que vous vous concentrez sur une tâche.

Si vous avez vraiment du mal à vous séparer de votre téléphone, par exemple parce que vous avez besoin de faire des recherches sur internet ou de passer des appels pendant que vous travaillez, faites en sorte de ne pas recevoir des notifications à tout bout de champ. Mettez votre smartphone en mode « ne pas déranger » pour recevoir seulement des notifications professionnelles pendant vos heures de travail.

  • La télévision et les médias

Il est difficile de se concentrer si Netflix ou les informations attirent votre attention alors que vous êtes censé travailler. N’hésitez donc pas à mettre une barrière entre vous et la télé.

Elle peut être physique, comme une porte fermée, mais aussi mentale, en érigeant les barrières psychologiques qui vous empêcheront de suivre un ou deux épisodes en plein milieu de matinée. Sinon, il ne vous reste qu’à débrancher votre téléviseur pendant la journée, et  le rebrancher le soir pour votre soirée séries.

  • Les tâches ménagères

Faire la vaisselle, la lessive ou passer l’aspirateur ne sont sans doute pas vos activités préférées, mais elles peuvent devenir très tentantes alors que vous devez finir de préparer une grosse réunion.

Pensez au vieil adage : loin des yeux, loin du cœur. Fermez la porte de votre bureau de façon à ne pas voir les tâches ménagères en attente, ou, si ce n’est pas possible, mettez votre panier à linge et votre aspirateur dans un placard où vous ne les verrez pas.

  • Les animaux de compagnie et les enfants

Le parallèle peut sembler osé mais ils sont adorables et exigent beaucoup d’attention… Puisqu’ils ne disposent pas d’un interrupteur, vous pouvez demander à des amis et des membres de votre famille de s’occuper de votre animal de compagnie ou de vos enfants pendant quelques heures. Donnez ensuite la priorité aux tâches qui demandent toute votre concentration lorsqu’ils ne sont pas là.

Si vous vivez en famille ou en colocation, définissez clairement les moments où vous pouvez être dérangé ou non pendant la journée (voilà une autre raison pour laquelle il est utile d’avoir une porte à votre bureau).

  • Les réseaux sociaux

Mais comment travailler efficacement avec tous ces réseaux sociaux sont à portée de main ?

La première chose à faire est de supprimer toutes les applis installées sur votre ordinateur de bureau car elles rendent la consultation compulsive des réseaux sociaux bien trop facile, sans parler des notifications qui interrompent votre concentration.

Une autre stratégie utile consiste à bien gérer vos onglets, surtout si vous avez tendance à garder les réseaux sociaux, votre mail et vos sites préférés accessibles dans des onglets ouverts du matin au soir. Pour certains, cela signifie purement et simplement supprimer les onglets.Pour d’autres, il suffit de ne garder ouvert que l’onglet sur lequel ils travaillent.

Enfin, vous pourriez essayer d’utiliser les réseaux sociaux comme une sorte de récompense que vous vous octroyez après avoir terminé des tâches qui vous rebutent. Répondez à 5 emails de clients pour avoir le droit de passer 5 minutes sur Instagram. Mais attention, pas plus de 5 minutes ! (mettez une alarme si nécessaire) !

  • Se perdre dans ses pensées

Si votre esprit s’égare facilement, même sans distractions extérieures, la méditation peut vous aider à renforcer votre capacité de concentration et d’attention. Même si vous n’êtes pas quelqu’un de très spirituel, la méditation a des effets positifs car elle entraîne votre cerveau à se focaliser et à filtrer les distractions.  Une étude universitaire a même montré les bienfaits de la méditation pour les travailleurs en matière de productivité, de concentration, et de mémoire.

Soyez responsable et concentrez-vous sur vos objectifs

Soyons clair : la pression exercée par le groupe et le fait de travailler sous la direction de quelqu’un jouent un rôle important dans notre motivation au travail. Il est assez facile de se mettre au travail en sachant qu’à tout moment, quelqu’un pourrait passer à côté de vous et voir ce qui est sur votre écran. Travailler de la maison est une tout autre expérience. Vous devez rester seul sur la bonne voie, sans aucune surveillance. Le contraire est d’ailleurs vrai aussi. La structure classique d’une journée de travail au bureau permet de créer un équilibre travail/vie privée qu’il est plus difficile d’atteindre en travaillant chez soi.

Ce qui est vrai pour les tâches quotidiennes l’est aussi pour les objectifs à moyen ou long terme, que ce soit pour votre carrière ou votre entreprise. Garder une vue d’ensemble est plus difficile en dehors du bureau, un cadre où il n’y pas de promotion, de formation, de nouveaux produits/services à développer ou de collègues à encadrer. Quelle que soit votre situation, le fait d’être seul peut vous entraîner, malgré vous, à oublier vos objectifs stratégiques en vous laissant happer par vos activités quotidiennes.  

Ben Bloomermey, co-fondateur de AskHerFriends, pense que travailler de chez vous peut vraiment saper votre concentration : « Il n’y a aucun collègue ou responsable dans les parages pour voir si vous êtes sur Facebook ou Netflix à longueur de journée. Et souvent vos objectifs sont donc souvent très vagues (comme « je veux que développer mon activité ») plutôt que spécifiques (« je dois appeler 50 clients aujourd’hui ») ».

Pour s’assurer qu’il se concentre sur ce qui est important, Ben « décompose les tâches en sous-tâches très limitées et spécifiques », une stratégie qu’emploie aussi Karolina Sieler, fondatrice/gérante de FBIZZ Women Entrepreneurs Hub. La meilleure façon de procéder, conseille Karolina, est de « préparer votre propre description de poste et diviser les tâches entre celles qui sont administratives et celles plus créatives. »

 

« Vous devez trouver une façon d’effectuer un suivi de celles-ci pour maintenir le cap. J’utilise des tableaux personnalisés, et je combine plusieurs outils en ligne comme Asana et Toggl. »  

Une autre idée intéressante est de vous évaluer vous-même. Prenez le temps de regarder ce que vous avez accompli au cours des trois derniers mois, ce que vous auriez pu faire de mieux, et ce que vous envisagez de faire dans les trois prochains mois. Cela peut être très utile pour toutes les personnes qui travaillent à leur compte.

Si vous faites partie d’une entreprise, vous avez peut-être un responsable qui peut faire évaluer votre travail, mais il n’y a rien de mal à développer son sens des responsabilités. Après tout, qui sait si vous ne finirez pas par vous lancer en tant que travailleur indépendant ?

Si vous avez vraiment du mal à vous concentrer, à résister aux tentations et aux distractions, , pourquoi ne pas tester un espace de coworking  ? Vous aurez la sensation d’être au bureau, de ne pas être seul à travailler. Personne ne vous empêchera directement de passer votre journée sur les réseaux sociaux, mais la présence d’autres personnes motivées et productives pourrait vous influencer de manière positive.

Enfin, vous pouvez vous responsabiliser en impliquant d’autres personnes dans vos tâches professionnelles. Si vous êtes salarié, le fait de travailler en équipe peut vous aider à ne pas perdre de vue vos objectifs et vous donner l’envie de vous dépasser. Essayez d’organiser des réunions téléphoniques, ou en vidéo, de façon régulière afin de vous donner un cadre et des deadlines à tenir. Si vous travaillez en freelance, un suivi régulier de vos clients (avec des réunions téléphoniques hebdomadaires ou mensuelles) peut représenter le coup de pouce dont vous avez besoin pour rester concentré sur vos projets.

Travailler  chez soi peut être la meilleure décision que vous avez prise pour votre carrière, mais cela signifie que vous devrez relever certains défis. Voici comment rester motivé quand vous êtes votre propre patron

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