February 11, 2020

7 conseils pour accueillir un nouvel employé comme un pro

Intégrer une nouvelle entreprise peut donner cette impression de premier jour d’école. Vous ne connaissez pas le code Wi-Fi, vous ne savez pas où sont les toilettes. Oui, nous sommes tous passés par là. Pour chasser le trac des premiers jours, il est facile de proposer un coup de main et de faciliter autant que possible l’arrivée des nouvelles recrues au sein de votre entreprise.

Qu’est-ce que l’onboarding et pourquoi est-ce une phase cruciale ?

Il est plus important que jamais de rendre votre personnel heureux. L’employé qui montre de l’intérêt, qui s’investit personnellement et qui se sent valorisé au travail a plus de chances de rester longtemps et d’être plus performant au quotidien. 

Dans l’expérience de chaque employé, il existe des points qui sont plus mémorables et plus significatifs que d’autres. Ces points d’engagement – ou de rupture – sont des moments qui comptent et, vous l’avez deviné, l’onboarding est l’un d’entre eux. 

En soignant la phase d’onboarding de vos nouveaux employés, vous mettez toutes les chances de votre côté pour créer une main-d’œuvre engagée, confiante et épanouie. Vos employés s’intéressent ainsi davantage à votre entreprise et tout le monde y gagne ! Tout cela permet de créer une grande culture d’entreprise.

Apprenez en 7 conseils clés comment accueillir vos nouvelles recrues et créer une culture d’entreprise positive :

1) Préparez votre doc !

Nul doute que votre employé aura beaucoup de questions à vous poser à son arrivée. Et il se peut qu’il ne vous sollicite pas aux moments les plus opportuns. C’est pourquoi une documentation complète, remplie d’informations utiles sur votre entreprise, est un élément essentiel de votre phase d’onboarding.

Rassemblez dans un classeur des documents pratiques sur son rôle et sur l’entreprise en général pour lui montrer que vous vous souciez de son confort.

Un super classeur d’entreprise devrait inclure les éléments suivants :

  • Un plan des locaux, imprimé sur un flyer, qui met en évidence les lieux importants comme la cuisine, les salles de conférence et les distributeurs automatiques pour combler les petits creux.
  • Des Cartes Postales présentant les autres employés dans leur service et accompagnées de brèves descriptions et pourquoi pas de petites anecdotes ? Il sera plus facile pour votre nouvelle recrue de mémoriser les noms de ses collègues et d’engager une conversation.
  • Un calendrier marqué par les événements, les sorties et les réunions d’entreprise. (Et pourquoi pas inclure l’happy hour du bureau !)
  • Un plan du quartier avec des choses sympa à faire aux alentours comme par exemple les théâtres à proximité, les meilleurs restaurants, les bars et les lieux parfaits pour les apéros.
  • La mission de l’entreprise, clairement imprimée sur le papier à en-tête de la société.
  • Une lettre de bienvenue personnalisée.

2) Sortez le grand jeu

Rien ne vaut les cadeaux personnalisés pour souhaiter la bienvenue à vos nouvelles recrues. Prévoyez le stock ! Accueillez vos employés comme les VIP qu’ils sont en leur offrant des t-shirts, du papier en-tête, des autocollants, des tasses, des Cartes de Visite à l’image de la société. Bref, tout ce qui est susceptible de valoriser les valeurs et la philosophie de votre marque.

En plus d’être généreux et de donner à vos nouveaux employés une excuse en béton pour se vanter auprès de leurs amis, offrir des cadeaux personnalisés au moment de l’onboarding est une façon intelligente de leur permettre de se familiariser avec votre culture d’entreprise. Ils seront ainsi plus en phase avec votre marque et vos valeurs et auront le sentiment de faire partie de l’entreprise dès le premier jour.

Vous êtes une marque axée sur le design ? Montrez-le ! Ajoutez quelques articles qui montrent aux nouveaux employés que votre entreprise prend le design au sérieux.

3) Aidez-les à acquérir de nouvelles connaissances

Intégrer une nouvelle entreprise est l’un des moments d’apprentissage les plus importants (et les plus effervescents) qui soient. Pendant les premières semaines, le cerveau de vos nouveaux employés sera sollicité par de nombreuses informations et de nouvelles idées. C’est pourquoi il est essentiel de leur donner les outils nécessaires pour traiter, saisir et trier cette avalanche de nouvelles infos.

Pour ce faire, pensez à utiliser un Carnet de Notes Rigide. Non seulement un carnet d’entreprise est un élément du plus bel effet à rajouter à vos cadeaux personnalisés, mais c’est aussi un outil idéal à offrir à votre nouvel employé pour qu’il puisse prendre note de ce qu’il apprend. Voyez-le comme un outil privilégié réservé à son apprentissage pendant l’onboarding.

Après l’avoir emmené partout avec lui pendant les premières semaines, il pourra observer tout le chemin parcouru une fois qu’il sera bien installé. 

MOO mentor welcome new employee

4) Faites les présentations

En tant que nouvel employé, l’un des aspects les plus intimidants lorsque l’on intègre une entreprise est d’apprendre à connaître ses nouveaux collègues. Rendez ce processus un peu plus facile pour votre nouvelle recrue en effectuant quelques présentations.

Pour cela, vous pouvez demander à votre nouvel employé de se décrire en quelques lignes, et de vous les envoyer avant son premier jour. En accord avec la culture de votre entreprise, demandez-lui de donner une sélection d’anecdotes et de faits amusants qu’il aimerait partager à son propos ainsi que la raison pour laquelle il est enthousiaste de prendre ses fonctions dans l’entreprise.

Ensuite, avant l’arrivée de votre nouvel employé, distribuez des badges nominatifs à tous les membres de votre équipe. Puis, envoyez-leur la présentation de leur nouveau coéquipier sur le papier à en-tête de l’entreprise.

Le reste du personnel saura ainsi qu’il s’apprête à rencontrer une nouvelle tête et la petite biographie de la nouvelle recrue peut s’avérer pratique pour briser la glace. De plus, ça permet d’éviter les questions gênantes comme « Excuse-moi, c’est quoi ton nom déjà ? »

À la place des badges, pourquoi ne pas dessiner un plan de vos bureaux sur un flyer ou sur un papier à en-tête à destination de vos nouveaux employés ? Pour chaque bureau dessiné, ajoutez le nom de la personne et le titre de son poste, ainsi que des informations pratiques comme « s’adresser à Vincent pour tous besoins en papeterie » ou encore « Christine au 3e maîtrise Excel comme personne ».

5) Affichez vos mots de passe

Accrochez des flyers dans vos locaux, là où ils sont le plus utiles, pour éviter toute confusion au sujet des mots de passe ou des codes d’accès. Après tout, votre nouvel employé ne peut pas transporter son classeur partout. Petit récap des informations utiles à afficher : mots de passe Wi-Fi, identifiants des salles de conférence, codes d’accès aux toilettes et instructions pour l’utilisation de l’imprimante.

Petit plus : affichez votre manifeste de marque en grand et en gras dans les espaces communs également, afin que les valeurs de votre entreprise soient bien visibles.

6) Faites appel à des mentors

Le mentorat est toujours une technique très utile aujourd’hui. En associant les nouvelles recrues à des employés plus expérimentés, vous assurez une transition plus en douceur au sein de l’entreprise. Après tout, l’onboarding ne s’arrête pas une fois la première journée de travail finie. Les mentors peuvent répondre aux questions de votre nouveau venu à mesure qu’il s’installe au cours des prochains mois, et le présenter à d’autres personnes au bureau.

Ce type de relation est particulièrement utile si votre nouvel employé a récemment emménagé dans la région et qu’il est encore en train de se recréer un réseau d’amis. Un mentor peut aussi l’inviter à des soirées, suggérer des visites amusantes à faire et être de bon conseil pour l’aider à meubler son nouveau chez-soi.

7) Demandez du feedback

Vous souhaitez savoir si vos nouvelles recrues s’adaptent bien ? C’est tout simple. Il suffit de leur demander ! Les enquêtes d’intégration sont très utiles pour savoir comment vos employés se sentent vraiment, car elles permettent d’éviter que les opinions honnêtes ne soient obscurcies par l’instinct de politesse ou de positivité vis-à-vis d’un nouveau manager. 

Utilisez les enquêtes d’intégration pour prendre des nouvelles de vos nouveaux employés et savoir comment ils ont vécu leurs premiers jours au sein de l’entreprise et ce qu’ils ont pensé du processus d’embauche (ce qui inclue l’offre d’emploi, les entretiens et le processus de candidature). Vous pouvez ensuite utiliser leurs commentaires pour améliorer votre phase d’onboarding. 

 

En suivant ces étapes simples, vos nouveaux employés se sentiront les bienvenus dans votre entreprise. Ils comprendront plus rapidement votre culture et sauront aussi… où se trouvent les toilettes ! Phase d’onboarding réussie.

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