June 1, 2020

Cómo trabajar desde casa eficientemente

Tanto si tienes experiencia trabajando desde casa como si eres novato trabajando desde tu salón, aquí tienes algunos secretos que te ayudarán a triunfar…

Adopta la mentalidad adecuada para trabajar

Cuando trabajas en una oficina, el entorno aporta muchas señales y asociaciones que te ayudan a conseguir el estado de ánimo adecuado para ser productivo. Es posible que no los notes cuando estás allí, pero, cuando trabajas desde casa, su ausencia puede hacer difícil entrar en materia, especialmente si asocias el entorno de tu hogar con la relajación y el ocio. En la misma medida, la ausencia de estructura puede llevarte a trabajar en exceso y olvidar hacer descansos y alejarte de la pantalla, algo muy importante.

Entonces, ¿cuál es la solución? Desarrollar una rutina de trabajo en casa que te prepare para un día de trabajo, no un día acurrucado en el sofá con tu PC y Netflix de trasfondo o trabajando hasta altas horas de la noche cuando deberías estar relajándote en familia.

Vístete para conseguirlo

No necesitas ponerte un traje y abrillantar tus zapatos para trabajar desde casa, pero si te funciona no vamos a discutir contigo.  Pero ponerte algo que te haga sentir competente y energético tiene su recompensa. Empieza el día con una ducha y ponte algo que te haga sentirte preparado para afrontar la jornada.

Para no caer en la trampa de pasar todo el día en pijama sin apenas moverse, Suzie Godfrey, directora de The Sweet Reason Company, se pone su ropa de gimnasio todas las mañanas: “Una vez que me la pongo, me veo obligada a hacer algún tipo de ejercicio, aunque solo sea un breve entrenamiento.”

Suzie incluye algo de ejercicio en su día a día siempre que puede. “Corro hasta casa tras dejar a los niños en el colegio por dos razones, para hacer ejercicio y porque es más rápido que caminar, y así dispongo de más tiempo para trabajar. Aunque solo gane siete minutos cada día, al final de la semana supone algo más de media hora. Cada minuto cuenta cuando diriges tu propia empresa.”

Utiliza un “trayecto” para separar tu jornada de trabajo

No tener que desplazarse a la oficina puede parecer una ventaja cuando trabajas desde casa, pero hacerlo tiene la ventaja de ponerte en “modo trabajo”, algo que puede resultar una lucha cuando tu casa es tu oficina.

Empieza el día saliendo de casa y caminando un kilómetro, o tan lejos como puedas, y camina de vuelta a tu “oficina” en casa. Comprobarás de inmediato que serás más eficiente. Al final del día repite este ejercicio, esto te ayudará a desconectarte de tu trabajo.

Mantén tu trabajo tras una “puerta de oficina”

Incluso si tu oficina es la mesa de la cocina, crea un “espacio de trabajo” con una puerta que abres tras tu “trayecto” y cierras al final del día. Esa barrera física entre tus tareas de trabajo y tu persona actúa como barrera psicológica en tu “mente laboral” y facilita que te centres en tu familia y amigos, o simplemente la televisión, tras un día de trabajo.

Si vives en una casa compartida, crear un espacio dedicado a tu productividad es aún más importante. La puerta de entrada a tu “oficina” indicará tu espacio profesional y deberá ser tratado como tal. Esto es importante para que tus compañeros de casa, y tú, se tomen en serio que estás trabajando, aunque estás en casa.

Tricia Dixon, directora de la empresa de consultoría JB Medical, dice que “cuando trabajas desde casa, tu trabajo y tu espacio de trabajo son tan válidos como el de la gente que trabaja en una oficina tradicional. Y tú debes creerlo firmemente también.”

Haz sonar el despertador cuando es hora de hacer un descanso

Cuando trabajas desde casa, tal vez sea más fácil trabajar muchas horas sin tomar un descanso. Parar para poner la lavadora no cuenta como un descanso, y tampoco ir a la nevera a por algo de comer y volver a tu escritorio.

Tal vez te sientas muy productivo haciendo sesiones maratonianas de trabajo, pero es todo lo contrario. A veces es mejor emplear tu tiempo descansando y cargando las pilas. Si te resulta difícil hacer descansos, intenta verlo desde una perspectiva de crecimiento. Estás planeando tener éxito a largo plazo, por lo que necesitas trabajar de manera que puedas aguantar el ritmo.

Para ayudarte a entrar en la rutina, programa un despertador cada dos horas y colócalo en otra estancia de la casa. Cuando suene, levántate del escritorio, vete a apagarlo y toma un descanso.

Colabora y comunícate

Ya seas el propietario de una empresa pequeña o un empleado remoto que no está ubicado en la oficina, trabajar desde casa te mantiene un poco aislado de tus clientes y compañeros. Pero puedes mantener el contacto fluido con ciertos hábitos y una dosis saludable de tecnología para facilitar la comunicación.

Marissa Meyer, de Yahoo, afirmó con acierto que estar presente en el mismo lugar que tus compañeros de trabajo es fundamental para la colaboración, y, de hecho, se colabora menos cuando se trabaja desde casa.

Una solución es utilizar herramientas de colaboración online como GitHub, Slack y Trello para compartir ideas y trabajo con compañeros y clientes. Estas herramientas son multifacéticas y algunas plataformas incluyen llamadas de voz y vídeo y opciones de uso compartido de pantalla, lo que ayuda a la colaboración cuando se trabaja desde casa. Son muy populares en numerosos sectores empresariales y tienen sus propias comunidades, lo que te permite desarrollar tus redes de contactos y conectar con gente nueva.

Aunque en ocasiones una reunión cara a cara es indispensable. Por ejemplo, si tienes que conocer a un cliente potencial o atender a una revisión anual con tu jefe, estar en la misma habitación puede ser fundamental. En estas situaciones, la mesa de tu cocina no será suficiente. Siempre puedes reservar una sala de reuniones en un espacio de coworking, una solución ideal porque no conlleva los mismos gastos generales de alquiler que una oficina propia.

Cuando trabajas remotamente, es importante establecer márgenes y expectativas, tanto para ti mismo como para tus compañeros o clientes. Cuando trabajas en una oficina, es fácil acercarte al escritorio de alguien para compaginar fechas de entrega o reorganizar planes, pero cuando trabajas de forma remota, no tanto. Por eso es muy importante ser claro y proactivo comunicando lo que harás y cuándo lo harás.

No confíes plenamente en que alguien haya visto un email sobre un cambio de planes, haz un seguimiento con un SMS o una llamada para cerciorarte de que lo han recibido.Establecer prácticas consistentes como estas te ayudará a fomentar la confianza y la cooperación con miembros de tu equipo, porque tendrán la certeza de que pueden confiar en ti para hacer lo que has dicho que ibas a hacer y que estarás ahí si se te necesita. Y esto es esencial en cualquier relación profesional, e incluso más cuando trabajas remotamente.

Lo mismo sucede a la hora de dejar claros tus horarios y disponibilidad, especialmente si tú u otros en tu equipo trabajan a tiempo parcial o en diferentes zonas horarias. Asegúrate de que todos conocen tus “horas de escritorio”. Una opción es incluirlas en tu firma de email para que así la información esté siempre disponible.

Otra medida útil es añadir una respuesta automática a tu email, SMS, buzón de voz y otros canales de comunicación para que todos sepan cuándo no estás disponible. Esto puede ayudarte a desconectar y establecer un buen equilibrio entre tu vida personal y laboral, incluso cuando tu lugar de trabajo y tu hogar se encuentran bajo el mismo techo.

Evita la distracción y mantente centrado

Cuando trabajas desde casa, saber cómo emplear tu tiempo eficientemente es aún más importante de lo que lo es en la oficina. Te enfrentas a un entorno lleno de distracciones potenciales, y estás solo frente al reto. ¿Un desafío? Tal vez. ¿Factible? Totalmente, siempre y cuando dispongas de las herramientas y técnicas adecuadas.

Pero no te preocupes, según The Muse, el 23% del tiempo desaprovechado en la oficina se debe a la socialización con otros compañeros. Por lo menos tú, en casa, no tienes ese problema.

Aquí tienes algunos factores comunes de distracción para aquellos que trabajan desde casa:

Móviles y tabletas

Los móviles, tabletas y otros dispositivos pueden convertirse en auténticos chupópteros de la productividad, especialmente si tienes tendencia a estar pendiente del móvil a todas horas. Como promedio, consultamos nuestros teléfonos más de 2.500 veces al día, por lo que es fácil observar cómo el hábito puede afectar a tu tiempo de trabajo.

Sonará obvio, pero colocar estos dispositivos fuera de tu alcance reducirá su poder de distracción. Prueba a meter tu móvil en un cajón o a dejarlo en otra habitación mientras te concentras en tus tareas de trabajo.

Si eres reticente a alejarte de tu móvil, ya sea porque tienes que hacer consultas o llamadas mientras trabajas, siempre puedes reducir su tendencia a sonar en un mal momento. Configura la función de “no molestar” en tu móvil durante la jornada laboral para recibir tan solo aquellas notificaciones referentes a tu trabajo.

TV y medios de comunicación

No puedes meter un televisor en un cajón, pero puedes poner una barrera entre él y tú si sientes la tentación de ver Netflix, Hulur o ESPN durante tus horas de trabajo.

La barrera puede ser física, como una puerta en tu “oficina en casa”, o de comportamiento psicológico, para hacer más difícil caer en la tentación de ver un episodio o dos de tu serie favorita a media mañana. Prueba a desconectar por completo la televisión durante el día, para así tener que empezar de cero para conectarla de nuevo antes de tirarte en el sofá y darte un atracón televisivo.

Tareas domésticas

En circunstancias normales, tareas como fregar platos, poner la lavadora o pasar la aspiradora tal vez no sean tus labores favoritas, pero pueden convertirse en una auténtica tentación cuando la alternativa es preparar una reunión.

En esta situación, “ojos que no ven, corazón que no siente” es la regla de oro. Cierra la puerta de tu “oficina” para evitar tener a la vista esas tareas domésticas pendientes. Pero si no tienes esta opción, pon la cesta de la ropa y la aspiradora dentro de un armario para que no llamen tu atención.

Mascotas y familia

Aunque son adorables, so se puede negar que también son exigentes. Pero no tienen un interruptor para apagarlos, así que deberías considerar pedir la ayuda de amigos y familiares para despreocuparte de tu mascota e hijos y priorizar aquellas tareas de trabajo que requieren toda tu atención mientras no están presentes.

Si tienes familia, o compartes una casa, establecer normas para evitar distracciones durante tus horas de trabajo puede ser de gran ayuda, y ese consejo sobre tener una puerta en tu “oficina” puede ser muy útil en estos casos.

Redes sociales

Están ahí mismo en tu PC, y están diseñadas para absorber horas de tu tiempo. ¡Una auténtica pesadilla! ¿Qué puedes hacer al respecto?

Lo primordial es borrar cualquier aplicación en la pantalla de escritorio de tu PC, porque solo facilitan que consultes tus redes sociales mediante notificaciones automáticas que pueden interrumpir tu concentración continuamente.

Otra estrategia es ser disciplinado con las pestañas del navegador, especialmente si eres propenso a tener tus cuentas de redes sociales, correo web y sitios web favoritos abiertos en pestañas de fondo permanentemente. Para algunos esto consistirá en eliminar esas pestañas por completo. Para otros, será suficiente con recordar cerrar todas las pestañas excepto aquella en la que se está trabajando.

Por último, prueba a utilizar las redes sociales como recompensa por completar tareas poco apetecibles. Responde a 5 emails y después echa un vistazo a Instagram durante 5 minutos. Pero asegúrate de que solo son 5 minutos, pon el cronómetro si es necesario.

Falta de concentración

Si no te puedes concentrar incluso sin distracciones externas, un poco de meditación puede ayudarte a fortalecer tu concentración y reorientar tu atención hacia tus tareas pendientes. Incluso si no eres una persona espiritual, la meditación puede ayudar a tu motivación cuando trabajas desde casa, ya que entrena a tu cerebro a concentrarse y filtrar las distracciones. Incluso hay estudios académicos que demuestran que la meditación beneficia la productividad, la concentración y la memoria en los trabajadores.

Sé responsable y cumple tus propósitos

Seamos honestos, la presión de los compañeros y la supervisión desempeñan un papel importante impulsando nuestra motivación en el trabajo. Es bastante fácil ponerse en marcha y continuar con un proyecto de trabajo cuando el jefe puede presentarse en cualquier momento y ver qué tienes en la pantalla de tu ordenador. Pero cuando trabajas desde casa, no puedes contar con esto para mantener el ritmo. Lo mismo sucede con el exceso de trabajo, un día de trabajo en la oficina te proporciona automáticamente un grado de equilibrio entre la vida laboral y la personal, y esto es más difícil de lograr en casa.

Lo mismo sucede con grandes propósitos y planes relacionados con tu carrera o pequeña empresa. Estar atento a tus metas y objetivos es más difícil cuando no estás en una oficina, como conseguir un ascenso, nuevas cualificaciones, desarrollar nuevos productos o servicios o ser el mentor de otros empleados. Cualquiera que sea el caso, tus objetivos pueden quedarse en el camino y ser eclipsados por otras actividades diarias cuando no hay nadie más alrededor para ayudarte a ajustar tu perspectiva.

Ben Blomerley, cofundador de AskHerFriends, cree que “trabajar en casa puede debilitar considerablemente tu enfoque. No tienes compañeros ni jefes para comprobar si te pasas el día en Facebook o Netflix. Y a menudo apuntas a un objetivo grande e indeterminado (“Quiero que este negocio tenga éxito”) en lugar de a un objetivo específico (“Hacer 50 llamadas hoy”).”

Para asegurarse de que se concentra en lo importante, Ben “divide las tareas en porciones pequeñas y claras”, una estrategia que también emplea Karolina Sieler, fundadora y propietaria de FBIZZ Women Entrepreneurs Hub. Karolina aconseja que la mejor manera de hacerlo es “preparar tu propia descripción de funciones y separar las tareas en administrativas y aquellas más creativas.”

“Después debes encontrar la manera de llevar un seguimiento de dichas tareas para asegurarte de que te mantienes en el buen camino. Yo utilizo hojas de Excel personalizadas que combino con herramientas online como Asana and Toggl.”

Otra idea es hacer una revisión personal trimestral. Siéntate con un cuaderno o tu PC y examina lo que has conseguido en los últimos 3 meses, lo que hubieras podido hacer mejor y lo que planeas conseguir en los próximos 3 meses. Esto puede ser realmente útil para trabajadores autónomos.

Si formas parte de una empresa, tal vez tengas el lujo de hacer esto con uno de tus jefes, pero no hay nada malo en desarrollar tu propia forma de mantenerte al día con tus responsabilidades. Al fin y al cabo, nunca se sabe cuando puede aparecer la oportunidad de trabajar para ti mismo.

Si tus mayores retos son la distracción y la concentración, deberías pensar en probar un espacio de coworking. Es una manera de sentirse como en una oficina y acompañado mientras haces tu trabajo. Aún así, no habrá nadie que te detenga echando un vistazo a las redes sociales la mayor parte del día, pero tal vez estar rodeado de otra gente que está en “modo productivo” se te contagie.

Por último, puedes fomentar tu responsabilidad involucrando a otros en tus tareas de trabajo. Si eres un empleado, trabajar en un proyecto de equipo con gente en la oficina te puede ayudar a sentirte más conectado con tus objetivos y motivado para conseguir más logros. Prueba a organizar reuniones regulares por teléfono o videoconferencia para organizarte mejor y fijar una fecha límite de entrega y establecer un objetivo en tu trabajo. Para trabajadores autónomos, el contacto regular con clientes y una llamada semanal o mensual de seguimiento puede proporcionar el empuje necesario para mantener el enfoque en los proyectos.

Trabajar desde casa puede ser lo mejor que hayas hecho nunca por tu carrera, pero a menudo viene acompañado de grandes retos. Descubre cómo mantenerte motivado cuando necesitas ser tu propio jefe

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