Cómo prepararse para una feria con bajo presupuesto

Las ferias comerciales son una buena manera de dar a conocer tu marca y hacer contactos en tu industria. Así se consigue hacer un evento excepcional, incluso si tu presupuesto es limitado.

Una feria comercial puede darle un gran empuje a tu negocio, y te permitirá aumentar tu audiencia y forjar nuevas relaciones con potenciales vendedores,  proveedores y clientes en poco tiempo. Pero estos eventos pueden ser costosos, especialmente si la tarifa de expositor es elevada.

Hay muchos tipos de ferias comerciales, desde ferias universitarias a exposición de productos o eventos de industrias determinadas. Cualquiera que sea el evento para el que te estás preparando, aquí tienes algunas ideas para ayudarte a sacar el mejor partido a tu presupuesto dedicado a la feria comercial y hacer destacar tu stand, incluso si estás compitiendo con empresas más grandes.

1. Haz una lista de preparaciones

Tan pronto como reserves tu participación en el evento deberás elaborar una lista de tareas que necesitas organizar y preparar para el gran día. Cumple con esa lista de tareas indispensables para mantener tus preparativos al día, así podrás mantener la calma durante la planificación y evitarás también costosas tarifas de última hora de los proveedores.

Divide tu lista según el tiempo que deberás dedicar a cada tarea. Por ejemplo, si planeas contratar a ayudantes para el día del evento, necesitarás ponerte a buscar lo antes posible, mientras que imprimir tarjetas de visita extra solo te llevará 24 horas.

2. Crea relaciones, negocia descuentos

Es probable que durante la preparación de la feria trabajes con diferentes proveedores y vendedores, y tal vez algunos de ellos puedan ofrecerte una oferta o un descuento por compras grandes.

Si eres concreto sobre el presupuesto del que dispones tal vez ello incite a proveedores y vendedores a ofrecerte sus mejores tarifas disponibles, al fin y al cabo, ellos también están interesados en vender.

Hazles saber lo que quieres conseguir con el presupuesto del que dispones. Seguramente ellos han trabajado antes con diferentes empresas y podrán sugerir cómo puedes sacar el mejor partido de sus productos o servicios.

Para fomentar las relaciones con los proveedores, intenta hacer reservas o consultas por teléfono en lugar de hacerlo por email o de manera electrónica. así podrás hablar y explorar tus opciones con una persona real, como incluir soporte de diseño o gestión de proyectos, antes de comprometerte a hacer cualquier transacción.

3. Crea diferentes materiales impresos para diferentes audiencias y objetivos

Las ferias comerciales pueden ser todo un torbellino de flyers, postales y folletos, por lo que debes ir equipado con tus mejores materiales de promoción impresos si quieres destacarse entre la multitud. Pero ¿cómo conseguirlo cuando tienes un presupuesto ajustado?

Una opción es ajustar tu material publicitario imprimiendo menos cantidad de flyers de alta calidad con diferentes diseños para diferentes audiencias. Printfinity de MOO es perfecto para ello, ya que te permite imprimir hasta 50 diseños diferentes en una sola tirada.

Crea diseños diferentes para flyers o postales para diversas audiencias. Por ejemplo, podrías hacer un flyer para empleados potenciales con la frase “trabaja con nosotros”, otro para clientes con “últimos productos” u otro para vendedores con “comercializa nuestros productos”. Así, en lugar de tener demasiados Flyers, puedes dar el flyer más adecuado a la persona adecuada, y aumentar así las posibilidades de que lo lean y le presten atención. ¡Y no olvides imprimir etiquetas identificativas para tu equipo también!

Para clientes, puedes incluir códigos de descuento u ofertas especiales que pueden canjear en tu stand el día del evento o en tu página web durante un periodo más largo.

Producir múltiples versiones de tus flyers es mucho más fácil si dispones de una plataforma centralizada versátil para tus plantillas, como la que se proporciona con un plan de suscripción del Servicio para Empresas de MOO, en la que puedes alternar fácilmente entre tus diferentes diseños.

4. Consigue el ratio adecuado de Flyers

Muchos expositores en ferias comerciales se concentran en imprimir gran cantidad de flyers y tarjetas para el evento, con la excusa de que cuanto mayor sea el pedido mejor será el precio y siempre podrán usarlos en otros eventos. Pero ¿quién dice que tienes que elegir cantidad por encima de calidad

Lo mejor es calcular la cantidad de flyers y tarjetas de tu pedido en función del número de asistentes. No cada asistente se llevará un flyer, así que es bueno saber que tu pedido debería ser inferior al número total de asistentes.

El tamaño del evento también juega un papel importante, si es una feria pequeña cada asistente tendrá más oportunidad de visitar cada stand antes de aburrirse o cansarse, así que el ratio estaría entorno al 75%. En un evento más grande, una proporción menor del número total de asistentes visitará el stand de tu marca y se llevará un flyer, por lo que el ratio será inferior, alrededor del 50%.

5. Aprovecha el uso del smartphone

Vale la pena recordar que en la era del smartphone no todo el mundo necesita llevarse un flyer para conseguir información sobre tu marca.

Con esto en mente, piensa en usar posters y otros materiales de marketing impresos de tamaño más grande para compartir información. Además de llevarse un flyer, los visitantes pueden fotografiar con su móvil tu lista de precios, tu perfil de redes sociales y códigos de ofertas especiales que mostrarás en tu stand.

Así puedes adaptar tu estrategia e invertir en pequeñas cantidades de material publicitario impreso en papel con un diseño encantador sin agotar tu presupuesto. Y, además, los visitantes también pueden compartir fácilmente información sobre ti con amigos y seguidores en redes sociales publicando las fotos que tomen en tu stand.

6. Cuenta con obsequios que gusten al público

Obsequios como Notebooks premium con el logo de tu empresa, o un descuento tentador en tus productos y servicios, pueden ser el secreto del éxito de tu stand entre los visitantes. Incluso productos más asequibles como los adhesivos pueden ser lo suficientemente codiciados como para despertar la curiosidad de los asistentes hacia tu stand, siempre que los diseños sean interesantes y atractivos.

Si dispones de poco presupuesto, invierte en menos obsequios y haz que conseguirlos sea divertido. Incluso si solo tienes unos pocos para repartir, la escasez puede aumentar su atractivo y el interés que despiertan.

Puedes ampliar tu alcance promocionando su sorteo en canales sociales e invitando a seguidores que tal vez asistan al evento a pasar por tu stand y tener la oportunidad de ganar.

Una opción popular es usar tarjetas de visita como boletos para el sorteo de premios premium. Recoge las tarjetas de los visitantes y mételas en una caja durante el evento y elige un ganador a una hora determinada, usa la información de contacto en la tarjeta para hacerles saber que han ganado.

Puedes hacer esta idea más participativa y creativa, algo que a menudo funciona bien en eventos estudiantiles o ferias universitarias. Los visitantes pueden participar en el sorteo con un desafío divertido, como dibujar tu logo en una nota adhesiva o hacerse una selfie y publicarla en Instagram con tu hashtag. Elige a los ganadores entre los que más te gusten, o simplemente elige al azar.

¿Te estás preparando para una feria comercial? Ponte en contacto y descubre cómo con el Servicio para Empresas de MOO te puede ayudar a prepararte. Rellena el siguiente formulario y un atento Administrador de Cuenta se pondrá en contacto para ayudarte a empezar.