Haz visible el progreso: saca tu trabajo del navegador

Puede que tu equipo haya tenido una semana sumamente productiva, pero nunca lo sabrías tan solo mirando a tu alrededor en la oficina. 

Hoy en día, el trabajo deja muy pocos rastros. Los logros de los proyectos se diluyen entre las pestañas del navegador, hilos de emails, tableros de control y documentos compartidos.

Cuando todo sucede tras una pantalla, es fácil perder de vista lo que está ocurriendo. Por eso, tu trabajo merece tener de nuevo una presencia física.

No se trata de sustituir las herramientas digitales ni de desconectarse, sino de dar visibilidad al trabajo al que quieres que la gente preste atención.

Trasladar planes, prioridades y grandes logros al espacio físico de trabajo puede dar visibilidad al trabajo invisible, dando a todos una idea más clara de hacia dónde se dirigen las cosas.

Ahí es donde entra en juego la impresión. Aquí te explicamos cómo usarla para sacar lo importante del navegador y darle visibilidad.

Puntos clave

• Hacer visible el progreso puede ayudar a los equipos a mantener el enfoque en hacia dónde se dirige el trabajo.
• Los estudios demuestran que es más probable que la gente alcance sus objetivos cuando se hace un seguimiento de su progreso, especialmente cuando lo comparten o queda registrado físicamente .
• Las Postales y los Adhesivos pueden convertir objetivos y logros en algo que todo el equipo puede, literalmente, ver.
• Las herramientas clásicas como Agendas y Notepads pueden ayudar a sacar las prioridades de tu mente y plasmarlas en papel.
• La impresión funciona mejor junto con las herramientas digitales, dando una presencia física a los trabajos importantes fuera de la pantalla.

Da visibilidad al plan

También existe ciencia sólida que respalda el seguimiento del progreso. Un total de 138 estudios realizados coinciden en que la gente que hace un seguimiento de su progreso tiene más probabilidades de alcanzar sus objetivos, especialmente si se registra físicamente o se hace público.

Si algo merece ser destacado, no lo dejes a tres clics de distancia en una plataforma de gestión de proyectos.

Cómo usar Postales para hacer seguimiento de tu progreso:

• Asigna a cada objetivo su propia tarjeta. Utiliza las Postales MOO para señalar los proyectos en desarrollo y, a medida que avanza el trabajo, desplázalas por el tablero de control.
• Haz visibles los plazos de entrega. Coloca las fechas importantes en un lugar donde todo el equipo pueda verlas.
• Crea una gratificante lista de “tareas completadas”. Dedica una Postal a cada tarea completada, en lugar de dejar que desaparezca en un panel de control.
• Usa el diseño a tu favor. Con Printfinity, cada Postal de un paquete puede tener un diseño diferente, para distinguir de un simple vistazo proyectos, equipos o etapas.

Visibiliza la meta

¿Has notado alguna vez que te sientes más motivado para terminar una tarea cuando ves que el final está cerca? 

Los científicos del comportamiento lo llaman efecto de gradiente de meta, que indica que nuestro esfuerzo puede aumentar a medida que sentimos que nos acercamos a un objetivo. Un estudio demostró que los participantes en un programa de fidelización de una cafetería compraban café con mayor frecuencia cuanto más se acercaban a conseguir la recompensa.

Si un equipo puede ver cómo un proyecto pasa del 20% al 80%, o cómo disminuye el número de tareas pendientes, la meta empieza a parecer mucho más real.

Cómo usar Adhesivos para destacar logros: 

Los Adhesivos son una forma fantástica de convertir cada etapa de un proyecto en algo visible.

• Marca cada etapa. Crea un Adhesivo para cada logro importante y pégalos en el tablero a medida que avanza el proyecto.
• Premia los logros. Usa Adhesivos como “aprobado”, “lanzado” o “hecho” para dar reconocimiento a las etapas completadas.
• Codifica el recorrido por colores. Usa diseños diferentes para distintos equipos, fases o prioridades.
• Haz que los logros sean coleccionables. Asigna a los proyectos de mayor envergadura su propio juego de Adhesivos, para que cada etapa completada se perciba como un logro digno de ser celebrado.
• Crea un registro visual. Coloca Adhesivos en una pared o tablero para que todos puedan ver el avance del proyecto.

Anótalo

La visibilidad no solo es útil para el equipo, también puede serlo para tu cerebro.

Los psicólogos lo llaman descarga cognitiva, es decir, usar algún elemento, como una nota escrita o un recordatorio, para reducir la carga cognitiva de una tarea. En lugar de tener que recordar cada plazo, acción e idea por concretar, trasládalos a un lugar físico. Puede ser un Notepad personalizado MOO para las tareas diarias o una Agenda para organizar y priorizar las tareas de mayor envergadura.

Cómo usar Agendas para convertir los objetivos en algo real:

Las herramientas clásicas dan cobijo a las prioridades fuera de la pantalla.

• Divide los proyectos grandes en etapas más pequeñas. Usa una Agenda MOO para convertir los objetivos a largo plazo en algo que realmente puedas abordar semana a semana.
• Saca las prioridades de tu cabeza. Ponerlas por escrito otorga un lugar físico a los próximos pasos importantes. 
• Identifica qué sigue necesitando atención. Un plan semanal hace más fácil detectar qué está avanzando y qué está empezando a desviarse.
• Empieza cuando lo necesites. Como la Agenda MOO no tiene fechas, puedes empezarla al comienzo de cada nuevo proyecto, trimestre o periodo de gran actividad.

Saca tu trabajo del navegador y dale visibilidad 

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