Hora de cambiar y renovar la manera en la que trabajamos

La sobrecarga está debilitando la productividad y la confianza en centros de trabajo a nivel mundial, y esto cuesta a la economía casi un billón de dólares. El mal uso de las herramientas de gestión de trabajo no sólo distorsiona la percepción de los empleadores en cuanto a la productividad de los empleados, también conduce a los trabajadores a un ciclo de comportamientos contraproducentes. Impulsado por la búsqueda mal orientada de la máxima productividad, este problema sistémico lleva al agotamiento, la falta de compromiso y la decepción empresarial. Es hora de cambiar nuestro enfoque sobre la gestión del trabajo, reconocer su impacto en la confianza entre los empleados y la empresa y la genuina productividad que en un principio se debía mejorar.

La sobrecarga, un problema global

Pero no debemos malinterpretar, no se puede gestionar lo que no se puede medir, y esto es tan acertado como repetido. Crear un ambiente que alienta al personal a engañar a los empleadores no es inteligente, y conduce a los empleados a otros comportamientos contraproducentes que acaban yendo en contra de los intereses de la empresa. Si tenemos en cuenta los datos de Atlassian, que sugieren que el empleado medio considera que el 50% del tiempo dedicado a reuniones es una pérdida de tiempo, tenemos un problema global.

El entorno empresarial postpandemia es tambaleante y agitado, y busca continuamente la máxima productividad. Esto viene impulsado por individuales expertos en tecnología, empresas como Calend.ly, Acuity, y la cultura del trabajo duro y la incertidumbre económica. Las empresas no quieren verse sumidas en tal desorden, pero el problema se ha vuelto casi general. La búsqueda de la productividad perfecta por encima de los resultados reales es la fisura, y los directivos están buscando la próxima solución mientras simultáneamente sobrecargan a los trabajadores, llevándolos al agotamiento, el malestar y, peor aún, el engaño empresarial. Así es, las empresas prefieren pagar a los empleados para que les mientan sobre su productividad que arreglar sistemas y extrañas políticas de empresa que fomentan la idea de que estar muy ocupado es mejor.

La tecnología ha hecho que sea más fácil que nunca asignar responsabilidades a una persona, sin consideran los múltiples elementos que intervienen por ejemplo en las reuniones: quién, por qué, duración, resultados necesarios, rendimiento necesario. Desde esa reunión donde se “cubre todo” y a la que asisten todos, pero realmente solo necesitaban asistir tres personas, hasta las reuniones que “deberían haber sido un email”, donde la actualización era de una línea, pero se convirtió en una reunión de 30 minutos con PowerPoint incluido. Los calendarios se llenan, pero las reuniones no son más productivas. En cambio, las herramientas están entrometiéndose con los empleados y se utilizan como látigos virtuales, ya sea eventualmente o cuando llega el momento de revisar su productividad. Así que el problema en sí es la falta de confianza. La mayoría de las empresas simplemente no confían en que sus empleados hagan su trabajo, pero carecen de la estructura y el liderazgo para monitorearlos correctamente y garantizar que todos disponen de lo que necesitan para tener éxito. 

Todos sabemos que la mayoría de las empresas existen para ganar dinero y generar valor para los accionistas, pero cada vez somos más los que vemos que ese modelo se derrumba por sí solo. No necesitamos empezar de cero, pero existe ciencia e información fehaciente que puede ayudar a que todos salgan ganando. La ciencia es clara: las reuniones continuas sin descansos disminuyen la capacidad de atención, reducen el compromiso y debilitan la toma de decisiones.

Reconsiderar la producción en tiempos de incertidumbre

Las herramientas tienen sólo parte de la culpa, al fin y al cabo, sólo están haciendo lo que “nosotros” les decimos que hagan. A menudo, el “nosotros” son los altos directivos. El problema es que no configuramos estas herramientas con normas que van a favor de la ciencia o del individuo. El Equipo de ingeniería de factores humanos de Microsoft descubrió que las reuniones consecutivas disminuyen la productividad y la concentración, pero ¿alguna de las herramientas alerta a la gente de que se acaba de organizar una reunión y que no van a tener tiempo de ir al baño? La respuesta es no. Imagina que tu calendario fuera una herramienta para maximizar tu impacto y no solo las horas trabajadas: un coach de productividad saludable. La IA ayudará en breve con ello, y se espera que esa tendencia emerja en los próximos 24 meses. Ya estamos viendo brotar a este comportamiento, y la gente está empezando a cargar capturas de pantalla de sus calendarios en herramientas como ChatGPT y solicitando consejos para mejorar la organización de sus tareas.  

Ahora trasladémonos a un escenario en el que las herramientas vienen integradas con normas de productividad que realmente ayudan al empleado a crear su mejor trabajo y no solo parecer ocupado. Imagínate que, cuando enciendes el PC, te pregunte cómo te sientes (¡o contar con dispositivos portátiles que tomen esas decisiones por ti!). ¿Podríamos cambiar y reprogramar automáticamente las reuniones en función de haber dormido mal la noche anterior? Estamos evolucionando hacia un lugar de trabajo más privado y sensato gracias a los campos de la IA y del aprendizaje automático.

El quid de la cuestión radica en la errónea idea de que un calendario repleto es sinónimo de indispensabilidad y productividad, que a menudo es doblemente deficiente durante períodos de escaso crecimiento económico. Un sistema de ideologías incentiva a los empleados a llenar sus agendas con reuniones, a menudo consecutivas, sin tener en cuenta el trabajo real que deben realizar fuera de estos compromisos. El resultado es una plantilla que parece ocupada, pero que probablemente es menos efectiva, ya que las tareas más relevantes pueden dejarse de lado en favor de las apariencias.

La trampa de la confianza

El punto más importante aquí es la confianza. Las empresas deben dejar de considerar que el no trabajo no funciona. Los descansos entre reuniones deben considerarse imperativos y no etiquetarlos como tiempo improductivo. Los directivos deben detectar los patrones consecutivos y trabajar con ellos para asegurarse de que están solucionando los problemas, y no reforzando una extraña política de condecoraciones continuas. Son tiempos difíciles y todos pueden esforzarse más si disponen de tiempo, pero ¿qué sucede cuando necesitas que se esfuercen más pero no disponen de tiempo? Probablemente nada bueno. 

La confianza, especialmente en periodos de incertidumbre económica, es crucial para mantener la estabilidad y la motivación entre los empleados. Las crisis económicas y la volatilidad del mercado aumentan la inseguridad laboral y los niveles de estrés entre los empleados. En esos periodos, reforzar la confianza valorando las contribuciones reales por encima de las aparentes puede dar a los empleados una sensación de estabilidad y pertenencia y reducir la costosa rotación. El cambio cultural de pasar de valorar la percepción de estar ocupado a reconocer el rendimiento efectivo no es simplemente un cambio en las tácticas operativas, sino una transformación en los valores organizativos, otro factor clave que influye en este tema. Observo más que nunca que los empleados no conocen cuáles son los valores de la empresa ni, de hecho, el propósito y la misión de esta. Desarrollar esto, y no mediante el saludo a la mascota animada al entrar en la oficina o recitando el eslogan de la empresa antes de cada reunión en Zoom, es importante para vincular equipos híbridos, fomentar buenos comportamientos entre compañeros de trabajo y, en general, cultivar un ambiente de confianza.

Pasar a la acción

La situación es tan comprensible como indeseable. No estoy pidiendo que se prohíban las aplicaciones de gestión de trabajo, solo las malas normas que las gobiernan. Están ocurriendo muchas cosas, y los directivos y empresarios necesitan, por lo menos, pensar en el coste de recursos humanos. Si gestionas demasiado a alguien para que tenga más tiempo libre, o asista a terapia, no solo estarás perjudicando a esa persona, también estarás poniendo en riesgo a departamentos y a la empresa en sí, y también estarás incrementando los costes. El coste de reemplazar a un empleado no ha disminuido, el coste medio se estima en unos 30.000 dólares. Según Bamboo HR, un empleado que gana 80.000 dólares podría terminar costándole a la empresa casi un cuarto de millón, debido a las repercusiones en cadena (costes indirectos) y los costes directos. Resumiendo, no hay suficiente comida gratis en el mundo para convencer a alguien de que no te burlaste del pobre Simón, simplemente has demostrado que crees que puedes comprarle.

Este es un momento difícil para todo el mundo. El avance de la IA, la recesión económica, la incertidumbre política y las libertades que antes estaban aseguradas, ahora están en entredicho. Si quieres que tus empleados realmente se presenten a trabajar y no sean solo una extraña versión de Don Draper, apóyales y confía en ellos para que no te mientan. Así que, ¿cómo pasar a la acción en este punto? Pregúntate ¿cómo ayuda activamente nuestra política de calendario a reducir el agotamiento y la desilusión con las prioridades de la organización entre los empleados? Si no puedes citar cinco maneras, tómate tiempo para pensar y preguntarte por qué y empieza a dar solución al problema.

Las herramientas que están marcando la diferencia

Las herramientas para mejorar las reuniones están disponibles, pero se trata de encontrar la herramienta que mejor se adapta a ti y al trabajo a realizar. En mi caso, yo visito clientes, oradores y patrocinadores, así que creo diferentes secciones en el Hardcover Notebook de MOO personalizado con el logo de TBD usando Post-its para crear diferentes pestañas que me ayudan a cambiar entre diferentes enfoques mientras sigo conservando todos los detalles.

Pero online es diferente, porque tienes a mucha gente en diversas ubicaciones y con necesidades diferentes. Herramientas como Loom, una herramienta de mensajes de vídeo que permite a los usuarios crear y compartir vídeos, permite la comunicación asincrónica. Realizar comunicaciones directas durante las reuniones puede permitir a las empresas eliminar por completo algunas reuniones o hacer que las reuniones necesarias sean mucho más fructíferas. La estrategia de reuniones de Amazon es famosa por su enfoque y los elementos de resultados futuros deseados. Implementar resúmenes de una página y crear posteriores tareas al estilo de un comunicado de prensa antes de comenzar las reuniones puede ayudar a muchas empresas a mejorar las reuniones, para que sean más productivas, y unir a los equipos. Miro es otra herramienta que puede ayudar a las empresas a mejorar no solo reuniones, pero la comunicación también, usando un estilo de comunicación visual con pizarras virtuales. Gousto tiene los “miércoles sin reuniones”, que es un enfoque algo radical (una vez más, las reuniones no son negativas), y les está funcionando. Y ahí está la clave: hay que encontrar un sistema que funcione para tu plantilla y revisarlo continuamente.

Sobre el autor: Paul Armstrong dirige TBD Group, y ayuda a sus clientes a ver las cosas a través de sus eventos y productos de asesoramiento e inteligencia. Esceribió  “Disruptive Technologies” y creó TBD Conference a partir del libro (MOO es socio). También creó la serie “¿Qué has hecho ____ haces esta semana?”, que cuenta con versiones de Amazon, Google y OpenAI. Paul colabora regularmente con The Information, Cool Hunting y otros medios. Experto con reputación en tecnología y tendencias para FT, WSJ, BBC y CNN, también es un orador muy solicitado en empresas y conferencias por su honesta visión de la tecnología, el cambio y el futuro. Pero se le puede sobornar con un buen café y un buen diseño.