August 14, 2020

Comment organiser votre carnet pour le travail ?

Transformez votre carnet de notes d’une collection de pages à un véritable centre d’organisation en vous inspirant de ces idées et techniques.

Nos Carnets à couverture rigide ont leur place dans n’importe quel contexte, du journal que vous gardez près de votre lit au carnet de croquis que vous emmenez partout. Cependant, c’est dans le contexte professionnel qu’ils deviennent les meilleurs alliés de votre productivité.

Pourquoi utiliser un carnet au travail ?

Un agenda papier peut être avantageux pour vous organiser dans votre travail, même si vous êtes déjà équipé d’un smartphone, d’un ordinateur portable et d’un autre de bureau.

De par sa nature déconnectée, un agenda papier vous aide à faire un peu d’espace dans votre tête, vous coupant de votre monde digital pendant que vous l’utilisez. Aucune interruption ne peut avoir lieu : pas de notifications de mails entrants pour arrêter le fil de vos pensées, et pas de tentation de basculer vers les réseaux sociaux pour un instant seulement. Vous pouvez également l’utiliser partout, Wi-Fi disponible et batterie pleine ou pas.

Pas besoin que ce soit tout ou rien, cependant. Pour beaucoup de gens, il est préférable d’utiliser un système d’organisation de carnet professionnel en complément d’outils digitaux qui aident aussi à maximaliser la productivité. Cela peut vouloir dire mettre une alarme sur votre portable vous rappelant de créer une nouvelle maquette de page pour la semaine qui s’annonce, ou l’utiliser pour faire une référence croisée, pour lier une information dans votre appli de notes avec l’index de votre agenda papier.

Quelle que soit la façon dont vous utilisez votre carnet professionnel, nous espérons qu’il ajoutera de la satisfaction, un sentiment de réussite et du plaisir à votre journée de travail. Après tout, rien de tel qu’une belle page blanche pour vous inspirer et vous aider à vous concentrer sur la prochaine tâche.

Voici une collections d‘astuces pratiques pour organiser votre carnet et le transformer en un véritable système de productivité professionnelle.

MOO hardcover notebook in new pink punch color, shown both open with lined paper and closed

1. Sachez ce que vous en attendez

Chaque projet qui réussit commence avec une phase de planification, et la création d’un système d’organisation basé sur votre carnet n’échappe pas à la règle. Pensez à la façon dont vous voulez organiser votre carnet avant de déboucher votre stylo. (Planifier votre planification peut paraître un peu beaucoup, mais faites-nous confiance).

Commencez par vous poser quelques questions pour trouver la façon la plus utile d’utiliser votre planificateur.

  • Quelles sont les tâches les plus récurrentes à votre poste ?
  • Qu’avez-vous besoin de savoir et quand ?
  • A quelle fréquence serez-vous en mesure de rédiger des notes ou de les relire ?
  • Qui d’autre (le cas échéant) a besoin de comprendre le système ?

Visualisez comment vous allez utiliser votre carnet au quotidien. Allez-vous le mettre à jour tous les matins, ou plutôt en fin de journée ? Est-ce que vous l’emmènerez en réunion, restera-t-il dans votre sac, ou est-il destiné à être laissé sur votre bureau ou dans un tiroir ?

Le fait de réfléchir à ces facteurs vous permettra de choisir la bonne taille et le bon format de carnet. Si votre planificateur est destiné à ne pas quitter votre sac à dos ou sac à main, vous pourriez par exemple choisir une taille plus petite avec une couverture résistante.

2. Passez en revue toutes les options d’organisation du carnet

L’heure est vraiment aux agendas papier actuellement, et il y a une grande communauté d’enthousiastes qui utilisent les carnets et cahiers pour améliorer leur productivité et leur organisation. Cela signifie qu’il existe une gamme entière de systèmes d’organisation de carnets parmi lesquelles choisir la vôtre, comme le Bullet Journal (on peut dire que c’est par lui que tout a commencé) ou la répartition hebdomadaire, la Matrice Eisenhower ou la méthode Strikethru.

Passez un peu de temps à examiner les systèmes développés par les autres pour voir si un d’entre eux vous convient. Si aucun système ne fait l’affaire, vous pouvez toujours prendre ici et là les éléments qui vous intéressent et créer votre propre système hybride, ou alors créer par vous-même une méthode totalement nouvelle.

Il est important que vous vous assuriez que le type de système d’organisation que vous choisissez fonctionne pour vous, plutôt que de devenir une tâche qui vous coûte plus d’efforts qu’elle n’en économise. Si votre système de carnet ne correspond pas à vos besoins, il est probable qu’il finira au fond d’un tiroir plutôt que de contribuer à votre productivité.

3. Numérotez les pages

Cette étape rendra l’utilisation de votre planificateur bien plus facile, quelle que soit la maquette que vous utilisez. Dès que vous déballez votre nouveau carnet, la première chose à faire est de numéroter les pages. Vous pouvez les ajouter sur chaque page, ou numéroter chaque feuillet, selon la taille des pages et l’utilisation que vous en ferez.

4. Créez un index

Une chose sur laquelle tous les fans de planificateurs se rejoignent est l’importance d’une page d’index. Que vous soyez un amateur de bullet journal ou un fan de listes de tâches minimalistes, un index peut être l’ingrédient secret dont votre carnet a besoin.

L’index se trouve habituellement dans les premières pages ou feuillets d’un carnet, et il énumère les contenus du reste du carnet. C’est ici que la numérotation des pages est utile. Vous y ferez référence dans l’index et noterez brièvement ce que chacune contient.

Par exemple :

  • 13. Résumé de janvier
  • 40. Livres à lire
  • 80. Liste de cadeaux du Père Noël

5. Ajoutez de la couleur

Si vous vous demandez comment organiser un carnet efficacement, la couleur constitue un excellent outil pour rendre votre planificateur plus fonctionnel et ajouter une couche supplémentaire d’information à ce que vous écrivez. C’est aussi une parfaite excuse pour sortir vos feutres et crayons de couleur préférés ou pour vous en offrir de nouveaux.

Vous pourriez utiliser des surligneurs colorés pour identifier différentes catégories ou thèmes dans vos agendas hebdomadaires ou listes de tâches, ou écrire avec différents feutres fins ou encres de couleurs pour mettre l’accent sur les tâches les plus urgentes ou les plus chronophages.

Si vous utilisez plus de deux ou trois couleurs, ajoutez une charte de couleur quelque part dans votre cahier, éventuellement après l’index, pour vous remémorer d’un coup d’œil ce que chaque couleur signifie.

MOO hardcover notebook being used for work, along with accessories and stationary on desk

6. Sectionnez-le

Si vous avez plusieurs projets importants à gérer en même temps, ou que votre poste implique plusieurs domaines de responsabilité, cela doit se voir dans votre planificateur. Par exemple, si vous avez un blog et deux comptes de réseaux sociaux, et êtes aussi responsable de l’email marketing, vous aurez besoin de quatre sections distinctes.

Il peut aussi être utile de diviser votre carnet selon les différentes utilisations que vous en faites. Par exemple, vous pourriez consacrer une section aux listes de tâches, une autre à la prise de notes en réunion, et une autre aux objectifs que vous devez atteindre de façon mensuelle ou trimestrielle.

Utilisez des rubans marque-pages ou des intercalaires pour diviser votre carnet en différentes sections parmi lesquelles vous pourrez basculer aisément.

7. Accessoirisez

Vous pouvez ajouter des fonctionnalités et personnaliser votre carnet en utilisant des fournitures supplémentaires.

Les Post-it peuvent être utiles pour réorganiser des tâches multiples quand vous en avez besoin. Au lieu d’écrire directement sur la page, rédigez les tâches ou les créneaux de temps à bloquer sur des post-it et insérez-les dans votre agenda hebdomadaire ou quotidien. Si les priorités évoluent, il suffit de les déplacer, de les ajouter ou de les supprimer. Les Post-it peuvent aussi servir de séparateurs de sections utiles si vous les placez en bordure de page.

Les autocollants, les trombones et le washi tape sont aussi très appréciés et utiles pour la personnalisation de votre journal. Utilisez-les pour ajouter un code couleur ou surligner du texte, ou pour décorer différents mois ou sections de façon distinctive dans votre propre style.

MOO hardcover and soft cover journals that make good work notebooks for organization

8. Utilisez plusieurs exemplaires

Parfois, un seul carnet ne suffit pas. Si vous trouvez que l’utilisation d’un carnet pour organiser votre vie professionnelle vous convient, pourquoi ne pas étendre votre système à d’autres exemplaires ?

En plus de votre planificateur principal, vous pourriez avoir un carnet pour les réunions qui vous donne de l’espace pour les préparer ainsi que pour rédiger des comptes-rendus et faire une liste d’actions de suivi. Ou bien un cahier de brainstorming avec des pages vierges ou à pointillés pour enregistrer des idées liées ou pour croquer des systèmes et des process pour vos projets.

Pour certaines personnes, un Carnet souple à emporter partout est utile pour prendre des notes rapides et faire des listes de tâches sur le vif, ainsi qu’un planificateur de bureau avec une structure plus rigide et une maquette plus formelle.

Si vous utilisez de multiples carnets similaires, envisagez de les acheter en différentes couleurs ou d’étiqueter la reliure pour pouvoir les différencier aisément quand vous les attrapez sur votre bureau ou que vous faites votre sac de travail le matin.

9. Rangez vos affaires

Les carnets de note peuvent vous être utiles pour organiser vos idées comme vos affaires !

Utilisez la poche incluse dans votre Carnet rigide MOO pour ranger les notes prises à la volée et autres tickets de caisse qui traînent. Vous les aurez ainsi à disposition quand vous souhaitez les archiver ou les numériser. Vous pouvez aussi l’utiliser pour avoir toujours une Carte de visite sur vous !

Si votre cahier n’a pas déjà de poche, vous pouvez en créer une en attachant un morceau de carton ou de papier rigide rectangulaire plié sur trois côtés vers l’intérieur avec du scotch ou des agrafes.

Prêt à entamer le chemin de la productivité papier ? Découvrez nos magnifiques Cahiers rigides et souples.

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