Comment rendre votre événement estival inclusif

Les événements estivaux sont censés être synonymes de bonnes vibrations : beau temps, boissons fraîches et musique entraînante. Mais pour certaines personnes, ils représentent des défis supplémentaires.

L’inclusion a beau être un mot à la mode, c’est un principe de base. C’est ce qui fait la différence entre une personne qui se sent la bienvenue et une autre qui se sent oubliée. Une étude récente de Deloitte montre que 60 % du personnel handicapé a manqué des événements sur son lieu de travail en raison de problèmes d’accessibilité, au niveau des toilettes par exemple

Créer des événements accessibles, c’est les penser pour des personnes réelles qui ont des besoins réels. Cela inclut les personnes en fauteuil roulant, neurodivergentes, les personnes qui les aident, les personnes dont la langue maternelle est différente, et toutes les autres, qui méritent de se sentir les bienvenues.

L’inclusion, c’est avant tout la manière dont les personnes se sentent

Les événements contribuent à instaurer une culture du travail au sein de laquelle chaque personne a le sentiment d’appartenir au groupe. À l’heure actuelle, seules 37 % des personnes handicapées en âge de travailler aux États-Unis ont un emploi, contre 65,5 % des personnes non handicapées. Si l’on ajoute à cela des événements sur le lieu de travail qui ne sont pas conçus en pensant accessibilité, on comprend aisément comment l’exclusion se manifeste.

Les entreprises qui placent la diversité, l’équité et l’inclusion parmi leurs priorités constatent un taux de mobilisation du personnel 3,2 fois plus élevé. En prenant en compte des éléments tels que les besoins sensoriels, l’accès et la communication, on crée des événements qui fonctionnent réellement. Pas seulement en théorie, mais aussi en pratique.

En effet, si les personnes se sentent les bienvenues à votre événement, elles sont plus susceptibles de se sentir valorisées au travail.

Alors, comment faire de votre événement estival un événement réellement inclusif ? Penchons-nous sur la question.

1. D’abord, l’invitation.

La création d’événements inclusifs commence dès l’invitation. Au-delà de la date, de l’heure et du code vestimentaire, il faut inclure des informations qui aideront vos convives à décider de participer ou non à l’événement. 

Les personnes invitées savent-elles à quoi s’attendre ? Le ton est-il chaleureux et clair ? Avez-vous prévu des espaces pour répondre aux différents besoins ?

Voilà comment rendre votre événement accessible dès le départ. Plus l’on en sait dès le départ, plus l’on peut planifier et plus l’on se sentira en confiance pour dire oui.

Voici quelques points essentiels à mentionner :

• Le lieu est-il exempt de marches ? 
• Y a-t-il des espaces calmes ?
• Quelle est l’ambiance générale ? 
• Les besoins en matière de régime alimentaire peuvent être satisfaits ?

Joignez une invitation imprimée avec un code QR renvoyant à toutes les informations concernant l’accès à l’événement. Veillez à y indiquer également vos coordonnées, afin que les gens puissent vous contacter pour des questions ou des demandes spécifiques.

2. Un design qui tienne compte de la neurodiversité 

Tout le monde ne vit pas les choses de la même manière. Organiser des événements inclusifs signifie également créer des espaces sensoriels adaptés à tous les types de cerveaux. Au-delà des questions d’accessibilité, les besoins sensoriels doivent également être pris en compte. Pour certaines personnes, la foule, les lumières vives ou le temps non structuré peuvent être épuisants ou déstabilisants. 

Nombre de personnes salariées qui pourraient bénéficier d’aménagements ne les demandent pas. Par exemple, seul 25 % du personnel handicapé déclare avoir déjà demandé des aménagements pour des réunions ou des événements, et ces personnes se heurtent souvent à des retards ou à des refus. 

Il s’agit donc d’inclure des options réfléchies dès le départ, et c’est là que le design entre en jeu :

• Utilisez la lumière naturelle dans la mesure du possible et évitez les effets de stroboscope ou de scintillement.
• Proposez des options de réduction du bruit, comme des bouchons d’oreille ou une pièce calme pour se ressourcer.
• Indiquez clairement les zones à forte intensité sensorielle et proposez des zones à plus faible intensité.
• Prévoyez une structure telle que des activités fléchées, des repères temporels doux ou des présentations facilitées de manière informelle.
• Réduisez les odeurs au minimum (les parfums forts, les désodorisants et certains aliments peuvent être source de malaise).
• Créez des zones calmes avec des assises moelleuses, des textures rassurantes ou des objets anti-stress à manipuler.
• Veillez à faciliter les demandes d’aménagements à l’avance. Précisez une adresse e-mail ou ajoutez un formulaire sur l’invitation.

3. Encouragez différents types d’interaction

Tout le monde n’a pas envie de se plonger directement dans la foule. Pour certaines personnes, les rencontres non structurées peuvent être gênantes, intimidantes, voire épuisantes. Les événements accessibles sont une question de rythme et de choix. Quelques petites attentions peuvent soulager la pression et aider les gens à se sentir à l’aise pour rencontrer de nouvelles personnes. 

Quelques moyens peu contraignants de faciliter les choses :

• Offrir des badges nominatifs (les autocollants constituent des badges polyvalents).
• Ajoutez de petites incitations, comme des cartes de conversation ou des zones à thème du type « posez-moi des questions sur… ».
• Prévoyez des moments de socialisation structurés pour aider les personnes à se sentir à l’aise.
• Créez des espaces multisensoriels : une table de navigation, une zone pour griffonner, un coin tranquille ou un stand de jeux.
• Évitez de trop planifier, car certaines personnes auront besoin de faire des pauses entre les moments d’effervescence.

4. Des supports de communication événementielle papier inclusifs

L’inclusion est une question de détails. Ce sont souvent les petites attentions qui font la différence entre une personne qui se sent en confiance et une autre qui se sent complètement perdue. Les impressions pour un événement doivent permettre aux personnes de se sentir accueillies et impliquées.

Essayez les idées suivantes :

• Une signalétique à fort contraste et facile à lire (avec des icônes en plus du texte dans la mesure du possible).
• Des documents imprimés dans une taille de police lisible (12 pt minimum, idéalement 14 pt ou plus).
• Des codes QR qui renvoient à des audioguides ou à des versions en gros caractères d’informations clés.
• Des cartes claires de l’événement pour permettre de s’orienter d’un seul coup d’œil.
• Des horaires numériques pour les personnes qui préfèrent les écrans, et imprimés pour celles qui préfèrent le papier.

5. Demandez leur avis

Il existe un moyen simple de rendre votre événement inclusif : poser des questions.

Après l’événement, essayez de demander aux personnes présentes de vous faire part de leur expérience. Qu’avez-vous bien réussi ? Qu’est-ce qui a fonctionné et qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ? Comment l’événement pourrait-il être amélioré ou plus inclusif ? 

Une fois ces avis recueillis, mettez vos conclusions en pratique. N’oubliez pas que vous ne réussirez peut-être pas à chaque fois. L’inclusion est un long processus d’apprentissage, d’écoute et de création d’une culture accueillante pour tout le monde.

Nous sommes là pour vous aider à rendre vos événements plus inclusifs

Qu’il s’agisse d’une signalétique facile à lire ou de badges nominatifs qui favorisent les échanges, les détails font toute la différence. Avec MOO, vous pouvez créer des supports de communication événementielle imprimés et des cadeaux personnalisés qui aideront vos convives à se sentir à l’aise. 

Pour commencer, remplissez ce formulaire. Notre équipe vous contactera dans les plus brefs délais.