Six astuces pour superviser les indépendants

Vous développez votre activité ? En faisant appel à des indépendants, vous disposez du savoir, des compétences et de la main d’œuvre nécessaires dès que vous en avez besoin. Voici six conseils pour une collaboration sans accroc.

D’ici 2020, les indépendants représenteront la moitié des actifs aux États-Unis. Embaucher un free-lance n’a jamais été aussi facile. Mais comment vous assurer que vous collaborez avec des personnes qui s’investissent dans vos projets, votre activité et votre clientèle ? Voici nos six astuces sur le sujet.

1. Donnez la priorité à votre culture d’entreprise

La culture d’entreprise joue un rôle central dans la réussite de votre société. Auteur d’Osez sortir du rang !, ouvrage sur l’anticonformisme dans la culture d’entreprise, Adam Grant a observé que les sociétés qui embauchent des personnes en accord avec leur culture d’entreprise ont un taux d’échec de zéro pour cent sur trois ans, par rapport aux entreprises qui mettent l’accent sur le talent ou les compétences à l’embauche. Dans les petites entreprises, la culture cimente les activités.

De la même manière que pour les employés, il est important d’embaucher des indépendants qui correspondent à votre marque. Si vos nouveaux collaborateurs ont l’habitude d’être en retard ou d’apporter une réponse brouillonne à un point par mail, cela donne une mauvaise image de vous. Il vous faut donc une personne qui soit en accord avec la culture de votre entreprise. Tout comme vous, les indépendants doivent croire aux valeurs et aux objectifs de votre activité et vouloir faire partie de l’équipe.

Durant la phase d’embauche, apprenez à les connaître et demandez-leur quels sont leurs projets pour l’avenir, ou encore quelles valeurs ils mettraient en avant s’ils étaient à la tête d’une société. Et, bien sûr, comment ils perçoivent votre entreprise.

Pour que les indépendants s’investissent dans vos projets, vous devez faire l’effort de vous intéresser à eux comme s’ils étaient vos employés à plein temps. Donnez-leur les mêmes outils techniques, fournitures de papeterie et Cartes de Visite que vous vous offrez à vous-même. Cela leur permettra de se sentir intégrés et d’interagir avec vos clients de la même manière que le reste de vos équipes.

2. Établissez des normes de qualité

Les projets sur lesquels les indépendants que vous avez embauché travaillent, et les résultats qu’ils obtiennent, sont aussi les vôtres : le résultat a des répercussions sur l’image de votre société. Bien sûr, la première étape est de bien sélectionner la personne à l’embauche.

Prenez le temps de bien définir ce qui correspond à un travail bien fait, afin que vos free-lances puissent se référer à un modèle. Partagez votre guide de marque, vos supports, votre guide de style… Cela permettra aux indépendants de plonger dans l’univers de votre entreprise et de votre marque. De cette façon, ils comprendront mieux votre identité visuelle et produiront un travail de meilleure qualité.

Vous pouvez également mettre en place un léger processus de révision. Votre équipe pourrait bien s’apercevoir qu’en informant simplement les indépendants qu’un système est en place, la qualité du travail pourrait être améliorée.

3. Formulez clairement vos attentes, dès le départ

Il est important d’exprimer vos attentes dès le début, tout comme vous le faites avec vos employés. Cela vous sera d’une aide précieuse, à vous comme à la personne dont vous supervisez le travail. Fixez des dates butoirs aux projets, programmez des réunions et donnez un format clair pour les rapports.

N’oubliez pas de diffuser et de discuter de la culture de l’entreprise. Organisez des réunions avec vos collaborateurs indépendants et maintenez une collaboration étroite entre eux et votre équipe. Cela permettra à vos free-lances de vraiment comprendre votre manière de procéder. Vous vous apercevrez que le travail sera terminé plus vite et les questions et inquiétudes résolues directement.

Enfin, faites confiance aux indépendants. « À notre époque, le management est un exercice de jardinage, pas un jeu d’échec », commente le Général Stanley McChrystal dans son ouvrage dédié au management d’entreprise Team of Teams [indisponible en français].

4. Respect, compréhension et retours positifs sont les clefs de la loyauté

Toute relation positive est fondée sur un rapport de confiance. Qu’importe la durée de votre collaboration (que ce soit deux mois ou un an), traitez votre collaborateur indépendant de la même façon que vous traiteriez vos autres employés. Faites des compliments lorsqu’ils sont mérités et prenez le temps d’évaluer régulièrement le travail fourni. Rien n’est plus motivant que de savoir que son travail est apprécié. Dale Carnegie, auteur du célèbre ouvrage Comment se faire des amis, déclare : « Criez vos compliments sur tous les toits ! »

C’est un facteur de sympathie qui vous fera marquer des points en vue des moments plus difficiles de votre collaboration, par exemple en cas de projet de dernière minute. Vous vous apercevrez que les gens ont envie de répondre favorablement à vos attentes, ce qui vous dispensera d’être toujours derrière eux.

5. Rémunérez les indépendants par projet et à temps

Non seulement cela facilite la gestion de votre budget, mais c’est aussi une manière de donner une image valorisante de votre entreprise. Personne n’aime être rémunéré en retard. Les indépendants sérieux apprécient cette régularité, qui vous donnera une bonne réputation au sein de la communauté free-lance. De fait, 50 % des indépendants font valoir la stabilité des revenus comme leur première préoccupation lorsqu’ils se lancent, selon l’association américaine Freelancers Union.

En outre, la rémunération par projet s’avère beaucoup plus simple que l’estimation horaire, car il reste difficile de contrôler le temps passé sur un projet. Heureusement, certaines plateformes de free-lance, comme UpWork ou Fiverr, ont conçu des logiciels de chronométrage qui facilitent grandement la vie des indépendants… et la vôtre.

6. Donnez de l’importance aux ambitions des indépendants

Ce n’est pas parce que l’on est indépendant que l’on n’a pas d’objectif ni d’ambition de carrière. Selon Freelancers Union, seuls 27 % des indépendants exercent leur activité en supplément d’un poste à plein temps, pour arrondir leurs fins de mois ou gagner en expérience. Les autres envisagent leur situation comme le premier pas vers la création de leur entreprise ou leur prochain poste.

Traitez vos collaborateurs indépendants comme vos propres employés. En les respectant et en les aidant, vous tissez des liens qui renforceront leur implication dans votre société et sa clientèle.

Mettez à profit leurs points forts et diversifiez les tâches que vous leur confiez. Les travailleurs indépendants ont autant de talent que vos employés. Ne vous contentez pas de leur attribuer les projets dont personne ne veut.

Finalement, superviser des free-lances est bien plus facile qu’il n’y paraît, n’est-ce pas ? Comme toute relation, la collaboration avec un indépendant demande des efforts. Si vous vous impliquez dans leur travail, ils s’impliquent dans votre activité, ils vous sont fidèles, et vous aident à développer efficacement votre entreprise.

Assurez-vous que vos collaborateurs indépendants ont bien leur Carte de Visite.