April 8, 2016

4 réunions d’équipe pour rester sur la bonne voie

Votre société est au point de départ. Vous avez un business plan, un manifeste de marque, vos produits sont prêts, vous êtes prêt à vous lancer. Mais avez-vous pensé à la suite ?

Comme dans les sports collectifs, il faut rassembler régulièrement son équipe pour réfléchir à la stratégie, revoir la tactique, se motiver les uns les autres, fêter les victoires. Ces réunions vous donnent la possibilité d’améliorer votre fonctionnement et vos résultats et de vous assurer que vous et votre équipe êtes sur la même longueur d’ondes.

Réunion hebdomadaire

Pourquoi

Les réunions hebdomadaires permettent de rester concentrés sur des informations précises comme les chiffres des ventes, l’approvisionnement ou les sources d’information, les réactions des clients. Le but est d’identifier toute tendance positive ou négative et de prendre des mesures à court terme pour vous améliorer dans la semaine.

Qui

Quelle que soit la taille de l’entreprise, exceller dans le service des clients implique que toute personne touchant au produit ou au service (c’est à dire tout le monde) doit être au courant des progrès et des lacunes.

Vous avez donc besoin du gérant qui prend les décisions, du responsable du produit ou service, du responsable technique si vous avez un site web ou une activité numérique, du responsable marketing et du responsable du service clients.

C’est l’équipe de choc, qu’il faudra revoir tout au long de l’année.

Que demander

Résultats:

– Mesurez vos résultats : Quelles sont les ventes ou les actions entreprises cette semaine?

– Quelle est l’évolution par rapport aux semaines précédentes?

– Y a-t-il une tendance de fond?

– Mélange produits/services:

– Quel produit/service se vend le mieux?

– Les ventes des produits mis en valeur sont-elles conformes aux attentes?

– La promotion a-t-elle eu le résultat attendu, à court ou à long terne?

Clients:

– Quels retours avons-nous de nos clients?

– Y’a-t-il une tendance de fond suggérant qu’il y a quelque chose à changer ou améliorer?

Businessmen in a snow globe

Réunion mensuelle

Pourquoi

Le but est ici de passer en revue l’activité du dernier mois, qui peut montrer des tendances et être saisonnière (par exemple, janvier est moins bon pour les ventes mais bon pour les prospects). C’est l’occasion de planifier la tactique du mois suivant. Il faut un rapport mensuel de tous les départements, comme les ventes, les produits, le marketing, les opérations et le service clients.

Qui

Comme pour les réunions hebdomadaires, vous devez réunir l’équipe de choc et inviter aussi les responsables des ressources humaines.

Que demander

Résultats :

– Il s’agit de mesurer les résultats, quel que soit l’indicateur de réussite (chiffre d’affaires, nombre de commandes, de nouvelles inscriptions…).

– Quel est le chiffre d’affaires/nombre de commandes/d’inscriptions du mois ?

– Quelle est l’évolution par rapport au mois précédent et au même mois de l’année dernière ?

– Quel type de client rapporte le plus?

Coûts et marges:

Il est temps de regarder vos marges et vos coûts unitaires. Il s’agit de comparer le revenu d’une commande moyenne aux dépenses pour acquérir un client, donc incluez aussi les coûts marketing et promotionnels.

– Quelles sont nos dépenses?

– Quelle est la part du coût variable et du coût fixe?

– Les coûts variables sont-ils cohérents avec la croissance du chiffre d’affaires?

– Avons-nous autant de clients que prévu?

– A-t-on assez de clients pour soutenir la croissance de l’activité?

– Les clients reviennent-ils?

– Que peut-on faire pour que plus de clients reviennent, plus souvent?

– Quels sont les échos sur l’entreprise?

Offre de produits:

A côté du cycle d’amélioration naturel de vos produits/services, vous devez vous demander si vous avez manqué une opportunité potentielle et si vous comprenez vraiment votre produit.

– Quels sont les produits qui se vendent le mieux/le moins bien?

– Doit-on mettre certains produits en avant?

– A partir des échos des clients, peut-on modifier notre offre?

Réunion trimestrielle

Pourquoi

Comme le ferait l’entraîneur d’une équipe de foot, prenez le temps chaque trimestre de faire un point d’étape et de faire des changements tactiques. En plus des indicateurs de performance habituels, regardez la base de données des clients et trouvez ceux qui ont besoin d’une attention spéciale. C’est aussi l’occasion parfaite de regarder ce que font vos concurrents : cela vous permettra de garder votre avance.

Qui

Appelez encore l’équipe de choc! Pour les plus grandes entreprises, invitez le PDG, ou une personne de la direction moins impliquée dans la gestion opérationnelle et qui pourra faire des observations et des suggestions dans un cadre plus large.

Que demander

Clients:

– Qui sont les clients qui dépensent le plus/le moins?

– Qu’ont en commun les plus grands consommateurs?

– Quels segments de notre base de clients sont les plus profitables?

– Comment favoriser la fidélité des clients?

Concurrence:

– Qu’est-ce qui a changé dans le paysage?

– Y’a-t-il de nouveaux entrants ?

– Quelles initiatives ont pris mes concurrents (promotions, nouveau produit/service, campagne marketing, nouvelles cibles, changement de tarification, etc.)?

– Y’a-t-il un changement social/politique/technologique à prendre en compte?

Business men under a microscope

Point annuel

Avant de clore l’année, il est temps de réfléchir et d’évaluer les résultats en fonction des objectifs. C’est l’occasion d’examiner tous les aspects de l’entreprise et de planifier l’année à venir. Cette réunion doit être un examen profond, perspicace de toutes les observations faites pendant l’année et définir des pistes pour l’année à venir.

Qui

Comme d’habitude, votre équipe de choc, tous les décideurs, et un représentant des investisseurs si cela vous semble pertinent.

Que demander

Promesse / Positionnement / Prix:

– Est-ce que notre promesse tient toujours?

– Sommes-nous toujours différents des autres sur le marché ? Si oui, pourquoi?

– Y a-t-il de nouveaux produits/services qu’on pourrait vendre?

– Comment cela peut-il nous différencier/nous rapprocher de nos concurrents?

– Y a-t-il des segments du marché négligés par nos concurrents?

– Les tarifs de nos concurrents ont-ils changé?

– Nos tarifs sont-ils toujours adaptés au marché?

Objectifs de long terme:

– Que prévoit-on de dépenser dans les 12 prochains mois?

– Quels sont les prochains investissements sur les produits/le marketing?

– Quel retour en attendre ? Doit-on y aller comme prévu?

– Peut-on se permettre des investissements sans mettre en danger les autres activités de l’entreprise?

Dans le monde de l’entreprenariat, on ne sait jamais d’où viendra la prochaine tendance, mais ces réunions régulières donneront l’avantage à votre équipe de choc. Bon courage!

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