Todos están invitados: cómo organizar un evento veraniego inclusivo

Los eventos veraniegos están pensados para ser momentos llenos de energía positiva, sol, bebidas refrescantes y música animada. Pero para algunos pueden conllevar ciertos desafíos.

La inclusión puede sonar como el tópico del momento, pero en realidad es el punto de partida, y marca la diferencia entre que alguien se sienta como un invitado o como un contratiempo. Un estudio reciente de Deloitte destaca que el 60% de empleados con discapacidades se han perdido eventos de empresa debido a obstáculos de accesibilidad, como baños con acceso restringido

Organizar eventos accesibles significa diseñar pensando en personas reales con necesidades reales, incluyendo posibles asistentes en silla de ruedas o neurodivergentes, cuidadores, personas que no hablan el idioma local, y, en definitiva, a todos los invitados,  porque todos merecen sentirse bienvenidos.

La inclusión empieza por cómo se siente la gente

Los eventos ayudan a desarrollar un sentimiento de pertenencia en el ámbito laboral . Actualmente, solo el 37% de la gente con discapacidad en edad laboral en EE. UU. tiene un empleo, frente al 65.5% de quienes no la tienen. Si a esto le sumamos eventos laborales que descartan la accesibilidad, es fácil entender cómo surge la exclusión.

Sin embargo, las empresas que dan prioridad a la diversidad, la equidad y la inclusión consiguen 3,2 veces más compromiso por parte de sus empleados. Cuando se consideran aspectos como las necesidades sensoriales y de acceso y la comunicación, se crean eventos que realmente dan buenos resultados. No solo en teoría, en la práctica también.

Porque cuando la gente se siente bienvenida en tu evento, es más probable que también se sienta valorada en el trabajo.

Así que ¿cómo puedes hacer tu evento veraniego realmente inclusivo? Veamos…

1. Empieza con la invitación

La inclusión comienza con la invitación, y va más allá de la fecha, la hora y el lugar. Se trata de incluir información que ayude a tus invitados a decidir si asistirán.

¿Tus invitados saben qué van a encontrar? ¿El tono del mensaje es claro y cordial? ¿Has tenido en cuenta las diferentes necesidades?

Así es como hacer accesible un evento desde el principio. Cuanta más información tengan los invitados, mejor podrán planificar y más motivados estarán para confirmar su asistencia.

Cosas esenciales a incluir en la invitación:

• ¿El recinto es accesible mediante rampas?
• ¿Hay espacios tranquilos?
• ¿Cuál es el ambiente general?
• ¿Se tendrán en cuenta las necesidades alimentarias especiales?

Es una buena idea incluir en la invitación impresa un código QR con un enlace a la información completa sobre accesibilidad. Asegúrate de incluir tus datos de contacto también, para que los invitados puedan enviarte un mensaje si tienen preguntas o necesidades específicas.

2. Diseña teniendo en cuenta la neurodiversidad

No todas las personas experimentan el mundo de la misma manera. Organizar eventos inclusivos también significa crear espacios sensoriales respetuosos con todo tipo de mentes. Más allá de la accesibilidad física, también hay que considerar las necesidades sensoriales. Para algunos invitados, las multitudes, las luces brillantes o el tiempo de ocio pueden resultar agotadores o confusos.

Muchos de los empleados que se beneficiarían de ciertos ajustes no los solicitan. De hecho, solo el 25% de los empleados con discapacidad dicen haber solicitado alguna vez apoyo especial en reuniones o eventos, aunque quienes lo hacen con frecuencia, a menudo se enfrentan a retrasos o negativas.

La clave está en ofrecer opciones pensadas desde el principio. Aquí es donde entra en juego el diseño inclusivo:

• Usa luz natural siempre que sea posible y evita efectos estroboscópicos o parpadeantes.
  
• Ofrece opciones para reducir el ruido, como tapones para los oídos o una sala tranquila para recargar energías.
• Señala claramente las zonas de alta estimulación sensorial y proporciona zonas alternativas más tranquilas.

• Incluye estructura, como señalización de actividades, recordatorios del tiempo, o presentaciones casuales.
  
• Minimiza los aromas fuertes (perfumes, ambientadores o ciertos alimentos pueden activarlos).
  
• Crea zonas tranquilas con asientos cómodos y texturas reconfortantes que incluyan utensilios antiestrés.
• Envía la solicitud de adaptaciones con antelación: incluye un email de contacto o un formulario en la invitación.

3. Facilita distintos tipos de contacto

No todos quieren lanzarse directamente a la multitud. Para algunos, socializar sin estructura puede resultar incómodo o abrumador. Los eventos accesibles tienen en cuenta el ritmo y las opciones. Con algunos toques bien pensados, se puede reducir la presión y ayudar a todos los invitados a sentires cómodos haciendo nuevos contactos.

Ideas para romper el hielo sin estrés:

• Entrega a todos los asistentes una etiqueta con su nombre (los Adhesivos son perfectos).
  
• Reparte tarjetas que incluyan un apartado como “pregúntame sobre…” para invitar a la conversación.
  
• Incluye un programa de actividades sociales para ayudar a los invitados a relajarse.
  
• Crea espacios multisensoriales: una mesa para explorar, una zona para dibujar, un rincón tranquilo o un área de juegos.

• Evita una agenda sobrecargada, algunos asistentes necesitarán descansos entre actividades.
  

4. Haz que los materiales impresos sean útiles para todos

La inclusión está en los detalles. A menudo, son esos pequeños elementos los que marcan la diferencia entre que alguien se sienta seguro o completamente perdido. Los materiales impresos del evento deben hacer que tus invitados se sientan bienvenidos y preparados.

Aquí tienes algunas ideas:

• Señalética de alto contraste y fácil lectura (con íconos además de texto cuando sea posible).
  
• Materiales impresos con un tamaño de letra legible (mínimo 12pt, aunque lo ideal es 14pt o más).
  
• Códigos QR con enlaces a audioguías o versiones en letra grande de la información esencial.
  
• Mapas claros del evento para que los invitados se orienten de un vistazo.
  
• Horarios en formato digital para quienes prefieren navegar desde el móvil, y copias impresas para quienes prefieren tenerlo en la mano.
  

5. Solicita opiniones

La mejor manera, y la más sencilla, de hacer un evento inclusivo es preguntando.

Intenta recoger las opiniones de los asistentes sobre su experiencia tras el evento. ¿Qué funcionó bien? ¿Qué no funcionó? ¿Qué se podría mejorar o hacer más inclusivo?

Una vez que tengas todas las opiniones, es momento de poner en práctica lo aprendido. Y recuerda, puede que no sea perfecto siempre. La inclusión es un proceso continuo de aprendizaje, escucha y creación de una cultura donde todos se sientan bienvenidos.

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