7 consejos para dar una gran bienvenida a los nuevos empleados

El primer día de trabajo puede ser como el primer día de colegio. Es duro no saber la contraseña del Wi-Fi o dónde está el baño, a todos nos ha pasado. Lo tienes muy fácil para echar una mano a los que llegan, conseguir que se olviden de sus nervios y hacerles lo más agradable posible su incorporación a tu empresa.

¿Qué es la incorporación y por qué es tan importante?

Hoy en día resulta fundamental asegurarse de que el personal está satisfecho. Los empleados que se interesan, que se implican y que se sienten valorados en el trabajo son los que suelen quedarse más tiempo y rinden mejor. 

Desde la perspectiva de los propios contratados, hay ciertos aspectos más significativos y que se recuerdan más que otros. Estos hitos tan determinantes son los que de verdad importan y, como seguro que habrás adivinado, incluyen el propio momento de la incorporación. 

Cuando das la bienvenida a los empleados prestando atención a los detalles, en realidad estás sentando las bases para que se sientan seguros, realizados y se comprometan. Y, a cambio, todo esto les da motivos para que de verdad se impliquen con tu empresa. ¡Todo el mundo gana! Así es como de verdad se crea una buena cultura empresarial.

A continuación, te damos 7 consejos para dar la bienvenida a los nuevos contratados, de forma que puedas mantener una cultura corporativa positiva. 

1) Saca las carpetas

No hay duda de que tu nuevo empleado tiene muchas preguntas que hacerte, pero puede que no le surjan en los momentos más adecuados. Por eso, te resultará muy práctico darle una carpeta con información útil sobre la oficina cuando se incorpore.

Rellénala con materiales de referencia sobre su puesto y la empresa en general, así le demostrarás tu interés de que se sienta cómodo.

Una buena carpeta para tu empresa debería incluir:

• Una mapa de la oficina impreso en un flyer donde se destaquen los espacios más importantes, como la cocina, la sala de reuniones y las mejores máquinas expendedoras para cuando le entre el gusanillo.
• Postales con fotografías de las compañeros de departamento, así como algunos datos curiosos sobre ellos. Esto se lo pondrá más fácil a la hora de recordar los nombres y le ayudará a entablar conversación con ellos.
• Un calendario con las salidas del equipo y las reuniones (¡importante incluir la hora oficial del «afterwork» de los viernes!)
• Un mapa con opciones divertidas para hacer en los alrededores, como bares, restaurantes y pubs.
• Tu misión, impresa en una hoja con el membrete de la empresa.
• Una carta de bienvenida personalizada

2) Demuestra la personalidad de tu marca

Nada como los regalos personalizados para dar la bienvenida, y si son muchos, todavía mejor. Da la bienvenida a las nuevas incorporaciones tratándoles como los VIP que son: con camisetas, papelería corporativa, etiquetas, tazas, tarjetas de visita y cualquier cosa que refleje la personalidad de la marca.

Además de demostrar que eres generoso y darle a tus nuevos empleados una excusa perfecta para presumir con sus amigos. Al añadir merchandising a tu kit de incorporación, te aseguras de que se vayan familiarizando con la cultura empresarial. Estarán más en consonancia con tu marca y sus valores, haciéndoles sentir parte de la empresa desde el primer día.

¿En tu marca valoráis mucho el diseño? Regala artículos que lo reflejen, así dejarás claro que el diseño es muy importante para vosotros.

3) Ayúdale a tomar nota de todo lo que aprende

Empezar a trabajar en un sitio nuevo implica una gran curva de aprendizaje. Es normal sentirse abrumado con datos, impresiones e ideas en las primeras semanas. Por eso es tan importante darles herramientas para procesar, capturas y categorizar ese exceso de información.

Una gran manera de hacerlo es con un cuaderno personalizado de tapa dura. No solo porque añadir este tipo de elementos corporativos queda genial con todo lo demás, sino porque es el elemento perfecto en el que tomar nota de todo lo que va aprendiendo tu nueva incorporación. También es buena idea dedicarlo exclusivamente a la información relativa a la incorporación.

Tras llevarlo encima las primeras semanas, tendrá siempre la oportunidad de consultarlo cuando ya se haya asentado en su nuevo puesto y reflexionar sobre lo lejos que ha llegado. 

4) Haz las presentaciones

Una de las cosas que da más miedo de ser el nuevo en la oficina es el momento de conocer a los compañeros. Pero tú puedes facilitar este trance al encargarte personalmente de hacer las presentaciones.

Una manera de conseguirlo es pedir al nuevo empleado que escriba un pequeño párrafo sobre sí mismo, para que te lo envíe antes de su primer día. Según la cultura empresarial que tengas, puedes pedirle que te incluya datos curiosos o una razón que les motive a empezar a trabajar en la empresa.

Después, cuando llegue, siempre puedes hacer etiquetas para que los miembros del equipo pongan su nombre, y enviarles la pequeña presentación del nuevo empleado en una hoja corporativa.

Así, la gente sabrá que va a conocer a alguien nuevo y esta persona que se incorpora tendrá a mano una serie de temas de los que hablar. Además, le ahorrarás la incomoda frase de «¿Cuál era tu nombre?».

Como alternativa a las etiquetas con su nombre, ¿por qué no dibujar o diseñar un mapa que incluya los escritorios de todos en un flyer o carta corporativa? Por cada escritorio, incluye el nombre de la persona y su puesto. También puedes añadir información útil como « Luis es el encargado del material de oficina» o «Laura es la experta en Excel de la oficina». 

5) Contraseñas en áreas visibles

Cuelga  flyers por la oficina cuando pueda haber confusión por las contraseñas o códigos de acceso, después de todo, el nuevo empleado no puede ir con la carpeta a todas partes. Entre la información más útil tenemos: contraseñas del Wi-Fi, inicios de sesión en las salas de reuniones virtuales, códigos del baño (si los hay) e instrucciones de la impresora.

Consejo extra: cuelga el manifiesto de tu marca en zonas bien visibles, para que los valores de ella siempre estén presentes y tengan un lugar privilegiado.

6) Cuenta con los mentores

Nunca se es demasiado mayor para un sistema donde prime el compañerismo. Al combinar a los recién incorporados con empleados más experimentados, te aseguras de que se adapten a la empresa más fácilmente. Después de todo, la incorporación no acaba cuando termina (por fin) el primer día. Los mentores pueden ayudar respondiendo las preguntas que surjan a medida que van haciéndose con su puesto en los meses siguientes, además de presentarles a más gente de la oficina.

Esta relación es especialmente interesante si el nuevo empleado se ha mudado a la zona hace poco y aún está en fase de hacer amigos. En ese sentido, un mentor puede ampliar la invitación a fiestas, sugerir lugares divertidos por la zona y hasta recomendarle las mejores tiendas donde comprar muebles para su nuevo hogar.

7) Recaba opiniones

¿Quieres saber si los empleados recién incorporados se están adaptando bien? Fácil, solo tienes que preguntarles. Las encuestas de incorporación son una herramienta muy útil para averiguar cómo se sienten. Ayudan a que la reacción habitual de ser educados o demasiado positivos con su nuevo jefe no se interponga a la hora de decir la verdad. 

Utiliza las encuestas de incorporación para comprobar cómo se han sentido los nuevos empleados en sus primeros días contigo y cómo lo ha hecho la empresa durante la contratación, incluidos los anuncios del puesto y el proceso de solicitud. Después podrás aprovechar estas opiniones para mejorar todavía más el proceso de incorporación. 

Siguiendo estos pasos, tus nuevos empleados se sentirán más que bienvenidos en tu empresa, comprenderán la cultura empresarial y, algo muy importante, sabrán dónde queda el baño. ¡Incorporación 100% completada!