Qu’est-ce qu’un papier à en-tête d’entreprise ? Et 7 conseils de design

Dans ce monde numérique, un papier haut de gamme représente une vraie bouffée d’air. Le papier à en-tête en est un bon exemple. Autrefois considéré comme indispensable dans un bureau, au même titre que les carafes en cristal et les bibliothèques murales, il a été largement remplacé par les signatures électroniques. Mais qu’est-ce qu’un papier à en-tête, exactement ? Et pourquoi conserve-t-il toute son importance ?

Pour faire court, un papier à en-tête est un support de papeterie à l’effigie d’une marque, qui comporte le nom de l’entreprise, son logo et ses coordonnées, généralement en haut ou sur les bords d’une lettre ou autre document officiel. Le papier à en-tête d’une entreprise contribue à rendre la correspondance officielle plus reconnaissable et donne plus de poids aux messages importants. 

Que vous souhaitiez créer un papier à en-tête de A à Z ou modifier un modèle existant, voici les éléments à inclure, ainsi que sept conseils de design pour vous aider à en faire un support que vous aurez plaisir à utiliser pendant de nombreuses années.

À quoi sert un papier à en-tête ?

Commençons par le commencement : qu’est-ce que le papier à en-tête d’une entreprise ? Vous utilisez peut-être les e-mails et les appels téléphoniques pour la plupart de vos communications professionnelles, mais parfois, une lettre imprimée est plus appropriée.

Il peut s’agir d’une lettre officielle de nomination ou d’un accord écrit avec un nouveau fournisseur. Peut-être écrivez-vous pour confirmer la prime d’un membre du personnel (en y joignant un chèque), ou peut-être vous a-t-on demandé de fournir une attestation, une référence ou tout autre document officiel sur papier à en-tête.

Quelle que soit l’occasion, le papier à en-tête permet de donner à votre communication plus de poids qu’un simple message sur Slack ou par e-mail. C’est un détail, mais c’est un moyen simple de conférer à votre correspondance officielle un caractère important et professionnel.

Quelles informations doit contenir votre en-tête ?

Il vous faut suffisamment d’informations pour que votre identité de marque soit compréhensible, sans en rajouter, pour éviter d’encombrer inutilement la page. Réfléchissez également à la manière dont votre papier à en-tête sera utilisé et dans quel lieu/contexte. Sera-t-il utilisé dans plusieurs sites d’activité ? Y a-t-il un risque que vous déménagiez vos bureaux ? Si tel est le cas, indiquer une adresse fixe pour le siège social n’est peut-être pas le choix le plus judicieux à long terme.

De la même façon, les adresses mail et les sites internet doivent être mentionnés seulement s’ils sont pertinents. Vous pourriez utiliser une adresse mail générique comme bonjour@votresociete.com si vous comptez utiliser votre papeterie avec différentes personnes.

Vous devrez indiquer au moins les éléments suivants :

• Le nom de votre entreprise
• Votre logo
• Vos coordonnées
• L’adresse de votre entreprise, le cas échéant
• Votre site web ou votre adresse e-mail, si cela s’avère utile
• Toute information commerciale requise par la loi et applicable dans votre région

Qu’est-ce qu’un beau papier à en-tête ?

Un papier à en-tête réussi peut varier de manière surprenante d’une entreprise à l’autre. Certains sont épurés et axés sur la typographie ; d’autres mettent en avant la couleur, l’illustration ou la photographie.

Ce qu’ils ont en commun, c’est que leur design laisse suffisamment de place au contenu de la lettre. Votre papier à en-tête joue un rôle de second plan, il ne doit pas voler la vedette.

7 conseils pour créer un papier à en-tête

Maintenant que vous savez ce qui doit figurer sur un papier à en-tête, place à la partie la plus intéressante. Voici sept conseils pour créer un papier à en-tête d’entreprise à la fois esthétique, pratique et fidèle à votre marque.

1. Commencez par vous référer à votre charte graphique

La charte graphique de votre marque peut vous aider à choisir vos paramètres en termes de design pour votre en-tête, pour vous assurer qu’il s’inscrit dans votre stratégie globale de communication. Cela vous fera aussi gagner du temps dans le choix des couleurs et des polices. 

En plus d’observer les principes directeurs comme la couleur, les polices et les dimensions, examinez les valeurs et le ton sur lequel votre marque communique. Cela vous aidera à exprimer votre personnalité de marque dans son ensemble plutôt que de simplement créer une esthétique cohérente. 

Si vous n’avez pas de principes directeurs en termes de communication, vos efforts de développement de marque préalables peuvent s’avérer précieux. Revisitez votre process de branding, regardez vos notes, les croquis initiaux, les mails échangés en interne, et plus encore, pour vous aider à renouveler vos idées sur qui vous êtes et comment vous voulez être perçu.

C’est aussi une bonne idée de rassembler les éléments principaux qui représentent actuellement votre marque : par exemple des modèles de mails, votre site, des supports marketing imprimés comme des cartes de visite, des profils sur les réseaux sociaux ou un packaging produit. Les examiner dans leur totalité vous aidera à visualiser le design de votre en-tête et à le voir comme faisant partie intégrante d’un écosystème de branding plus large.

2. Choisissez la police et la taille

Quelle police convient le mieux pour l’en-tête de votre entreprise ? La police que vous utilisez pour votre en-tête peut déjà faire partie de votre charte graphique, ou vous pouvez commencer de zéro.

Si c’est le cas, commencez par les bases avant de vous lancer tête baissée dans la consultation de sites et de listes de polices, ce type de ressources peut vite vous submerger d’informations si vous ne savez pas exactement ce que vous cherchez.

À considérer :

• Serif ou sans serif ?: Les polices serif donnent une impression plus traditionnelle, alors que les polices sans serif ont une dimension plus moderne et sont plus faciles à lire en petits caractères. 

• Les familles de polices: Les polices viennent de différentes familles, avec des variations qui partagent une ressemblance visuelle. SI vous choisissez une police qui fait partie d’une famille étendue, comme Arial ou Verdana, vous pourrez choisir parmi de nombreux « cousins ». Cela peut rendre le processus de branding plus facile à gérer, car vous avez plus de polices connexes à disposition et votre apparence reste cohérente.

• La taille des polices: Réfléchissez à la taille du texte imprimé sur votre en-tête. Étonnamment, la même police peut donner une impression très différente selon la taille choisie, et semblera également plus petite une fois imprimée que sur écran. N’oubliez pas que le texte sera juxtaposé au contenu d’une lettre, qui aura des caractéristiques différentes, soit plus grande soit plus petite que la police que vous choisissez. Imprimez quelques « essais préliminaires » pour vous assurer que la police de votre choix fonctionne dans tous ces cas de figure.

Une fois que vous avez déterminé votre besoin, à vous d’explorer le monde merveilleux des polices pour trouver la perle rare qui viendra orner votre en-tête. Dafont, Typedepot et Google Fonts sont trois sites qui méritent d’être explorés. Une fois que vous aurez trouvé la police et la taille de police les mieux adaptées à votre papier à en-tête professionnel, vous pourrez passer à l’une des étapes les plus intéressantes : la mise en page.

3. Choisissez votre mise en page

Les façons de concevoir un en-tête sont légion. Comme pour d’autres éléments de votre branding, il ne tient qu’à vous de repousser les limites des pratiques conventionnelles et de créer votre propre approche. Mais si cela ne vous dérange pas de vous en tenir à l’essentiel, certaines façons éprouvées de configurer votre en-tête peuvent vous éclairer. Explorons-les ici.

Avec le service Printfinity de MOO, vous avez à disposition jusqu’à 50 designs différents en une seule commande : aucune nécessité donc de vous en tenir à une seule maquette. Vous pourriez disposer d’une multitude d’en-têtes pour des besoins précis, ou en créer certains sur mesure pour différentes personnes au sein d’une entreprise.

Quel que soit votre choix, rappelez-vous que l’objectif est de créer une toile de fond pour un courrier, pas une œuvre d’art. Votre branding et votre design doivent appuyer le contenu de la lettre finale, pas entrer en compétition avec celle-ci ni rendre sa formulation indigeste. Si vous avez un doute, allez dans le sens du minimalisme dans votre maquette. Comme avec la police, essayer de simuler et d’imprimer quelques variantes pour voir ce qui semble la meilleure.

Voici quelques maquettes de base que vous pouvez utiliser comme point de départ pour votre design.

Vous vous demandez quel format choisir pour votre papier à en-tête ? Si vous n’avez pas le temps de vous occuper du design, vous pouvez utiliser nos modèles de designs personnalisables de papiers à en-tête. Les outils de design en ligne de MOO comprennent une large sélection de designs personnalisables d’en-têtes, que vous pouvez utiliser tels quels ou personnaliser avec votre propre logo ou vos propres couleurs. Elles vont des maquettes de texte avec seulement du texte à des designs plus créatifs comprenant des éléments graphiques et de la couleur sur le recto et le verso de la page.

4. Choisissez un format et des marges adaptés

Un papier à en-tête aux dimensions et aux marges adaptées laisse suffisamment d’espace au contenu.

Veillez à ce que les informations importantes restent bien à l’intérieur des bords de la page et laissez suffisamment d’espace pour le corps de la lettre. Avant d’imprimer, créez une maquette complète de la lettre afin de vous assurer que votre branding n’encombre pas le corps du texte.

Pour des conseils plus détaillés, consultez nos recommandations sur les dimensions et les marges du papier à en-tête.

5. Le choix du papier

En règle générale, plus votre papier est épais, plus le résultat sera perçu comme haut de gamme et professionnel. Par ailleurs, vous avez quelques options à votre disposition comme la finition du papier (lisse ou texturé), et la couleur du papier lui-même. Le blanc est le choix le plus judicieux pour de nombreuses entreprises, mais vous pourriez préférer un blanc plus chaud, un crème ou un bleu pâle si cela correspond à votre marque.

Les papiers à en-tête MOO peuvent être imprimés soit sur notre papier Classique, un papier lisse conçu pour une impression nette, ou sur notre papier Luxe Mohawk Superfine pur plus de texture.

6. Pensez aux couleurs

Votre en-tête doit refléter les couleurs de votre marque, mais elles ne doivent pas forcément toutes y être, en particulier si votre logo ou votre police d’entreprise est particulièrement ornée ou très détaillée. N’oubliez pas que l’en-tête doit jouer les seconds rôles, pas les vedettes. 

Si vous avez défini une palette de couleurs pour votre marque, vous savez par où commencer pour choisir vos couleurs. Sinon, examinez à nouveau le design de votre logo et tirez-en deux ou trois nuances contrastantes qui formeront votre palette.

Avec un papier à en-tête MOO, vous pourrez imprimer sur les deux côtés et ajouter de la couleur ou des designs supplémentaires au verso, ce qui vous donnera plus d’espace pour jouer avec les couleurs et exprimer la personnalité de votre marque, sans compromettre le contenu de la lettre.

7. Assortissez vos différents supports papier

Pour donner encore plus de cohérence à l’aspect fini de votre lettre, vous pourriez aussi créer d’autres articles de papeterie personnalisés pour l’accompagner, comme une enveloppe, ou des cartes de correspondance.

Une lettre qui arrive avec une carte de correspondance rédigée à la main peut sembler plus personnelle et plus attentionnée que sans, et c’est une façon habile d’ajouter des vœux personnels qui n’ont pas leur place dans le texte principal. 

Vous savez désormais comment créer un papier à en-tête personnalisé. Vous souhaitez créer d’autres supports pour votre marque ? Découvrez nos services MOO Business, des solutions d’impression sur mesure pour votre marque. Pour commencer, remplissez ce formulaire et notre équipe vous contactera très prochainement.

Questions fréquentes

Quelles sont les mentions obligatoires sur un papier à en-tête ?

Les exigences varient selon les régions et les types d’entreprises. Par exemple, aux États-Unis, il n’existe pas d’exigence unique à l’échelle nationale concernant le papier à en-tête des entreprises, équivalente à celle en vigueur au Royaume-Uni ; En France, les informations à faire figurer sont les suivantes:

• La dénomination sociale de l’entreprise (ou le nom et prénom pour un entrepreneur individuel).
• La forme juridique (ex. SARL, SAS, SA, EURL, EI, etc.).
• Le montant du capital social (uniquement pour les sociétés commerciales).
• L’adresse complète du siège social (et de l’établissement concerné si différent).
• Le numéro unique d’identification SIREN (à 9 chiffres).
• La mention « RCS » suivie du nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation, puis le numéro RCS.

Quelles sont les erreurs de design à éviter sur un papier à en-tête ?

Évitez d’inclure trop d’informations ou d’éléments décoratifs au point de ne plus laisser de place à la lettre. Votre branding doit mettre en valeur le message, et non lui faire concurrence. Il est également préférable d’éviter les informations susceptibles de devenir obsolètes, telles que les coordonnées d’un membre de l’équipe en particulier ou une adresse qui pourrait être amenée à changer.

Que dois-je indiquer sur mon papier à en-tête ?

Votre papier à en-tête doit généralement comporter les informations essentielles sur votre marque et votre entreprise, telles que le nom de votre société, votre logo et vos coordonnées ou vos informations légales. Le message proprement dit doit figurer dans le corps de la lettre.

Les entreprises utilisent-elles encore du papier à en-tête ?

Absolument. Même si une grande partie des communications professionnelles s’effectue désormais en ligne, le papier à en-tête imprimé est encore utile pour la correspondance officielle, les contrats, les références, les relevés et autres documents pour lesquels un support physique portant le logo de l’entreprise est de mise.