Matérialisez vos progrès : mettez votre travail en évidence hors de l’ordinateur

Votre équipe peut avoir une semaine extrêmement productive, sans qu’on s’en rende compte en jetant un coup d’œil au bureau.

Le travail moderne laisse peu de traces. Les étapes clés des projets se perdent dans les onglets, les fils de discussion, les tableaux de bord et les documents partagés.

Lorsque tout se passe derrière un écran, on perd facilement de vue ce qui se passe. Votre travail mérite de retrouver une dimension physique.

Il ne s’agit pas de remplacer les outils électroniques ou de tout faire hors ligne, mais de rendre un peu plus difficile à ignorer le travail que vous souhaitez voir remarqué.

En matérialisant les plans clés, les priorités et les réussites dans l’espace de travail physique, vous pouvez redonner de la visibilité au travail invisible, permettant ainsi à chaque personne de mieux appréhender l’avancée du projet.

Les supports imprimés sont là pour ça. Voici comment les utiliser pour transposer les éléments importants de l’ordinateur sur un support tangible et les mettre en évidence dans l’espace de travail.

Points à retenir

• Rendre les progrès visibles peut aider les équipes à rester concentrées sur l’objectif final du projet.
• Des études montrent que les personnes ont plus de chances d’atteindre leurs objectifs lorsqu’elles suivent leurs progrès, en particulier lorsque ceux-ci sont consignés matériellement ou partagés.
• Les cartes postales et les autocollants permettent de rendre les objectifs et les jalons visibles pour toute l’équipe.
• Les outils analogiques, tels que les agendas et les blocs-notes, peuvent vous aider à mettre vos priorités par écrit plutôt que de les avoir en tête uniquement.
• Les supports imprimés sont particulièrement efficaces lorsqu’ils sont associés à des outils numériques, car ils matérialisent les tâches importantes au-delà de l’écran.

Affichez la feuille de route bien en évidence

Il existe des fondements scientifiques qui justifient l’importance de suivre ses progrès. D’après 138 études, les personnes qui suivent leurs progrès ont plus de chances d’atteindre leurs objectifs, en particulier lorsqu’elles consignent leurs progrès sur des supports tangibles ou les rendent publics.

Si quelque chose est important, ne le reléguez pas à trois clics de profondeur dans une plateforme de gestion de projet.

Comment rendre vos projets plus concrets à l’aide de cartes postales:

• Mettez chaque objectif sur une carte. Transformez les cartes postales MOO en marqueurs mobiles pour vos projets, à déplacer sur le tableau de bord au fur et à mesure que le travail avance.
• Rendez les échéances visibles. Affichez les dates importantes à un endroit où toute l’équipe peut les voir.
• Créez une pile « terminé » qui vous procure de la satisfaction. Écartez les cartes terminées plutôt que de laisser le travail achevé se perdre dans un tableau de bord.
• Utilisez le design comme raccourci. Avec l’option Printfinity, chaque carte postale d’un paquet peut avoir un design différent, ce qui vous permet de distinguer d’un seul coup d’œil les projets, les équipes et les étapes.

Matérialisez la ligne d’arrivée

Avez-vous déjà remarqué que votre motivation augmente à mesure que la fin d’un projet se profile ?

Les comportementalistes appellent cela l’effet de gradient d’objectif : nos efforts peuvent s’intensifier à l’approche d’un objectif. Une étude a montré que les participants à un programme de fidélité dans un café achetaient plus souvent du café lorsque leur récompense était à portée de main.

Si une équipe peut voir un projet passer de 20 % à 80 %, ou constater que le nombre de tâches restantes diminue, la ligne d’arrivée commence à paraître beaucoup plus réelle.

Comment marquer les jalons d’un projet à l’aide d’autocollants:

Les autocollants sont un excellent moyen de rendre plus concrète chaque étape d’un projet.

• Marquez chaque étape. Créez un autocollant pour chaque étape clé et ajoutez-les au fur et à mesure que le projet avance.
• Récompensez les progrès. Utilisez des autocollants « approuvé », « lancé » ou « terminé » pour marquer les étapes accomplies.
• Utilisez un code couleur pour suivre le parcours. Utilisez des motifs différents pour différencier les équipes, les phases ou les priorités.
• Faites des jalons des objets à collectionner. Attribuez aux grands projets leur propre jeu d’autocollants, afin que chaque étape franchie soit perçue comme une victoire bien méritée digne d’être célébrée.
• Créez un suivi visuel. Collez des autocollants sur un mur ou un tableau afin que tout le monde puisse voir le chemin parcouru dans le cadre du projet.

Écrivez, notez

La visibilité n’est pas utile que pour le travail d’équipe ; elle l’est aussi pour votre cerveau.

Les psychologues appellent cela le délestage cognitif : utiliser un support externe, comme une note écrite ou un rappel, pour réduire la charge cognitive liée à une tâche. Plutôt que de garder en tête chaque échéance, chaque action et chaque idée, c’est le fait d’en confier une partie à un autre support. Il peut s’agir d’un bloc-notes MOO personnalisé pour les tâches quotidiennes, ou d’un agenda pour les priorités plus importantes.

Comment concrétiser vos objectifs à l’aide d’un agenda:

Les outils analogiques permettent de consigner les priorités dans un autre espace que celui de l’écran.

• Décomposez les grands projets en petites tâches. Utilisez un agenda MOO pour transformer vos objectifs à long terme en actions concrètes, réalisables semaine après semaine.
• Ne gardez pas vos priorités dans votre tête. Les noter permet de visualiser plus concrètement les prochaines étapes importantes.
• Identifiez ce qui nécessite encore votre attention. Une vue hebdomadaire permet de repérer plus facilement ce qui avance et ce qui commence à prendre du retard.
• Commencez quand vous le souhaitez. Comme il n’y a pas de date, vous pouvez vous en servir au début d’un nouveau projet, d’un nouveau trimestre ou d’une période chargée.

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