March 21, 2019

Come lavorare da casa in modo efficiente

Se lavori da casa da lungo tempo o sei nuovo a questa tipologia di lavoro, scopri i segreti per essere più efficienti.

Adotta la forma mentis giusta

Quando lavori in un ufficio, l’ambiente offre molti segnali e associazioni che aiutano a essere più produttivi. Quando ci sono, forse non ci fai caso, ma quando lavori da casa la loro assenza può renderti più difficile metterti al lavoro, specialmente se associ casa tua con il relax e il divertimento. Inoltre, la mancanza di una struttura può indurre a lavorare troppo e a non staccarsi quasi mai dallo schermo.

La risposta? Sviluppare una routine che ti prepari a una giornata di lavoro e ti impedisca di sdraiarti sul divano con il portatile e Netflix in sottofondo, o di lavorare fino a tardi quando potresti rilassarti con i tuoi cari.

Scegli un abbigliamento professionale

Non c’è bisogno di indossare un completo e le scarpe lucide per lavorare da casa, ma se è questo che ti incentiva, fallo pure. Comunque, è molto utile indossare qualcosa che ti faccia sentire dinamico e capace. Fai subito una doccia e metti i vestiti giusto per affrontare la giornata.

Per evitare la duplice trappola di restare in pigiama tutto il giorno e di non muoversi, Suzie Godfrey, direttore di The Sweet Reason Company, indossa ogni giorno gli indumenti da palestra: “Quando li metto, sono obbligata a fare un po’ di moto, anche si tratta solo di qualche esercizio.”

Suzie inserisce il moto nelle sue giornate appena può. “Torno a casa correndo dopo aver accompagnato i figli a scuola per due motivi: per tenermi in forma ma anche perché è più veloce, così ho più tempo per lavorare. Anche se risparmio solo sette minuti al giorno, in una settimana è oltre mezz’ora, e per chi gestisce un’attività in proprio ogni minuto è prezioso.”

Fai “pendolarismo” per strutturare l’orario di lavoro

Non dover andare in ufficio è uno dei vantaggi del telelavoro, ma un viaggio giornaliero la mattina serve a mettersi in modalità da lavoro. Cosa difficile da fare, quando si lavora da casa.

Inizia la giornata uscendo di casa e camminando per un chilometro, o qualunque distanza sia realistica per te. Poi torna indietro ed entra nel tuo “ufficio”. Ti sentirai subito più efficiente. A fine giornata, per a staccare dal lavoro, fai la stessa cosa per “tornare a casa”.

Tieni il lavoro dietro la porta dell’ufficio

Anche sa lavori dal tavolo della cucina, crea uno spazio dedicato all’ufficio con una porta da aprire quando arrivi dal tuo viaggio e da chiudere dietro di te a fine giornata. Questa barriera fisica tra te e la lista di cose da fare è una barriera psicologica per il tuo “cervello da business” e consente di riportare l’attenzione su familiari e amici, o anche solo sulla TV, dopo tante ore di lavoro.

Se condividi la casa con altre persone, è ancora più importante crearsi uno spazio dove lavorare. La porta dell’“ufficio” indica l’accesso a uno spazio professionale e va trattata come tale. Questo è importante per convincere sia loro che te che, nonostante lavori da casa, lavori bene.

Tricia Dixon, direttore dell’agenzia di consulenza JB Medical dice: “Anche se lavori da casa, il tuo lavoro e il tuo spazio di lavoro sono altrettanto validi di quelli di chi lavora in un ufficio tradizionale. Devi crederci fermamente.”

Usa la sveglia quanto ti serve una pausa

Lavorando da casa, è più facile lavorare tante ore senza interruzioni. Fermarsi per caricare la lavatrice non conta come riposo e nemmeno prendere del cibo dal frigo per mangiare alla scrivania.

Le maratone di lavoro possono sembrare produttive, ma in effetti è il contrario; a volte è meglio dedicare del tempo a risposarsi e ricaricare le batterie. Se non riesci a fare delle pause, considera la questione dal punto di vista della crescita. Il tuo piano è avere successo nel lungo termine, quindi devi lavorare in modo sostenibile.

Per abituarti, imposta la sveglia in modo che suoni ogni due ore nella stanza più lontana dalla tua scrivania, e quando suona, alzati, spegnila e fai una pausa.

Collabora e comunica

Che tu sia titolare di un piccolo business o un dipendente che lavora lontano dalla sede principale dell’azienda, lavorare da casa ti isola dai clienti e dai colleghi. Per fortuna, la tecnologia della comunicazione consente agevolmente di mantenere contatti regolari e continui.

Secondo Marissa Meyer di Yahoo, la presenza nello stesso luogo dove si trovano i colleghi è cruciale per la collaborazione, ed è sicuramente facile diventare meno collaborativi se si lavora da casa. Una soluzione consiste nell’adottare tool di collaborazione online come GitHub, Slack e Trello, per condividere le tue idee e il tuo lavoro con collaboratori e clienti.

Questi tool sono vari e comprendono le chiamate vocali, le chiamate video e la condivisione degli schermi per collaborare quando si lavora da casa. Sono diffusi in molte aziende e settori e hanno comunità dedicate, che consentono di costruire la propria rete per connettersi con nuove persone.

A volte, però, non c’è niente di meglio di una riunione faccia a faccia. Ad esempio, se devi incontrare un nuovo cliente o partecipare a una valutazione annuale con il tuo manager, essere nella stessa stanza può davvero fare la differenza. In questi casi, il tavolo della cucina non va bene. Invece, potresti cercare una saletta riunioni in uno spazio di coworking. Questo è un ottimo compromesso che non comporta le stesse spese fisse dell’affittare un ufficio.

Con il telelavoro è importante stabilire dei confini e fissare delle aspettative, per te e per i tuoi colleghi o clienti. Quando devi destreggiarti tra le varie scadenze in ufficio, basta andare a parlare con i collaboratori per riprogrammare il lavoro; quando si lavora da casa, invece, non è così facile. Ecco perché è importante essere chiari e proattivi nel comunicare quello che si farà e quando.

Non contare sul fatto che le persone leggano le tue email su un cambiamento di stato: ti consigliamo di seguire con una telefonata o un IM per assicurarti che abbiano ricevuto il messaggio. Procedure coerenti come queste faranno aumentare la fiducia e la cooperazione con i membri del tuo team, poiché sapranno di poter contare su di te, che farai quello che dici e sarai presente quando ce ne sarà bisogno. Tutto questo è indispensabile per ogni relazione di lavoro, ma più che mai quando si fa telelavoro.

Allo stesso modo, è importante chiarire orari e disponibilità, specialmente se tu o altri nel team lavorate part-time o in zone con fusi orari diversi. Comunica gli orari in cui sei alla scrivania. Un’opzione consiste nell’inserirli nella firma delle email, così sono facili da consultare.

In alternativa, si può usare l’auto-reply nella posta elettronica, negli IM, nella casella vocale e negli altri canali di comunicazione per informare le persone quando non puoi rispondere. Questo ti permetterà di rilassarti dopo il lavoro e godere di un buon equilibrio tra lavoro e vita privata, anche se il tuo posto di lavoro si trova nello stesso luogo dove passi il tempo libero.

Batti le distrazioni e mantieni la concentrazione

Lavorando da casa, è ancora più importante usare il tempo in modo efficiente, dato che sei in un ambiente pieno di potenziali distrazioni e tu devi affrontare queste sfide da solo. Scoraggiante? Forse. Fattibile? Certo, con gli strumenti e le tecniche giusti.

E per consolarti, ti possiamo dire che, secondo The Muse, il  23% del tempo sprecato al lavoro deriva dalla socializzazione con i colleghi. Almeno a casa non devi preoccuparti di questo.

Ecco alcuni comuni elementi di distrazione per chi fa telelavoro:

Smartphone e tablet

Gli smartphone, i tablet e gli altri dispositivi che porti con te possono diventare nemici della produttività, specialmente se usi spesso il tuo cellulare durante la giornata. In media, tocchiamo i nostri cellulari oltre 2.500 volte al giorno, quindi è comprensibile che quest’abitudine possa far perdere tempo prezioso quando si lavora.

Potrebbe sembrare ovvio, ma allontanando i dispositivi si può ridurre la loro capacità di farci allontanare dalla scrivania. Prova a mettere il cellulare in un cassetto o a lasciarlo in un’altra stanza mentre ti concentri su un’attività.

Se non vuoi separarti dal tuo telefono, ad esempio, perché ti serve per controllare qualcosa o fare delle chiamate mentre lavori, puoi ridurre la sua tendenza a fare “ping!” al momento sbagliato impostando la modalità “non disturbare” in modo da ricevere solo le notifiche di lavoro.

TV e media

Non puoi mettere la TV in un cassetto, ma puoi mettere una barriera tra te e la TV se ti è difficile resistere a Netflix, Hulur o ESPN durante la giornata di lavoro.

Potrebbe trattarsi di una barriera fisica, come una porta chiusa, o comportamentale, usando barriere psicologiche per non cadere nella tentazione di guardare un paio di episodi a metà mattina. Prova a togliere la spina della TV di giorno, così se ti viene voglia di sederti sul divano per guardarla, devi prima riconnetterla.

Le faccende domestiche

Normalmente, i lavori come lavare i piatti, fare il bucato o passare l’aspirapolvere non sono attività molto allettanti, ma potrebbero all’improvviso diventare una tentazione se l’alternativa è preparare un meeting importante.

In questo caso, vale il detto “lontano dagli occhi, lontano dal cuore”. Chiudi la porta dell’ufficio così non vedi le faccende da fare, oppure, se questo non è possibile, metti il cesto del bucato e l’aspirapolvere in un ripostiglio, così non assorbono la tua attenzione.

Animali domestici e familiari

Sono adorabili ma anche molto esigenti. In questo caso, potresti chiedere ad amici o parenti di tenere i tuoi animaletti o i tuoi figli per qualche ora, in modo da programmare i lavori più impegnativi quando loro non sono presenti.

Se hai una famiglia o condividi la casa con altri, puoi stabilire delle regole per evitare le distrazioni, e qui potrebbe tornare utile il consiglio della porta chiusa.

Social media

Sono lì nel tuo portatile e sono fatti apposta per assorbire ore e ore del tuo tempo. Che incubo! Cosa puoi fare al riguardo?

Prima di tutto, cancella le desktop app dal portatile che usi per lavoro, dato che rendono facile controllare e aggiornare i social e possono produrre notifiche che interrompono la concentrazione.

Un’altra strategia consiste nell’essere più disciplinati con le schede del browser, specie se tendi ad avere sempre aperti nello sfondo i tuoi account dei social, la webmail e i tuoi siti preferiti. Per alcuni, questo significa eliminare le schede del browser. Per altri, basta ricordarsi di chiudere ogni scheda tranne quella su cui si lavora.

Infine, puoi usare i social come premio per aver completato i compiti meno appetibili. Ad esempio, se rispondi a 5 email, puoi guardare Instagram per 5 minuti. Fai in modo, però, che siano solo 5 minuti. Metti un timer, all’occorrenza.

Avere la mente occupata

Se la mente divaga anche in mancanza di distrazioni esterne, la meditazione può aiutare a rafforzare le abilità di concentrazione, focalizzando l’attenzione sul compito da svolgere. Anche se non sei una persona spirituale, se lavori da casa puoi trarre vantaggio dalla meditazione, poiché allena la mente a concentrarsi e a ignorare le distrazioni. Uno studio accademico ha dimostrato i vantaggi derivanti dalla meditazione su produttività, concentrazione e memoria nei lavoratori.

Sii affidabile e rispetta gli obiettivi

È chiaro che la nostra motivazione nel lavoro dipende molto dal condizionamento del gruppo e dalla supervisione dei manager. È facile rimboccarsi le maniche e lavorare sodo quando il capo può passare vicino alla scrivania e vedere cosa c’è sul tuo schermo. Ma quando si lavora da casa, questi sistemi di controllo non ci sono, ed è la stessa storia per quanto riguarda l’eccesso di ore di lavoro: la struttura della giornata lavorativa in ufficio crea automaticamente un equilibrio tra lavoro e vita privata che è difficile da raggiungere a casa.

Lo stesso vale per gli obiettivi e i piani più importanti legati alla tua carriera o alla tua piccola impresa. Quando sei fuori dall’ambiente dell’ufficio, è più difficile tenere presente il quadro generale in termini di target e obiettivi come, ad esempio, una promozione, l’acquisizione di nuove competenze, lo sviluppo di nuovi prodotti e servizi o il mentoring. Qualunque essi siano, gli obiettivi strategici rischiano di finire nel dimenticatoio ed essere superati dalle attività quotidiane se non c’è nessuno accanto a te che ti aiuta a modificare il tuo punto di vista.  

Ben Blomerley, co fondatore di AskHerFriends, sostiene che “lavorare da casa può davvero danneggiare la concentrazione. Non ci sono colleghi o capi a controllare che non guardiamo tutto il giorno Facebook o Netflix, e spesso ci poniamo obiettivi complessi e indeterminati (“Voglio che la mia attività abbia successo”) invece che target specifici (“fare 50 chiamate al giorno”).”

Per focalizzare l’attenzione su ciò che conta, Ben “suddivide i compiti in sezioni piccole e chiare”, strategia utilizzata anche da Karolina Sieler, fondatrice e titolare di FBIZZ Women Entrepreneurs Hub. Il modo migliore per fare questo, consiglia Karolina, è “preparare la descrizione delle proprie mansioni e suddividere le attività in amministrative e creative.”

“Poi bisogna trovare il modo di monitorarle per verificare di essere sulla buona strada. Io uso dei figli di calcolo appositi, e un mix di tool online come Asana e Toggl.”

Un’altra idea consiste nel farsi una valutazione trimestrale. Siediti con un quaderno o un portatile e guarda i risultati ottenuti negli ultimi 3 mesi, quello che avresti potuto fare meglio e quello che intendi fare nei prossimi 3 mesi. Questo può rivelarsi particolarmente utile per i liberi professionisti.

Se lavori per un’azienda, hai un manager che può farlo per te, ma non c’è niente di male nel trovare dei modi autonomi per verificare la propria responsabilità. Dopo tutto, non sai quando potrebbe presentarsi l’opportunità di lavorare per tuo conto.

Se i tuoi problemi principali sono le distrazioni e la concentrazione, puoi provare uno spazio di coworking, soluzione che dà l’impressione di lavorare nell’ufficio di una piccola azienda. Nessuno ti impedirà di guardare i social tutto il giorno, ma la vicinanza con altre persone produttive avrà un’influenza positiva.

Infine, puoi renderti più responsabile coinvolgendo altre persone. Se sei un dipendente, lavorare a un progetto di squadra con i colleghi in ufficio ti fa sentire più connesso ai tuoi obiettivi e ti dà la motivazione per lavorare meglio. Cerca di fissare delle riunioni regolari per telefono o video per avere una struttura e delle scadenze con cui lavorare. Per i liberi professionisti, consigliamo il regolare contatto con i clienti e una chiamata settimanale o mensile di verifica per restare concentrati sui progetti.

Lavorare da casa potrebbe essere la scelta migliore che tu abbia mai fatto per la tua carriera, ma a volte pone anche delle sfide. Scopri come mantenere la motivazione quando sei il capo di te stesso

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