Come accogliere un nuovo dipendente: 7 consigli

Iniziare un nuovo lavoro è un po’ come il primo giorno di scuola. Non conosci la password per il Wi-Fi e non sai nemmeno dove sia il bagno: sì, ci siamo passati tutti. Per togliere dall’imbarazzo chi è appena arrivato, basta tendere la mano e rendere tutto più semplice per il nuovo dipendente.

Cos’è l’onboarding e cosa significa?

Oggi più che mai è importante che il tuo staff sia felice. È un dato di fatto che i dipendenti che sono motivati, si interessano personalmente e si sentono valorizzati lavorino anche meglio. 

Per qualsiasi datore di lavoro, ci sono cose più importanti di altre. Sono proprio queste a incidere maggiormente sul rapporto professionale e, come avrai già indovinato, tra di esse c’è proprio l’onboarding. 

Grazie a un piano ragionato, puoi motivare tutti i nuovi dipendenti, farli sentire sicuri, desiderosi di fare la loro parte e impegnati. In questo modo, anche loro si appassioneranno alla tua attività: in pratica, entrambe le parti vincono! È proprio così che si crea una cultura lavorativa positiva.

Ecco 7 consigli per favorire il processo di onboarding per i nuovi arrivati…

1) Prepara un kit di benvenuto

I nuovi dipendenti hanno tante domande da fare, a cui non sempre hai tempo per rispondere. Ecco perché ti consigliamo di preparare un raccoglitore o una cartellina con le informazioni necessarie per l’onboarding.

Non dimenticarti di inserire tutto quello che c’è da sapere sul nuovo ruolo e sull’azienda in generale, per mostrare che hai a cuore la situazione dell’ultimo arrivato.

Un kit aziendale dovrebbe includere:

• Una cartina dell’ufficio, stampata su un Flyer, che metta in evidenza quello che è importante conoscere, come la cucina, la sala conferenze e i distributori automatici per l’agognata pausa caffè.
• Cartoline con foto di altri dipendenti nei loro reparti, insieme a qualche informazione divertente. Ciò rende più semplice memorizzare i nomi e aiuta a rompere il ghiaccio con i nuovi colleghi.
• Un calendario con gli eventi e le riunioni aziendali (bisogna pur sapere quando si fa l’aperitivo aziendale!)
• Una mappa della zona con tante cose da fare dopo il lavoro, come ristoranti, bar, musei e teatri.
• La missione aziendale, stampata su Carta Intestata.
• Una lettera di benvenuto personalizzata.

2) Aggiungi qualche gadget

Niente piace più dei regali personalizzati, quindi fatti avanti. Dai il benvenuto ai tuoi nuovi impiegati come se fossero dei VIP grazie a magliette aziendali, Adesivi, Carta Intestata, tazze, Biglietti da Visita e qualunque altro gadget relativo al tuo brand.

Oltre a essere un gesto generoso e a offrire una buona scusa ai nuovi arrivati per vantarsi con gli amici, aggiungere i gadget aziendali è un modo intelligente per rendere l’onboarding il momento perfetto per far scoprire l’azienda. Si avvicineranno subito allo spirito e ai valori del brand, sentendosi parte integrante del nuovo ambiente.

Il tuo brand ama il design? Inserisci nel kit di benvenuto qualche oggetto particolare che faccia subito capire la tua passione.

3) L’importanza di mettere tutto nero su bianco

Iniziare in un nuovo posto di lavoro può mettere davvero alla prova. Nelle prime settimane i nuovi dipendenti vengono travolti da un mare di informazioni, impressioni e idee. Ecco perché è importante accoglierli con gli strumenti giusti per immagazzinare e processare ogni nuovo dato.

Un ottimo modo per farlo consiste nel regalare un Notebook o un Diario. Non è solo un’aggiunta interessante al loro kit, ma è anche il mezzo appropriato per aiutare il nuovo arrivato ad appuntarsi tutto quello che c’è da sapere: immaginalo come lo strumento esclusivo per l’onboarding.

Portandoselo sempre dietro durante le prime settimane, ogni nuovo impiegato potrà poi riflettere sul percorso compiuto in così poco tempo. 

4) Fare le giuste presentazioni

Una delle cose che più intimoriscono quando si inizia un nuovo lavoro è sicuramente la conoscenza di nuove persone. Semplifica e velocizza questo processo occupandoti di fare le giuste presentazioni.

Un modo semplice per farlo consiste nel chiedere al nuovo impiegato di scrivere qualche riga per presentarsi, che verrà poi mandata a tutto lo staff durante il suo primo giorno. In base al tipo di cultura aziendale, chiedi di puntare su alcuni aspetti in particolare: possono essere degli aneddoti divertenti oppure il motivo per cui ha scelto la tua azienda.

Poi, prima che si presenti in ufficio, chiedi a tutti di indossare un cartellino con il loro nome e di inviare una presentazione veloce via email, in modo che il nuovo dipendente sia già preparato.

In questo modo, tutti sapranno riconoscere già il nuovo volto e sarà anche lo spunto giusto per farsi avanti e presentarsi. Si potrà persino evitare la terribile frase “Puoi ripetermi il tuo nome per favore?”.

Come alternativa ai cartellini, che ne dici di realizzare una mappa con tutte le postazioni e i relativi nomi, da far stampare su un Flyer o su Carta Intestata? Per ogni scrivania, aggiungi il nome, il titolo e altre informazioni utili come “Chiedi a Matteo quando ti serve la cancelleria” oppure “Anna è la maga di Excel del terzo piano”.  

5) Comunica le password

Appendi dei Flyer in ufficio per facilitare la condivisione di password e codici di accesso. Dopotutto, il nuovo arrivato non può portare la sua cartelletta ovunque. Tra le informazioni utili non dimenticare: password Wi-Fi, login per la sala conferenza, istruzioni e quant’altro.

Bonus: Nelle aree comuni, appendi i poster con gli slogan del tuo brand, per trasmettere i valori del brand.

6) Usa dei mentori

Un po’ come a scuola, è sempre utile avere qualcuno che ti sappia guidare. Scegli un dipendente storico da accostare al nuovo arrivato per rendere la transizione più semplice. In fondo, l’onboarding non si esaurisce alla fine del primo giorno. Un mentore può affiancare il nuovo arrivato per i primi mesi, facendogli scoprire tutto ciò che c’è da sapere e occupandosi delle presentazioni.

Diventerà un punto di riferimento utile soprattutto per chi si è trasferito da un’altra città e ancora non conosce nessuno nella zona. Un buon mentore può invitare alle feste, aiutare a scoprire nuovi ristoranti e locali, ma anche consigliare i negozi dove acquistare mobili e accessori per la nuova casa.

7) L’importanza del feedback

Vuoi sapere se il nuovo arrivato si sente a suo agio? È semplice, basta chiedere. I sondaggi sull’onboarding sono strumenti utili per scoprire se i dipendenti appena arrivati si trovano bene, perché evitano l’imbarazzo di chiedere direttamente al proprio nuovo responsabile. 

Usa un sondaggio sull’onboarding per verificare come il nuovo staff stia vivendo i primi giorni e come sia percepita l’azienda nelle fasi dell’assunzione, inclusi gli annunci di lavoro, i colloqui e le diverse procedure. Utilizza i feedback dei nuovi arrivati per rendere l’onboarding ancora più centrato ed efficace. 

Seguendo questi semplici passi, ogni nuovo dipendente si sentirà ben accetto, potrà comprendere meglio la cultura aziendale e conoscere le piccole informazioni pratiche (compreso dove sia il bagno).