Come rendere inclusivi gli eventi estivi

L’estate è fatta per stare bene: giornate luminose, drink ghiacciati e playlist che fanno sorridere. Ma non per tutti è così semplice. 

L’inclusione non è solo una parola di tendenza: è il minimo da cui partire per far sentire davvero tutti parte della festa. È la differenza tra sentirsi ospiti benvenuti… o un ripensamento dell’ultimo minuto. Secondo uno studio recente di Deloitte, il 60% dei dipendenti con disabilità ha dovuto rinunciare a eventi aziendali a causa di barriere all’accessibilità, come bagni non adeguati.

Organizzare eventi accessibili significa pensare a persone reali, con esigenze reali. Vuol dire includere chi usa una sedia a rotelle, chi è neurodivergente, chi si prende cura di altri, chi non parla inglese come prima lingua… e tutte le persone che meritano di sentirsi davvero accolte.

L’inclusione comincia da una sensazione: sentirsi al proprio posto

Gli eventi non sono solo momenti di svago, ma occasioni per costruire una cultura in cui ognuno si senta parte di qualcosa. Eppure, oggi negli Stati Uniti, solo il 37% delle persone con disabilità in età lavorativa ha un lavoro, contro il 65,5% di chi non ha disabilità. Un gap che parla chiaro: c’è ancora molta strada da fare. Se a tutto questo si aggiungono eventi aziendali progettati senza tenere conto dell’accessibilità, è facile capire come, e quanto spesso, l’esclusione si faccia sentire.

Ma le aziende che mettono al primo posto diversità, equità e inclusione registrano un coinvolgimento dei dipendenti 3,2 volte superiore. Quando si tengono in considerazione aspetti come i bisogni sensoriali, l’accessibilità e la comunicazione, si creano eventi che funzionano davvero. Non solo sulla carta, ma anche nella realtà.

Perché quando le persone si sentono accolte a un evento, è più probabile che si sentano valorizzate anche sul lavoro.

Allora, come rendere davvero inclusivo il tuo evento estivo? Scopriamolo insieme.

1. Inizia dall’invito

Per organizzare eventi inclusivi si deve iniziare dagli inviti. Questo significa andare oltre data, orario e dress code, e fornire informazioni utili per aiutare le persone a capire se potranno partecipare. 

I tuoi ospiti sanno cosa li aspetta? Il tono è accogliente e chiaro? Hai lasciato spazio per esigenze diverse?

È così che si rende un evento accessibile fin dal primo passo. Più informazioni dai in anticipo, più sarà facile per le persone organizzarsi, e sentirsi a proprio agio nel dire sì.

Ecco alcuni aspetti fondamentali da chiarire:

• Il luogo dell’evento è privo di barriere architettoniche? 
• Ci sono spazi tranquilli dove potersi ritirare? 
• Che atmosfera ci si può aspettare? 
• È possibile segnalare esigenze alimentari particolari?

Inserisci un invito stampato con un QR code che rimanda a tutte le informazioni sull’accessibilità. E non dimenticare i tuoi contatti, così chi ha domande o richieste specifiche sa come farsi sentire.

2. Progetta con la neurodiversità in mente

Non tutti vivono il mondo allo stesso modo. Organizzare eventi inclusivi significa anche creare spazi adatti alle diverse sensibilità sensoriali; ambienti che mettano a proprio agio ogni tipo di mente. Oltre all’accessibilità, è importante pensare anche ai bisogni sensoriali. Per alcune persone, la folla, le luci intense o i momenti poco strutturati possono risultare faticosi o disorientanti. 

Molti dipendenti che trarrebbero beneficio da piccoli accorgimenti non li chiedono nemmeno. Solo il 25% dei lavoratori con disabilità, ad esempio, dichiara di aver mai richiesto adattamenti per riunioni o eventi, e chi lo fa, spesso si scontra con ritardi o rifiuti. 

L’obiettivo è offrire possibilità pensate con cura fin dall’inizio, ed è qui che entra in gioco un design inclusivo: 

• Sfrutta la luce naturale quando possibile ed evita effetti stroboscopici o lampeggianti.
  
• Prevedi opzioni per ridurre il rumore, come tappi per le orecchie o una stanza tranquilla dove ricaricarsi.
  
• Segnala chiaramente le aree ad alta stimolazione sensoriale e offri alternative a stimolazione ridotta.
  
• Offri una struttura chiara: attività segnalate, indicazioni temporali leggere e momenti di presentazione guidati in modo informale.
  
• Limita al minimo i profumi (fragranze forti, deodoranti per ambienti o alcuni cibi possono risultare fastidiosi).
  
• Prepara zone tranquille con sedute morbide, materiali tattili rassicuranti o oggetti antistress a disposizione.
• E rendi semplice richiedere adattamenti in anticipo: basta inserire un’email o un modulo di contatto direttamente nell’invito.

3. Favorisci diversi modi di connettersi

Non tutti hanno voglia di tuffarsi subito nella folla. Per alcune persone, momenti di socializzazione senza una struttura possono risultare imbarazzanti o troppo intensi.  Un evento accessibile punta tutto sul ritmo e sulla libertà di scelta. Qualche piccolo dettaglio pensato con cura può sciogliere le tensioni e far sentire tutti a proprio agio nel creare nuove connessioni. 

Qualche modo semplice e senza stress per rompere il ghiaccio:

• Offri a tutti un badge con il nome (anche degli Adesivi funzionano benissimo).
  
• Aggiungi spunti informali, come biglietti per avviare delle conversazioni o aree dedicate a “chiedimi di…”.
  
• Inserisci momenti di socialità con una struttura semplice per far sentire tutti più a loro agio.
  
• Crea spazi multisensoriali: un tavolo con materiali da sfogliare, una zona per scarabocchiare, un angolo tranquillo o una postazione giochi.
  
• Evita di sovraccaricare il programma: molti avranno bisogno di pause per ricaricarsi tra un momento e l’altro.

4. Materiali stampati efficaci per tutti

L’inclusività si nasconde nei dettagli. Spesso sono proprio questi piccoli accorgimenti a fare la differenza tra sentirsi sicuri o completamente spaesati. I materiali stampati realizzati per l’evento devono far sentire i tuoi ospiti accolti e protagonisti.

Prova queste idee:

• Segnaletica ad alto contrasto e facile da leggere, con icone accanto al testo quando possibile.
  
• Materiali stampati con caratteri leggibili (almeno 12 pt, meglio se 14 pt o più grandi).
  
• QR code che rimandano a guide audio o versioni a caratteri grandi delle informazioni principali.
  
• Mappe chiare dell’evento, per aiutare gli ospiti a orientarsi subito.
  
• Programmi digitali per chi preferisce scorrere sullo schermo, stampati per chi ama avere tutto in mano. 

5. Chiedi il feedback

C’è un modo semplice per rendere il tuo evento inclusivo: chiedere.

Dopo l’evento, raccogli feedback dai partecipanti sulla loro esperienza. Cosa hai fatto bene? Cosa ha funzionato e cosa no Come si potrebbe migliorare l’evento o renderlo ancora più inclusivo? 

Quando avrai raccolto tutti i feedback, sarà il momento di trasformarli in azioni concrete. E ricorda: non sempre si azzecca tutto al primo colpo. L’inclusività è un percorso continuo fatto di ascolto e apprendimento per creare una cultura dove tutti si sentano davvero a casa..

Siamo qui per aiutarti a rendere il tuo evento più inclusivo 

Dalla segnaletica facile da leggere ai badge con il nome che facilitano le relazioni, sono i piccoli dettagli a fare la differenza. Con MOO puoi creare materiale stampato per l’evento e Prodotti di merchandising con il marchio. per supportare i tuoi ospiti.. 

Per iniziare, compila questo breve modulo: un membro del nostro team ti contatterà al più presto.