September 17, 2019

Come trasformare il tuo Notebook in un planner perfetto

Sempre più persone stanno tornando a usare carta e penna. Ecco come trasformare un Notebook in un tesoro e migliorare la produttività.

L’abbiamo già detto e non ci stanchiamo di ripeterlo: imparare ad aumentare la produttività è sempre tempo ben speso, qualunque sia la tua professione.

Ci sono un’infinità di cose da sapere, dalle tecniche come il metodo Pomodoro ai trucchi psicologici come cambi di abitudinetrucchi per respingere le tentazioni. E se fossero un semplice Notebook e una penna a rivoluzionare il tuo modo di lavorare?

Il ritorno dell’analogico

Un numero sempre più crescente di persone sta dicendo addio alle app e ai dispositivi digitali per riabbracciare carta e penna. Dai Notebook di altissima qualità alla cancelleria, senza dimenticare il piacere di scrivere a mano, ci sono moltissimi motivi per scegliere di aggiungere un tocco vintage sulla scrivania grazie a un planner. 

Per prima cosa, dato che le nostre vite sono sempre più dominate dalla tecnologia, tornare all’analogico rappresenta un buon modo per staccare. Lavorare usando strumenti cartacei è perfetto per mettere in pratica un digital detox. Non c’è bisogno di controllare la batteria: puoi scrivere anche nel bel mezzo della notte. Ed è anche un ottimo modo per sfruttare meglio il tuo tempo, senza farti interrompere dalle notifiche o dalle tentazioni dei giochi online. 

Digital o carta? Pro e contro

Carta e penna hanno un fascino innegabile. Ma andranno bene anche per te? Per aiutarti a decidere, ecco alcune soluzioni per aumentare la produttività in modo analogico o digitale.

  • Spazio e capacità
    Un organizer digitale, come una app per fare liste o una Kanban board, non è limitato in termini di spazio. Puoi aggiungere tutti i progetti e le sezioni che vuoi, senza doverne comprare uno nuovo.
    Tuttavia, puoi scegliere una soluzione su carta nel formato che preferisci oppure avere più di un Quaderno. Se hai una passione per la cancelleria o ti piace collezionare penne e set, l’analogico vince sempre. (E poi, sapevi che puoi scegliere tra 6 colori per i Notebook Hardcover di MOO?)
  • Errori cancellabili
    Se fai un errore sul tuo smartphone, computer o su qualunque altro dispositivo, devi semplicemente cancellare e ripartire. Nessuno – nemmeno tu – ha bisogno di sapere cosa c’era prima.
    Su carta, invece, ci sono diversi modi per cancellare quello che hai fatto: puoi usare una gomma, nel caso tu abbia scritto in matita o penna cancellabili, oppure passare una riga sulle parole. Ma resta sempre una traccia del tuo errore. Non si tratta sempre di una cosa negativa, perché ci sono dei casi in cui potrebbe servirti. In più, è anche utile per imparare ad accettare le piccole imperfezioni.
  • Unicità
    Le informazioni digitali possono essere salvate, duplicate o messe nel cloud, per usarle su dispositivi diversi. Il tuo planner su carta è unico, ne esiste una sola copia, e quindi è più prezioso. Gli inconvenienti capitano (se tieni sempre una tazza di tè sulla scrivania ne sai qualcosa), quindi se usi un Notebook ti consigliamo di fotografare le pagine di tanto in tanto, per avere comunque un backup digitale.
  • Personalità
    Un planner cartaceo si trasforma in un mondo tutto tuo, creativo e personalizzato secondo i tuoi gusti. Ci sono moltissimi modi per esprimere chi sei, dalla scelta del formato al colore dell’inchiostro, senza dimenticare dei piccoli disegni o scritte. E poi c’è la scelta del Notebook, del tipo di carta che preferisci e del motivo a righe o a linee tratteggiate.
    Una app offre diverse possibilità di personalizzazione di layout o colore, ma non sarà mai così personale come un planner su carta.
  • Disponibilità
    Tenere un Notebook planner a portata di mano è un buon modo per ricordarti dei tuoi impegni e mantenere alta la produttività. È proprio lì sulla scrivania o in borsa, mentre una app o un software sono nascosti nel telefono o nel computer. In più, è più semplice avere una panoramica generale, basta scorrere le pagine e vedere dove hai iniziato: è persino un ottimo modo per continuare a motivarti.

5 consigli per pianificare la tua vita su carta

  1. Combina analogico e digitale

Abbiamo esplorato le differenze tra carta e strumenti digitali. Ma chi dice che devi scegliere tra l’uno o l’altro? Perché non prendi il meglio da entrambe le cose e trovi un sistema di organizzazione perfetto per te?
Per esempio, puoi puntare una sveglia sul telefono per ricordarti di aggiornare il tuo quaderno. Aggiungila nel tuo calendario quotidiano. Oppure puoi combinare una pratica app per fare liste al tuo Notebook planner. Si tratta di un’opzione perfetta quando hai la necessità di restare online, magari per memorizzare un link per la mappa di un tragitto o la wishlist di Amazon di un amico che sta per compiere gli anni.

Consiglio: usa un simbolo speciale sul tuo planner cartaceo per segnalare le cose che hai inserito anche in app, così hai sempre tutto sotto controllo.

  1. Innamorati del Bullet Journal

Il vantaggio dei Notebook planner è ancora più evidente se dai un’occhiata al trend del cosiddetto “Bullet Journaling” (#bujo). I fan di questo metodo, creato da Ryder Carroll, riempiono i blog e gli account Instagram con le foto dei loro quaderni, usando cancelleria ricercata e accessori speciali per dare vita a planner che sembrano veri capolavori.

Ti abbiamo già parlato del trend dei Quaderni in passato, ma questo è il momento giusto per esplorare a fondo il metodo del Bullet Journal. 

In cosa consiste un Bullet Journal

Il classico Bullet Journal inizia con una pagina dedicata all’indice, ovvero a una lista numerata dei contenuti del tuo Notebook. Seguono una serie di liste. Solitamente sono organizzate secondo periodi specifici, come mesi, settimane e giorni, ma puoi anche realizzare un registro personalizzato per progetti particolari o eventi, come la pianificazione delle nozze o di una vacanza.

Il linguaggio del Bullet Journal va sempre dritto al punto. Le annotazioni sono concise e rapide, grazie ad abbreviazioni. Diversamente da un’agenda classica, condensa tutto nel minor spazio e tempo possibile, così hai più tempo per lavorare. Secondo il sito Bullet Journal, questo metodo si chiama “Rapid Logging” e si fonda su 4 pilastri:

  1. a) Argomento
    Usa titoli brevi ed esplicativi per le pagine, come “Checklist Vacanze” o “Gennaio”. Ti consentono di organizzare meglio i tuoi pensieri e raggruppare le informazioni.
  2. b) Numeri delle pagine
    La numerazione delle pagine del Bullet Journal è importante perché rappresenta un indice perfetto per il tuo Notebook, così trovi tutto al volo e non perdi tempo. 
  3. c) Frasi brevi
    Diversamente da Notebook o Quaderni classici, un BuJo è pensato per risparmiare tempo. Ecco perché le frasi devono essere brevi e concise. Invece di “oggi devo portare il cane dal veterinario”, scrivi “veterinario”
  4. d) Liste
    Le liste sono il cuore del Bullet Journal. Per pianificare i tuoi progetti e le cose da fare, ci sono diverse opzioni.
  • I punti (.) indicano un’attività da compiere
  • I trattini (-) indicano le note
  • I cerchi (o) mostrano le attività ancora aperte
  • Le croci (x) indicano le attività concluse
  • Gli asterischi (*) indicano una priorità

Alla fine della giornata, della settimana o del mese, puoi scegliere se spostare le attività ancora aperte nella nuova pagina del tuo Notebook oppure se cancellarle. Così avrai lasciato una traccia che ti consentirà di pianificare meglio le attività future.

  1. Prova un nuovo stile per annotare

Non c’è dubbio, il Bullet Journal è lo strumento preferito del momento per aumentare la produttività. Ma non è l’unico mezzo analogico sul mercato, perché ci sono altre varianti, come il metodo Strikethru. Si tratta di un sistema interessante che ha qualcosa in comune con la Kanban board, una lista digitale che consiste nello spostare le attività da un punto all’altro.
Con il metodo Strikethru, il tuo Notebook si divide in 3 parti:

  • Lista “Live”
    La tua lista del momento, da tenere sulla prima pagina del Notebook. Ogni giorno riempi una pagina con le attività da fare, che poi provvederai a barrare come complete (da qui il nome).
  • Vault (attività in stand-by)
    La sezione centrale del Notebook, che contiene obiettivi a lungo termine che possono essere spostati nella lista Live quando è arrivato il momento di affrontarli.
  • Dump (le annotazioni rapide)
    La terza sezione del Notebook è dedicata alle annotazioni rapide, alle idee improvvise, ai numeri di telefono o persino agli scarabocchi. Se stai usando uno dei Notebook Hardcover MOO, le pagine colorate e più spesse nel centro sono perfette per questa sezione.

Puoi anche aggiungere una sezione per il calendario all’inizio o in fondo al tuo Notebook Strikethru per ricordarti sempre tutti gli eventi, i compleanni e le scadenze. E, ovviamente, nessuno ti vieta di personalizzare il metodo. Perché non unire quello che preferisci del Bullet Journal e dello Strikethru? Il Notebook è tuo e sei tu a decidere.

  1. Non dimenticarti di aggiornare il tuo planner

Una delle sfide più grandi dei Notebook da usare come planner consente nell’utilizzarli costantemente. 

Capita di iniziare con grande entusiasmo e di abbandonare poi il planner sullo scaffale. Ecco perché bisogna abituarsi a usarlo regolarmente. Solo così potrai ottenere il massimo, aumentando la tua produttività. 

Routine = abitudine

Inserire il planner cartaceo nella tua giornata significa farlo diventare parte della tua routine quotidiana. Possono essere dieci minuti al giorno. Puoi usare il tuo Notebook di mattina, mentre fai colazione, oppure prima di andare a dormire, per chiudere la giornata e organizzare le attività del giorno successivo. 

L’importante è scegliere l’orario perfetto per te, in cui hai la certezza di avere la giusta lucidità mentale e di non avere interruzioni esterne. 

  1. Libera la creatività

Non devi essere un artista per trasformare il tuo Notebook e aumentare il suo potenziale produttivo. Ecco qualche semplice trucco per farlo diventare protagonista della tua scrivania.

  • Il metodo “Dutch Door”
    Impara a guardare due pagine alla volta. Il metodo “Dutch Door” consiste nel tagliare o piegare alcune delle pagine in modo da vedere anche quelle successive.
    Alcune persone creano delle Dutch Door orizzontali per fare in modo che la pagina settimanale o mensile sia sempre visibile, anche quando usi le pagine del giorno. Altri lo fanno in verticale, tagliando o piegando una pagina a metà dal centro, in modo che formi un inserto nella pagina settimanale o giornaliera.
  • Tasche
    Attacca all’interno del planner un cartoncino, incollandolo su tre lati con colla o washi tape per ottenere una pratica tasca. È ideale per inserire Biglietti da Visita, francobolli, coupon o scontrini. Per praticità, i Notebook MOO hanno già delle tasche incollabili incluse, così non hai bisogno di colla e forbici. 

Segnalibro
Trova subito la pagina che cerchi grazie ai segnalibri e risparmia tempo prezioso. Puoi usare il nastrino già presente nei Notebook MOO o attaccarne uno tu.

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