È ora di cambiare gli schemi di lavoro

La programmazione eccessiva sta minando la produttività e la fiducia nelle aziende di tutto il mondo, con un costo per l’economia che arriva a quasi mille miliardi di dollari. L’uso improprio degli strumenti di pianificazione non solo distorce la percezione che i datori di lavoro hanno della produttività dei dipendenti ma spinge i lavoratori in un ciclo di comportamenti controproducenti. Alimentato dal perseguimento esasperato del picco di produttività, questo problema sistemico provoca burn-out, disimpegno e frodi aziendali. È ora di ripensare il nostro approccio alla pianificazione, riconoscendo il suo impatto sulla fiducia aziendale e sulla produttività che dovrebbe potenziare.

Programmazione eccessiva: un problema globale

Non fraintendetemi, il detto secondo cui non è possibile gestire ciò che non si può misurare è senza dubbio veritiero anche se troppo usato, ma creare un ambiente che spinge il personale a ingannare i datori di lavoro non è una mossa intelligente e spinge i dipendenti ad adottare altri comportamenti controproducenti. E tutto questo va contro gli interessi dell’organizzazione. Se consideriamo anche che, secondo i dati di Atlassian, il dipendente medio ritiene sprecato il 50% del tempo trascorso nei meeting, ci rendiamo conto che si tratta di un problema globale.

Il panorama economico post-pandemia è dominato dall’ansiosa e continua ricerca della massima produttività, alimentata da aziende tecnologiche come Calend.ly e Acuity, dalla “hustle culture” e dall’incertezza economica. Le imprese non vogliono operare in questo caos ma il problema è diventato quasi sistemico. Il perseguimento della massima produttività a discapito dei risultati reali è il problema principale, e i leader sono alla ricerca della soluzione perfetta mentre, al contempo, esercitano una pressione esagerata sui loro dipendenti, portandoli al burn-out, alle malattie e, nel peggiore dei casi, all’inganno aziendale; proprio così, le aziende preferiscono pagare i dipendenti affinché mentano sul loro output piuttosto che cambiare i sistemi e le politiche che danno tanta importanza all’alta produttività. 

Con la tecnologia è più facile che mai programmare senza tenere conto dei vari aspetti che riguardano i meeting: chi, perché, durata, risultati necessari, output necessario. Dalle riunioni “generali” che includono tutti ma che in realtà richiedevano solo tre persone, ai meeting che “potevano essere un’email”, in cui l’aggiornamento è di una riga ma hanno richiesto una riunione di mezzora con tanto di PowerPoint. Le agende si riempiono, ma le riunioni non sono migliorate. E i tool di pianificazione vengono utilizzati a sfavore dei dipendenti, come fruste virtuali o in occasione delle verifiche. Qual è il nocciolo della questione? La fiducia. Le aziende generalmente non si fidano del fatto che i dipendenti svolgono il loro lavoro e gli mancano gli strumenti di leadership per monitorare correttamente il personale e garantire che tutti abbiano ciò di cui hanno bisogno per raggiungere i risultati desiderati. 

So bene che lo scopo di quasi tutti i business è quello di generare utili e valore per gli azionisti ma sempre più spesso assistiamo al fallimento di questo modello per mano delle aziende stesse. Non serve partire da zero perché ci sono metodi scientifici e informazioni intelligenti che possono aiutare tutti a vincere. La scienza è chiara: le riunioni continue e senza pause portano a un calo dell’attenzione e del coinvolgimento nonché alla difficoltà nel prendere decisioni.

Ripensare la produttività in un’epoca di incertezza

I tool sono solo in parte responsabili di tutto questo; dopo tutto, si limitano a seguire le nostre istruzioni. E per “nostre” intendo dei dirigenti senior. Il problema è che non impostiamo questi strumenti in modo che seguano regole basate sulla scienza o formulate a favore delle persone. Secondo lo Human Factors Engineering Group di Microsoft, le riunioni continue riducono la produttività e la concentrazione, ma esistono strumenti che avvisano le persone che hanno appena prenotato una riunione che non avranno nemmeno tempo di andare in bagno? No, non ci sono. Immagina se la tua agenda fosse un tool finalizzato a massimizzare il tuo impatto in azienda e non solo il numero delle ore di lavoro: un efficace productivity coach. L’IA aiuterà a fare questo e prevedo che questa tendenza emerga nei prossimi 24 mesi. Stiamo già assistendo ad esempi di questo comportamento, con le persone che inseriscono screenshot delle loro agende in tool come ChatGPT e chiedono consigli su come migliorare la pianificazione.  

Ora immaginiamo un futuro in cui i tool contengano già regole di produttività che aiutino il dipendente a lavorare in modo ottimale e non solo a sembrare indaffarato. Immagina che ti venga chiesto come stai non appena accendi il portatile (o di avere dispositivi indossabili che prendono queste decisioni per te!). Potremmo automaticamente riordinare e riprogrammare le riunioni se per caso la notte prima abbiamo dormito male? Ci stiamo muovendo verso ambienti di lavoro più riflessivi grazie all’IA generativa e all’apprendimento automatico dell’intelligenza artificiale. 

Il nocciolo della questione sta nell’idea errata che un’agenda piena sia segno di indispensabilità e produttività, e questo atteggiamento peggiora ulteriormente nei periodi di crisi economica. Si tratta di una filosofia che incentiva i dipendenti a riempire le agende di riunioni, spesso una dopo l’altra, senza considerazione sufficiente per il lavoro effettivo che deve essere compiuto al di fuori di questi impegni. Il risultato? Una forza lavoro che sembra occupata ma probabilmente è meno efficace, poiché le mansioni cruciali spesso vengono messe da parte per salvare le apparenze. 

La trappola della fiducia

In questo ambito, il tema più significativo è quello della fiducia. Le aziende devono smettere di vedere il non lavoro come non lavorare. Le pause tra una riunione e l’altra dovrebbero essere obbligatorie e non etichettate come momenti non lavorativi. I capi dovrebbero individuare le persone impegnate in riunioni continue e lavorare con loro affinché risolvano i problemi, evitando di creare una cultura in cui è un onore partecipare a una riunione dopo l’altra. Sappiamo che i tempi sono difficili, e tutti possono fare di più se hanno l’energia, ma cosa succede quando devono un dipendente deve impegnarsi di più e non ci riesce? Probabilmente, i risultati saranno negativi. 

La fiducia, soprattutto nei periodi di incertezza economica, è fondamentale per mantenere una forza lavoro stabile e motivata. Le flessioni economiche e la volatilità dei mercati aumentano l’insicurezza del lavoro e i livelli di stress tra i dipendenti. In queste circostanze, rafforzare la fiducia valutando i contributi effettivi rispetto alle apparenze può dare ai collaboratori un senso di stabilità e appartenenza, riducendo i costi associati all’avvicendamento del personale. Il passaggio culturale dal valutare l’attività percepita al riconoscimento dei risultati effettivi non è un cambiamento che riguarda solo le modalità operative ma una trasformazione che investe i valori aziendali, altro elemento chiave che sta alla base di questo problema. Sempre più spesso, noto che i dipendenti non sanno quali siano i valori della loro azienda e tanto meno il suo lo scopo e la mission. Migliorare questo aspetto, non perché salutino un personaggio da cartoni quando entrano in un edificio o cantino la canzone aziendale prima di ogni chiamata su Zoom, è importante per creare legami nei team ibridi, incoraggiare i buoni comportamenti tra colleghi e creare un ambiente in cui predomina la fiducia.

L’invito all’azione

Questa situazione è comprensibile ma ritengo che debba essere cambiata. A tale scopo, non dico che vadano vietate le app di pianificazione, ma solo le cattive regole sulla programmazione. In una situazione economica come quella attuale, leader e imprenditori devono tenere conto dei costi legati alle risorse umane. Se un dipendente arriva al punto da dover prendere permessi, fare terapia o peggio, il danno viene fatto non solo alla persona, ma anche al reparto e all’azienda in generale. Per non parlare dei costi. Sostituire un dipendente non è economico: il costo medio si stima attorno ai 30.000 dollari. Secondo Bamboo HR, per un dipendente che guadagna 80.000 dollari l’anno, il costo per l’azienda potrebbe arrivare a quasi un quarto di milione a causa di soft cost e hard cost. 

La situazione è difficile per tutti, al momento. L’avvento dell’IA, la recessione, l’incertezza politica, e le libertà che una volta erano certe e che ora sono messe in discussione. Se vuoi che i tuoi collaboratori si presentino al lavoro e non si limitino a essere una strana versione di Don Draper, devi essere presente e fidarti di loro affinché non ti mentano. Cosa puoi fare? Chiediti come la politica di programmazione della tua azienda contribuisce attivamente a ridurre il burnout dei dipendenti e la loro sfiducia nelle priorità dell’organizzazione. Se non riesci a trovare cinque modi, pensa al perché e inizia a risolvere il problema. 

Strumenti che fanno la differenza

Esistono ottimi strumenti per la programmazione delle riunioni: devi solo trovare quello che fa per te e per lo scopo che ti prefiggi. Nel mio caso, ad esempio, visto che sono fuori per vedere clienti, relatori e sponsor, creo varie sezioni nel mio Hardback Notebook MOO con il brand TBD e uso linguette adesive per passare facilmente da una sezione all’altra; in questo modo, posso consultare diverse sezioni avendo sempre tutti i dati a disposizione.

I tool online sono un po’ diversi, specie quando sono usati da tante persone in diversi luoghi e con esigenze diverse. Un tool di messaggistica video come Loom consente agli utenti di creare e condividere video per le comunicazioni asincrone. L’uso delle comunicazioni al posto dei meeting può consentire alle aziende di eliminare completamente alcune riunioni o rendere più interessanti quelle davvero necessarie. L’approccio di Amazon alle riunioni è ben noto per la focalizzazione e i risultati desiderati. Implementando brief di una pagina e creando liste di mansioni in stile comunicato stampa prima dei meeting, è possibile migliorare la qualità delle riunioni in termini di produttività e coesione tra colleghi. Miro è un altro tool che può aiutare le aziende a migliorare riunioni e comunicazioni utilizzando lo stile di comunicazione visiva delle lavagne virtuali. Gousto ha i ”mercoledì senza meeting”, un approccio abbastanza radicale (lo ribadisco, le riunioni non sono una cosa negativa) ma che per loro funziona; il segreto è proprio questo, trovare un sistema che funziona per la tua azienda e monitorarlo continuamente.

Informazioni sull’autore: Paul Armstrong dirige TBD Group, che aiuta i clienti a “vedere dietro l’angolo” tramite i suoi prodotti di consulenza, intelligence ed eventi. E’ autore di “Disruptive Technologies”, da cui è nata TBD Conference (MOO è un partner). Si deve a lui anche la serie “What Did ____ Do This Week?”, che ha versioni Amazon, Google e OpenAI. Scrive regolarmente per The Information, Cool Hunting e altre pubblicazioni. Oltre a essere un esperto di tecnologia e tendenze che collabora con FT, WSJ, BBC e CNN, è anche un oratore molto richiesto da imprese e conferenze per le sue opinioni sincere su tecnologia, cambiamento e futuro. Può essere corrotto con un buon caffè e un buon design.