Rendi visibili i progressi: dal browser alla realtà

Anche se il tuo team ha fatto una settimana di lavoro straordinaria, a guardarsi intorno in ufficio non si direbbe. 

Il lavoro moderno lascia pochissime tracce tangibili. Le tappe dei progetti si perdono tra schede del browser, conversazioni, dashboard e documenti condivisi. 

Quando tutto resta confinato a uno schermo, è facile perdere di vista ciò che sta succedendo. Ecco perché è importante dare al tuo lavoro una presenza fisica.

Non si tratta di sostituire gli strumenti digitali o di andare offline, ma di rendere un po’ più difficile ignorare il lavoro che vuoi far notare.

Portare piani, priorità e risultati importanti nello spazio di lavoro fisico può rendere visibile ciò che normalmente resta nascosto, dando a tutti una visione più chiara della direzione che stiamo prendendo. 

Ed è qui che entra in gioco la stampa. Ecco come usarla per portare le cose importanti fuori dal browser e sotto gli occhi di tutti.

Punti chiave

• Rendere visibili i progressi aiuta i team a mantenere il focus sulla direzione del lavoro.
• Le ricerche mostrano che le persone hanno maggiori probabilità di raggiungere i propri obiettivi quando tengono traccia dei progressi, soprattutto quando questi vengono registrati o condivisi fisicamente.
• Cartoline e Adesivi possono trasformare obiettivi e traguardi in qualcosa che tutto il team può vedere.
• Strumenti analogici come Planner e Blocchi note possono aiutarti a mettere nero su bianco le priorità, liberando la mente.
• La stampa funziona al meglio insieme agli strumenti digitali, dando al lavoro più importante una presenza fisica, al di fuori dello schermo.

Metti il piano bene in vista

Tenere sotto controllo i propri progressi ha basi scientifiche piuttosto solide. L’analisi di 138 studi ha dimostrato che le persone che monitorano i propri progressi hanno maggiori probabilità di raggiungere gli obiettivi, soprattutto quando li registrano fisicamente o li rendono visibili agli altri.

Se una cosa è importante, non lasciarla nascosta a tre clic di distanza su una piattaforma di project management.

Come usare le Cartoline per dare forma concreta ai progetti:

• Dedica una cartolina a ogni obiettivo. Trasforma le Cartoline MOO in indicatori di progetto da spostare sulla tua bacheca, facendoli avanzare man mano che il lavoro procede.
• Rendi visibili le scadenze. Metti le date importanti in un punto dove tutto il team possa vederle.
• Raggruppa i progetti completati. Sposta le card completate in un’area dedicata, invece di lasciare che il lavoro finito scompaia in una dashboard.
• Usa il design come scorciatoia. Con Printfinity, ogni Cartolina di una confezione può avere un design diverso, così puoi distinguere a colpo d’occhio progetti, team o fasi di lavoro.

Rendi visibile il traguardo

Hai mai notato che, quando riesci a vedere la fine, ti viene più voglia di portare a termine qualcosa?

Gli scienziati comportamentali chiamano questo fenomeno effetto gradiente dell’obiettivo: il nostro impegno aumenta man mano che sentiamo di avvicinarci al traguardo. Uno studio ha dimostrato che, in un programma fedeltà di un caffè, le persone acquistavano caffè più spesso quando il premio gratuito era a portata di mano.

Se un team vede un progetto passare dal 20% all’80%, o guardare il numero delle attività rimanenti diminuire, il traguardo finale diventa molto più concreto.

Come usare gli Adesivi per segnare i traguardi:

Gli Adesivi sono un modo fantastico per trasformare ogni fase di un progetto in qualcosa di concreto e visibile. 

• Segna ogni fase. Crea un Adesivo per ogni traguardo importante e aggiungilo man mano che il progetto avanza.
• Celebra i traguardi. Usa adesivi con scritte come “Approvato”, “Avviato” o “Fatto” per dare a ogni fase completata il giusto riconoscimento.
• Usa i colori per i progetti. Usa design diversi per distinguere team, fasi o priorità.
• Trasforma i traguardi in una collezione. Per i progetti più importanti, crea un set di Adesivi dedicato, così ogni fase completata diventa qualcosa che ci si è guadagnati e che vale la pena celebrare.
• Crea una traccia visiva. Applica gli Adesivi su una parete o una bacheca, così tutti possono vedere a colpo d’occhio quanta strada ha fatto il progetto.

Mettilo nero su bianco

La visibilità non è utile solo al team: può fare bene anche alla mente.

Gli psicologi parlano di esternalizzazione cognitiva: usare qualcosa di esterno, come una nota scritta o un promemoria, per ridurre il carico cognitivo richiesto da un’attività. Invece di tenere a mente ogni scadenza, attività e pensiero ancora da mettere a fuoco, puoi affidarne alcuni a qualcosa di esterno. Può essere un Blocco note MOO personalizzato per le cose da fare della giornata, oppure un Planner per le priorità più importanti.

Come usare i Planner per trasformare gli obiettivi in realtà:

Gli strumenti analogici danno alle tue priorità uno spazio concreto al di fuori dello schermo.

• Dividi i progetti più grandi in piccoli passi. Usa un Planner MOO per trasformare gli obiettivi a lungo termine in qualcosa di concreto, da affrontare settimana dopo settimana.
• Togliti le priorità dalla testa. Metterle per iscritto dà ai prossimi passi importanti uno spazio concreto dove prendere forma.
• Vedi cosa richiede ancora attenzione. La vista settimanale rende più facile capire cosa sta andando avanti e cosa invece sta iniziando a perdere terreno.
• Inizia quando vuoi. Essendo senza date prestampate, puoi iniziare a usarlo all’inizio di un nuovo progetto, trimestre o periodo particolarmente intenso.

Porta il tuo lavoro fuori dalle schede e dentro lo spazio di lavoro

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